Вопрос: Организация, применяющая систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход в связи с осуществлением предпринимательской деятельности в сфере розничной торговли, направила своих сотрудников в служебную командировку. Следует ли указанным лицам составлять авансовый отчет по расходам, связанным со служебной командировкой? Правомерно ли отнесение части расходов, произведенных работниками за счет личных средств и в последующем возмещенных работодателем, к подотчетным суммам? Облагается ли НДФЛ сумма возмещения указанных расходов работодателем?

Ответ: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно п. 5 ст. 346.26 Налогового кодекса РФ плательщики ЕНВД обязаны соблюдать порядок ведения расчетных и кассовых операций в наличной и безналичной формах, установленный в соответствии с законодательством РФ.

Ведение кассовых операций в наличной и безналичной формах осуществляется всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и сферы деятельности в соответствии с Порядком кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 N 40.

Пунктом 11 данного Порядка установлено, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Таким образом, организация, применяющая систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход в связи с осуществлением предпринимательской деятельности в сфере розничной торговли, обязана соблюдать вышеупомянутый Порядок. Следовательно, командированные указанной организацией лица, получившие наличные деньги на расходы, связанные со служебной командировкой, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Авансовый отчет составляется по форме N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Из положений п. п. 10 и 11 вышеупомянутого Порядка следует, что денежные средства под отчет командированным лицам должны выдаваться из кассы организации до направления в служебную командировку. А это означает, что расходы, связанные со служебной командировкой, произведенные во время командировки за счет личных средств командированных лиц, в том числе и в случае их последующего возмещения работодателем, к подотчетным суммам не относятся.

Кроме того, в силу п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В случае отсутствия оправдательных документов суммы, выданные подотчетному лицу на расходы, связанные со служебной командировкой, включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц на основании п. 1 ст. 210 НК РФ. В этом случае указанная организация исполняет обязанности налогового агента по исчислению, удержанию у командированных лиц и уплате в бюджет НДФЛ с доходов в виде этих сумм на основании п. 6 ст. 346.26 и п. 1 ст. 226 НК РФ.

Е.Н.Коломина

Консалтинговая группа "ИнтерСофт"

05.10.2007

————