"Советник бухгалтера", 2007, N 11

Вопрос: На балансе нашей компании числятся легковые автомобили, но поездки работников компании по городу, а также доставка их в аэропорт и обратно часто осуществляются на такси, при этом автотранспортное предприятие выставляет счет-фактуру (НДС) и прилагает к ней перечень поездок с указанием Ф.И.О. нашего сотрудника, времени, даты, маршрута и суммы по каждой поездке. Оплачиваются услуги автотранспортного предприятия через банк. На какой счет следует относить данные расходы и каков порядок уплаты налогов в этой ситуации (НДС, прибыль, ЕСН, страховые взносы, НДФЛ)?

Ответ: Для отнесения расходов в бухгалтерском учете значение имеет направленность затрат - с какой целью произведены расходы. Определение счета будет зависеть от источника этих затрат: если затраты осуществляются в виде расходов по обычным видам деятельности, то для этого предназначен счет 26 "Общехозяйственные расходы" (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н); если же данные затраты вами определены как прочие расходы - то счет 91 "Прочие доходы и расходы". Счет 26 "Общехозяйственные расходы" предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом. В частности, на этом счете могут быть отражены следующие расходы:

- административно-управленческие расходы;

- содержание общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом;

- ...расходы по оплате... услуг;

- другие аналогичные по назначению управленческие расходы.

По дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" в течение отчетного периода находят отражение прочие расходы.

Если работники компании пользуются услугами такси в силу производственной необходимости, то для целей бухгалтерского учета расходы организации, связанные с оплатой услуг такси, являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Если отсутствует производственная направленность, то для целей бухгалтерского учета расходы организации, связанные с оплатой услуг такси, являются прочими (п. 11 ПБУ 10/99).

Налоговый вычет по НДС производится на основании пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ. Вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении услуг на территории РФ в отношении товаров (работ, услуг), имущественных прав, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с гл. 21 НК РФ. Сумму НДС, предъявленную вам по счету-фактуре автотранспортным предприятием, вы вправе заявить к вычету после принятия на учет указанных услуг при наличии соответствующих первичных документов.

Документальное оформление поездок со стороны внешнего контрагента, предоставившего услуги такси, является недостаточным. Первичные документы должны подтверждать цель поездки по конкретному маршруту. Перечень поездок (с указанием Ф.И.О. вашего сотрудника, времени, даты, маршрута, цели и суммы по каждой поездке) должен быть согласован с руководителем в целях обоснования производственной необходимости затрат.

Для целей исчисления налога на прибыль рассматриваемые расходы могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты на основании пп. 6 п. 1 ст. 254, пп. 49 п. 1 ст. 264 и п. 1 ст. 252 НК РФ. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Обоснованность расходов - экономическая оправданность затрат - является оценочной категорией, которая наиболее уязвима для налогоплательщиков. Налоговые органы зачастую не признают затраты обоснованными, поэтому оформление обоснованности снижает риски по претензиям.

Минфин России ранее в Письме от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138 со ссылкой на п. 12 Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" указывал, что расходы по найму такси для проезда командированного сотрудника до аэропорта, а также из аэропорта до гостиницы в месте назначения как на территории РФ, так и за рубежом не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Однако данная Инструкция действует в части, не противоречащей ТК РФ, который не содержит запрета на возмещение командированному сотруднику расходов на такси. На основании же ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду, причем порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, ложится на плечи работодателя.

В рассматриваемом случае речь не идет о возмещении расходов конкретно работнику, поскольку организация несет расходы в безналичном порядке, однако из нормы ясно, что в связи с направлением работника в командировку такие расходы являются расходами именно работодателя.

Так, в частности, Минфин России в Письме от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 указывает, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, при условии подтверждения их экономической целесообразности. Аналогичные выводы содержит и Письмо Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82.

Следовательно, обоснованные расходы на услуги такси организация может учесть в целях налогового учета:

- если они связаны с командировкой, то применяется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ;

- если они связаны с другими служебными задачами - пп. 6 п. 1 ст. 254, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Что касается НДФЛ, ЕСН и страховых взносов, то в случае обоснованности служебной необходимости использования услуг такси начисление этих налогов на суммы расхода организации по найму такси, по мнению автора, производиться не должно.

Оплата услуг по договору производится юридическому лицу - организации - исполнителю транспортных услуг. Расчеты с контрагентом подтверждаются документами по условиям договора. Выплаты работникам транспортной организации (водителям, диспетчерам и т.д.) являются объектом налогообложения этими налогами именно в транспортной организации, которая самостоятельно рассчитывается с бюджетом по этим выплатам и не имеет отношения к заказчику услуг. Транспортные услуги, необходимые для целей организации, являются расходами, связанными с услугами сторонней организации, поскольку договор заключен с юридическим лицом и не должен расцениваться в виде выплат, в том числе натуральных, физическому лицу. Затраты могут быть учтены в составе материальных расходов как услуги производственного характера (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Положительное решение для налогоплательщика принял ФАС СЗО в Постановлении от 02.02.2005 N А56-17467/04, доказательством послужили счета с указанием в них уплаченных за проезд сумм, пунктов назначения и времени оказания услуг такси. Судьи признали, что спорные расходы могут быть отнесены к командировочным расходам.

Косвенное подтверждение находим в Письме Минфина России от 05.06.2006 N 03-05-01-04/148, в котором суммы оплаты организацией проезда работника на такси при направлении его в командировку в целях НДФЛ признаны компенсационными, связанными с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Единый социальный налог (ЕСН) (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) и налог на доходы физических лиц (НДФЛ) (п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. 5 и 7 Письма УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271) по услугам такси по производственной необходимости начислять в бюджет не следует, поскольку при наличии обосновывающих эту цель документов данные расходы являются расходами организации и к личному доходу работника отношения не имеют.

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации") и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765) по суммам расходов за услуги такси не начисляются.

Таким образом, при использовании услуг такси в силу производственной необходимости по НДС ваша организация имеет право на получение вычета, по налогу на прибыль - имеет возможность включения в расходы на уменьшение налогооблагаемой базы, по ЕСН и НДФЛ - стоимость услуг не облагается.

Для подтверждения экономической обоснованности затрат на использование услуг такси и во избежание налоговых рисков рекомендуем застраховать себя оформлением распорядительной документации:

- подготовить приказ о возможных причинах использования услуг такси (сложность маршрута проезда на общественном транспорте, тяжесть перевозимого груза, срочность решения вопросов по договорам поставок, угроза срыва поставок, ночное расписание отправления поездом или авиарейса и т.д.);

- предусмотреть в качестве документа, подтверждающего целесообразность использования такси, служебную записку от начальника отдела работника на имя руководителя с указанием причины. Служебная записка должна быть завизирована руководителем организации, передана в бухгалтерию и является внутренним документом фирмы для списания расходов;

- в случае необходимости несения затрат, связанных с направлением сотрудника в командировку, в качестве внутреннего документа служит приказ о командировке, а также завизированная служебная записка о необходимости привлечения услуг такси в связи с отсутствием легкового транспорта (либо нахождением на ремонте) на момент отправки работника в командировку.

В случае отсутствия документального подтверждения производственной направленности затрат по услугам такси по НДС вычет не производится, налогооблагаемая база по налогу на прибыль в связи с необоснованностью не уменьшается, суммы компенсации расходов работников включаются в доход, облагаемый НДФЛ, поскольку расход в данных условиях не имеет отношения к деятельности организации в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Согласно п. 3 ст. 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Р.П.Карпова

Консультант-эксперт

Подписано в печать

01.11.2007

————