"Бюджетный учет", 2007, N 12

КАК ОФОРМИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Нередко возникают ситуации, когда бухгалтер или руководитель учреждения сталкиваются со сложной проблемой и не могут решить ее самостоятельно. За помощью можно обратиться к специалистам. А какие документы понадобятся для того, чтобы подтвердить обоснованность затрат на консультантов в рамках предпринимательской деятельности? Как их оформить?

Консультационные услуги оказывают в различных формах по всем видам деятельности учреждения (налоговое, бухгалтерское, юридическое консультирование и т.д.). Специалисты вправе проводить устное, письменное консультирование, общие и корпоративные семинары (групповое консультирование), лекции, горячие линии по телефону, Интернету. Сюда также относят консультации на постоянной основе в виде абонентского обслуживания по определенному кругу вопросов. В этом случае оплата производится ежемесячно независимо от объема услуг или от того, оказывались они в этом месяце или нет.

По общему правилу затраты на консультационные услуги относят к прочим расходам (пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но, сразу оговоримся, уменьшить налогооблагаемую базу возможно только при правильном оформлении документов и в том случае, если консультация была необходима учреждению в его деятельности. Иначе не помогут даже судьи (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 3 июля 2006 г. по делу N А11-7379/2005-К2-25/256, от 24 мая 2006 г. по делу N А82-16240/2005-14, Поволжского округа от 5 июня 2007 г. по делу N А72-8049/2006-14/262, от 31 мая 2007 г. N А12-16526/06-С60, Московского округа от 25 октября 2006 г., 31 октября 2006 г. по делу N КА-А40/9338-06). Но справедливости ради надо сказать, что относительно НДС существуют и противоположные арбитражные решения (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. по делу N Ф04-2556/2006(22219-А27-34), Ф04-2556/2006(22220-А27-34), Поволжского округа от 21 февраля 2006 г. по делу N А06-3335У/4-13/05, Северо-Западного округа от 31 января 2006 г. по делу N А56-11756/2005). Судьи указали, что налоговое законодательство не ставит право применения налогового вычета по НДС в зависимость от экономической оправданности произведенных затрат.

Составляем договор <*>

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Договор на оказание консультационных услуг не имеет законодательно закрепленной формы. Но к нему применимы требования гл. 39 "Возмездное оказание услуг" Гражданского кодекса.

В большинстве случаев консультационные, аудиторские фирмы предлагают подписать некую "рыбу". Однако в договор об оказании услуг нужно внести изменения, которые избавят от дальнейших проблем.

Предмет договора и обязанности сторон

В данной части договора перечисляют виды консультационных услуг, оказываемые исполнителем, например:

- абонементное консультационное обслуживание по вопросам бухгалтерского учета, налогового права;

- консультации по вопросам защиты интересов заказчика в суде.

Также отмечаются (уточняются) обязанности исполнителя при оказании консультационных услуг по поступившим от заказчика заявкам, в том числе:

- устное консультирование заказчика по месту нахождения исполнителя, а также путем телефонных переговоров;

- устное консультирование по месту нахождения заказчика;

- составление письменных справок по вопросам, содержащимся в поступивших письменных запросах заказчика;

- подготовка или экспертиза проектов контрактов и деловой документации заказчика;

- участие в переговорах о досудебном урегулировании спорных вопросов, возникающих в ходе осуществления заказчиком финансово-хозяйственной деятельности;

- предоставление консультационных услуг в области системы внутреннего контроля у исполнителя, составления бухгалтерской отчетности и соблюдения законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций;

- проверка всей информации, которая, по мнению исполнителя, является необходимой для проведения консультационного обслуживания;

- прочие обязанности.

В этой же части договора должно быть зафиксировано выполнение заказчиком следующих требований:

- обеспечение исполнителю доступа ко всей необходимой документации и информации, своевременное предоставление копий необходимых исполнителю документов и сведений, касающихся сути консультаций;

- оказание всесторонней помощи исполнителю со стороны сотрудников заказчика;

- оплата услуг исполнителя в согласованной сумме и форме;

- прочие обязанности.

Производственные связи

В контракте следует отразить связь между заказанной услугой и производственной деятельностью организации. Это можно сделать, к примеру, так:

"Получение консультаций по вопросу подготовки консолидированной финансовой отчетности за отчетные периоды, оформляемой в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета иностранного государства, вызвано необходимостью представления указанной отчетности иностранным инвесторам, осуществляющим финансирование организации";

или

"Целью получения учреждением консультационных услуг является получение полной и достоверной информации о возможностях, способах и последствиях _____ для снижения издержек работы и увеличения экономических результатов".

Вознаграждение исполнителя и порядок расчетов

Эта часть договора фиксирует стоимость консультационных услуг по заданиям заказчика и порядок расчетов с исполнителем.

В случаях когда используется типовая форма договора или когда стороны считают, что цена услуг является предметом особого согласования, стоимость работ может быть определена отдельным протоколом, являющимся приложением к договору. Тогда в этой части договора делается ссылка на указанный протокол.

Учет времени консультаций

Здесь определяется:

- какая сторона ведет учет времени консультаций и предупреждает об использовании абонементного лимита (как правило, эта обязанность возлагается на исполнителя);

- каков порядок оплаты времени проезда исполнителя к месту консультирования;

- как оформляется отчет о времени, затраченном исполнителем на консультирование заказчика;

- форма сдачи работ исполнителем.

Про ответственность

В договоре необходимо прописать ответственность исполнителя перед налоговыми органами и контрагентами (в случае недобросовестного выполнения обязанностей по контракту) и ответственность за разглашение конфиденциальной информации, за несохранность бухгалтерской и другой документации заказчика, переданной им для оказания услуги. Данные правоотношения регулируются законодательством <*>, но включение такого пункта в договор не повредит.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, которую консультанты обязаны хранить (п. 4 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ). Иначе им грозит либо штраф в размере от 4000 до 120 000 руб. (ст. 13.14 КоАП РФ, п. 2 ст. 183 УК РФ), либо возмещение полученных заказчиком убытков (п. 2 ст. 139 ГК РФ).

По возможности контракт должен содержать указание на то, что, если услуга выполнена с нарушением условий, которые указаны в контракте, в результате чего итоговый результат ухудшился, заказчик вправе требовать:

- безвозмездного устранения недостатков (к примеру, консультанты должны будут подготовить и сдать комплект годовой отчетности);

- пропорционального снижения стоимости оказываемых услуг;

- возмещения причиненных убытков и упущенной выгоды (при получении консультантом доходов).

Кроме того, следует прописать порядок разрешения споров, размер неустойки, штрафа.

Если контрагенты не указали в тексте договора вид услуги, способ передачи результатов, порядок составления акта приема-передачи выполненных услуг, следует оформить дополнительное соглашение к контракту. Его также составляют, если возникает необходимость согласовать какие-либо условия, не включенные в основной контракт.

Другие реквизиты

Помимо всего прочего в договоре следует указать:

- обязанности и ответственность сторон;

- срок действия договора;

- перечень действий исполнителя (весь комплекс услуг);

- условие о видах и способах представления заказчику результатов работы (письменные консультации, заключения, разъяснения, проекты договоров, отчет о проделанной работе);

- сроки и порядок предоставления услуги;

- способ передачи консультационных услуг (факс, телефон, Интернет, "из рук в руки");

- стоимость работ и порядок расчетов;

- порядок приема услуг и вид документа об их принятии;

- дата представления и утверждения отчета консультантов;

- порядок внесения изменений и расторжения договора;

- форс-мажорные обстоятельства.

Внимание! При оказании консультационных услуг сотрудниками учреждения, трудовым договором которых не предусмотрены такие обязанности, понадобится заключить отдельный гражданско-правовой договор. Иначе налоговики могут посчитать расходы экономически неоправданными. Если консультации оказаны сторонней организацией, в штатном расписании не должно быть положений, прямо указывающих на наличие в учреждении аналогичных консультирующим организациям структур, лиц, выполняющих те же функции.

Акт приема-передачи

Основным документом, который подтверждает факт оказания услуг, является акт приема-передачи результата консультационных услуг. Дело в том, что к договору возмездного оказания услуг применяют общие положения о договоре подряда (ст. 783 ГК РФ), по которому заказчик принимает услуги по указанному акту (п. 2 ст. 720 ГК РФ). При взаимоотношениях с иностранными партнерами необходимость составления акта предусмотрена Перечнем документов, подтверждающих выполнение работ, предоставление услуг и прав на результаты интеллектуальной деятельности при совершении внешнеторговых сделок (утв. Минвнешэкономсвязи России от 1 июня 1997 г. N 10-83/2508, ГТК России от 9 июня 1997 г. N 01-23/13044, ВЭК от 3 июня 1997 г. N 07-26/3628).

Акт можно оформлять:

- по каждой проведенной консультации с одновременным выставлением заказчику счета-фактуры за оказанные услуги;

- ежемесячно, ежеквартально или ежегодно (в случае долгосрочного договора) с одновременным выставлением счетов-фактур за каждую консультацию или с той же периодичностью, с которой осуществляют составление и подписание актов.

Документ составляют в произвольной форме, но в любом случае он должен содержать следующие реквизиты:

- ссылку на то, что документ является неотъемлемой частью договора на оказание консультационных услуг (указывают номер, дату договора);

- наименование юридических лиц и их представителей, их должности, подписи, печати;

- дату составления, дату (период) оказания услуг;

- описание услуги. Если в документе будет содержаться лишь общая ссылка на оказание консультационных услуг (без указания на конкретные услуги, их объем, цель и влияние на деятельность компании), выиграть спор с ревизорами не получится (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 февраля 2006 г. по делу N А13-11980/04-15);

- состав и характер консультации (Письмо Минфина России от 20 апреля 2000 г. N 04-02-05/1);

- объем оказанных услуг (например, в часах) и тарифную ставку;

- стоимость услуг;

- указание на отсутствие претензий заказчика к качеству услуг и согласие с выставленной суммой;

- измерители хозяйственной операции в натуральном (количество переданной информации, оказанных услуг) и в денежном (стоимость единицы переданной информации, оказанных услуг) выражении. Конечно, этот пункт применительно к консультационным услугам может показаться абсурдным. Но в Поволжском округе инспекторы доначислили налог на прибыль, ссылаясь именно на его отсутствие (Постановление ФАС Поволжского округа от 12 апреля 2005 г. по делу N А65-16820/2004-СА1-19). Заметим, организация выиграла дело. Правда, для этого понадобился почти год.

Внимание! Часто налоговики придираются к тому, что консультационные услуги не оказаны и не оплачены. Поэтому помимо договора и актов приема-передачи услуг необходимо запастись отчетами исполнителя с перечнем оказанных услуг, выводами и рекомендациями, счетами-фактурами и платежными документами.

Сведения об оказании услуги в акте должны быть представлены таким образом, чтобы можно было однозначно определить не только факт ее выполнения, но и характер - информационный или консультационный - конкретно оказанных услуг. В акте, так же как и договоре, должна прослеживаться связь консультационных услуг с производством и получением дохода. А наименование и перечень услуг, предусмотренных в контракте, должны соответствовать тем, что зафиксированы в акте.

Внимание! Если консультационные услуги оказаны в одном налоговом периоде, а их результатами учреждение воспользуется в следующих, то в периодах предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов (актов приемки услуг), включение таких затрат в состав расходов, учитываемых при исчислении базы по налогу на прибыль неправомерно (п. 49 ст. 270 НК РФ, Письмо УФНС по г. Москве от 5 мая 2005 г. N 20-12/32623).

В документе указывают конкретную информацию о проведенных консультациях, предоставленных рекомендациях и выполненных работах, приводят расчет стоимости оказанных услуг. При отсутствии таких данных убедить даже судей в необходимости и самом факте оказания консультационных услуг не удастся (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 мая 2006 г. N А19-39593/05-51-Ф02-2541/06-С1, Северо-Кавказского округа от 25 декабря 2006 г. по делу N Ф08-6727/2006-2482А).

Обратите внимание, при отсутствии акта приема-передачи, спасти положение может только одно. А именно, если в приказе по учетной политике есть пункт о том, что при отсутствии актов учреждение вправе применять иные документы, которые подтверждают факт и дату оказания услуг, выполненных работ.

Примерная форма акта приема-передачи результатов консультационных услуг приведена ниже.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |     Акт приема—передачи результатов консультационных услуг     |
   |                   N 252 от 30 ноября 2007 г.                   |
   |             к договору N 2598 от 20 ноября 2007 г.             |
   |                                                                |
   |г. Ставрополь                                  30 ноября 2007 г.|
   |                                                                |
   |    ООО "Консультант—помощник" в  лице  генерального   директора|
   |Савельева И.П., действующего  на основании Устава,  в дальнейшем|
   |именуемое  Исполнитель,  с  одной  стороны,  и Учреждение в лице|
   |руководителя  Зубкова К.В.,  действующего  на  основании Устава,|
   |именуемое  в  дальнейшем  Заказчик,  составили настоящий  акт  о|
   |следующем.  Исполнитель  организовал  и  провел  консультации по|
   |вопросам организации _______. Исполнение договора проводилось по|
   |электронной  почте,  телефону  и  непосредственно  на территории|
   |Заказчика.                                                      |
   |    Услуги   выполнены   в   полном   объеме.   Заказчик  принял|
   |консультации и произвел оплату.                                 |
   |    Стоимость консультационных услуг по вопросам _____ составила|
   |10 000 руб.                                                     |
   |    Оказанные  услуги  удовлетворяют требованиям договора N 2598|
   |от 20 ноября 2007 г.                                            |
   |    На дату составления акта стороны претензий не имеют.        |
   |    Приложение: рекомендация—отчет Исполнителя.                 |
   |                                                                |
   |        Исполнитель                            Заказчик         |
   |Генеральный директор                  Руководитель              |
   |ООО "Консультант—помощник"            Учреждение                |
   |              /Савельев И.П./                    /Зубков К.В./  |
   |           М.П.                              М.П.               |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Э.А.Кипарисов Юрист Подписано в печать 26.11.2007 ————