Вопрос: Правомерно ли в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль подтверждение расходов по содержанию автомобилей организацией, не являющейся автотранспортной, приложенными к авансовым отчетам подотчетных лиц командировочными удостоверениями, квитанциями, транспортными документами, чеками ККТ? Или организация обязана составлять ежедневные путевые листы по унифицированной форме N 3?

Ответ: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В Письме Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 указано, что организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

В Письме УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253 указано, что самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в учетной политике.

ФАС Московского округа в Постановлении от 19.03.2007, 26.03.2007 N КА-А40/1804-07 указал, что форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте", носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, которые осуществляют транспортные перевозки в соответствии с Уставом на основании выданной лицензии.

Таким образом, в целях уменьшения налоговых рисков организация, не являющаяся автотранспортной, вправе разработать собственную форму путевого листа, при этом путевой лист должен:

- содержать все установленные реквизиты, включая указание места следования;

- быть приведен в учетной политике.

Ю.М.Лермонтов

Минфин России

09.11.2007

————