"Делопроизводство", 2007, N 4

ОПЫТ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

В МОУ "ЛИЦЕЙ N 55" Г. ПЕНЗЫ

МОУ "Лицей N 55" г. Пензы реализует общеобразовательные программы основного общего и среднего общего образования, обеспечивающие углубленную подготовку обучающихся по предметам технического и естественно-научного профиля, а также программы начального общего образования.

В структуру управления лицея входят: общее собрание трудового коллектива; конференция, совет лицея; администрация; родительский комитет.

Общая численность учреждения составляет 811 человек, из них: педагогов - 80 чел.; учащихся - 703 чел.; обслуживающего персонала - 8 чел. Процентное соотношение численности лицея показано на рис. 1.

Общая численность лицея

Численность лицея

87%

     
                      —————¬
                      |    |
                      |    |
                      |    |
                      |    |
                      |    |
                      |    |
                      |    |
         10%          |    |  
       —————¬         |    |
       |    |         |    |
       |    |         |    |           3%
       |    |         |    |         —————¬  
   ————+————+————T————+————+————T————+————+————¬
      педагоги      обучающиеся   обслуживающий
                                    персонал
   
   Рис. 1
   
   Делопроизводственное обслуживание в лицее возложено на делопроизводителя (секретаря).
   К его обязанностям относятся:
   1. Учет и регистрация получаемой и отправляемой документации.
   2. Информационно—справочное обслуживание по документам.
   3. Подготовка необходимых документов для директора.
   4. Проверка правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности лицея.
   5. Контроль за исполнением документов, поручений и заданий директора, систематический доклад директору о состоянии их исполнения.
   6. Привлечение сотрудников к выполнению поручений директора лицея.
   7. Организация личного приема граждан, руководителей общеобразовательных учреждений, осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.
   8. Формирование дел и их хранение.
   9. Взаимодействие с педагогическим, административным, учебно—воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки необходимых документов на заседания совета лицея и педагогического совета.
   Эти обязанности делопроизводитель (секретарь) выполняет в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной директором лицея.
   Фотография рабочего дня делопроизводителя (секретаря) лицея показывает, на что он в течение дня тратит наибольшее количество времени. Наблюдательный лист фотографии рабочего дня приведен в табл. 1.
   
   Таблица 1. Наблюдательный лист
     
   ————T———————————————————T———————T——————————T——————T——————————————¬
   | N |    Наименование   |Начало,|Окончание,| Общее|  Выработка,  |
   |п/п|  элементов работы |ч, мин.|  ч, мин. |время,|единицы работы|
   |   |                   |       |          | мин. |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |1  |2                  |3      |4         |5     |6             |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |1. |Начало работы      |9.00   |9.00      |—     |—             |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |2. |Подготовка рабочего|9.00   |9.08      |8     |1 рабочее     |
   |   |места              |       |          |      |место         |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |3. |Прием телефонограмм|9.08   |9.20      |12    |2             |
   |   |                   |       |          |      |телефонограммы|
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |4. |Получение          |9.20   |9.30      |10    |5 документов  |
   |   |у директора задания|       |          |      |              |
   |   |на подготовку      |       |          |      |              |
   |   |проектов документов|       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |5. |Ответ на телефонные|9.30   |9.33      |3     |1 абонент     |
   |   |звонки             |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |6. |Прием факсов и их  |9.33   |9.43      |10    |2 факса       |
   |   |регистрация        |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |7. |Подготовка         |9.43   |10.28     |45    |5 документов  |
   |   |документов         |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |8. |Предоставление     |10.28  |10.40     |12    |5 документов  |
   |   |директору          |       |          |      |              |
   |   |документов         |       |          |      |              |
   |   |на рассмотрение    |       |          |      |              |
   |   |и их подписание    |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |9. |Регистрация        |10.40  |10.55     |15    |5 документов  |
   |   |документов         |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |10.|Распространение    |10.55  |11.10     |15    |5 документов  |
   |   |документов по      |       |          |      |              |
   |   |исполнителям       |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |11.|Прием электронной  |11.10  |11.42     |32    |10 документов |
   |   |почты              |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |12.|Напоминание        |11.42  |12.00     |18    |6 человек     |
   |   |о совещании его    |       |          |      |              |
   |   |участникам         |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |13.|Обед               |12.00  |12.30     |30    |1 человек     |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |14.|Разбор поступившей |12.30  |13.30     |60    |10 документов |
   |   |электронной почты  |       |          |      |              |
   |   |(регистрация)      |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |15.|Распространение    |13.30  |14.00     |30    |10 документов |
   |   |электронной почты  |       |          |      |              |
   |   |по исполнителям    |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |16.|Прием посетителей  |14.00  |14.40     |40    |4 человека    |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |17.|Ответ на телефонные|14.40  |14.52     |12    |3 абонента    |
   |   |звонки             |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |18.|Оформление справок |14.52  |15.22     |30    |6 человек     |
   |   |для учащихся       |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |19.|Распечатка копий   |15.22  |15.39     |17    |6 документов  |
   |   |документов         |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |20.|Отправка           |15.39  |16.39     |60    |9 документов  |
   |   |электронной почты, |       |          |      |              |
   |   |факсов             |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |21.|Ответ на телефонный|16.39  |16.46     |7     |2 абонента    |
   |   |звонок             |       |          |      |              |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |22.|Уборка рабочего    |16.46  |17.00     |14    |1 рабочее     |
   |   |места              |       |          |      |место         |
   +———+———————————————————+———————+——————————+——————+——————————————+
   |23.|Окончание рабочего |17.00  |17.00     |—     |—             |
   |   |дня                |       |          |      |              |
   L———+———————————————————+———————+——————————+——————+———————————————
   

В табл. 2 приведен предварительный баланс рабочего времени, в котором однородные виды работ объединены в условные группы в соответствии с их функциональным содержанием. При этом время, затраченное на каждый из объединенных видов работ, суммировалось.

Таблица 2. Баланс рабочего времени

     
   ————T————————————————T—————————T———————T—————————————————————————¬
   | N |  Наименование  |  Время, | В % к |    Норма оперативного   |
   |п/п|элементов работы|   мин.  | общему|    времени на единицу   |
   |   |                |         |времени|  элемента работы (Н), ч |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |1  |2               |3        |4      |5                        |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |1. |Подготовка      |8 + 14 = |4,58   |22 мин. / 1 рабочее      |
   |   |рабочего места  |22       |       |место = 22 мин. = 0,366  |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |2. |Прием           |12 + 10 +|11,25  |54 мин. / 14 документов =|
   |   |корреспонденции |32 = 54  |       |3,857 мин. = 0,064       |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |3. |Получение       |10       |2,08   |10 мин. / 5 документов = |
   |   |у директора     |         |       |2 мин. = 0,033           |
   |   |задания         |         |       |                         |
   |   |на подготовку   |         |       |                         |
   |   |проектов        |         |       |                         |
   |   |документов      |         |       |                         |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |4. |Телефонные      |3 + 12 + |4,58   |22 мин. / 6 абонентов =  |
   |   |разговоры       |7 = 22   |       |3,666 мин. = 0,061       |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |5. |Подготовка      |45       |9,375  |45 мин. / 5 документов = |
   |   |документов      |         |       |9 мин. = 0,15            |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |6. |Предоставление  |12       |2,5    |12 мин. / 5 документов = |
   |   |директору       |         |       |2,4 мин. = 0,04          |
   |   |документов на   |         |       |                         |
   |   |рассмотрение и  |         |       |                         |
   |   |их подписание   |         |       |                         |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |7. |Регистрация     |60 + 15 =|15,625 |75 мин. / 15 документов =|
   |   |документов      |75       |       |5 мин. = 0,083           |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |8. |Распространение |15 + 30 =|9,375  |45 мин. / 15 документов =|
   |   |документов по   |45       |       |3 мин. = 0,05            |
   |   |исполнителям    |         |       |                         |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |9. |Напоминание о   |18       |3,75   |18 мин. / 6 человек =    |
   |   |совещании его   |         |       |3 мин. = 0,05            |
   |   |участникам      |         |       |                         |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |10.|Обед            |30       |6,25   |30 мин. / 1 человек =    |
   |   |                |         |       |30 мин. = 0,5            |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |11.|Прием           |40       |8,33   |40 мин. / 4 человека =   |
   |   |посетителей     |         |       |10 мин. = 0,166          |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |12.|Оформление      |30       |6,25   |30 мин. / 6 человек =    |
   |   |справок         |         |       |5 мин. = 0,083           |
   |   |для учащихся    |         |       |                         |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |13.|Распечатка копий|17       |3,54   |17 мин. / 6 документов = |
   |   |документов      |         |       |2,833 мин. = 0,047       |
   +———+————————————————+—————————+———————+—————————————————————————+
   |14.|Отправка        |60       |12,5   |60 мин. / 9 документов = |
   |   |электронной     |         |       |6,67 мин. = 0,111        |
   |   |почты, факсов   |         |       |                         |
   L———+————————————————+—————————+———————+——————————————————————————
   

Из фотографии рабочего дня видно, что больше всего времени занимает передача исполнителям документов, созданных по распоряжениям директора лицея, и входящих документов; напоминание о совещании его участникам; распечатка копий документов.

Одной из функций является учет и регистрация входящей корреспонденции. Доставка документов в лицей осуществляется следующими способами: за 2007 г. - электронной почтой (1787); почтой (910); курьерами (472); факсом (202). Процентное соотношение способов доставки за 2007 г. показано на рис. 2.

Способы доставки документов

Доставка документов в МОУ "Лицей N 55"

53%

     
     —————¬
     |    |
     |    |
     |    |       27%
     |    |     —————¬
     |    |     |    |       14%
     |    |     |    |     —————¬       6%
     |    |     |    |     |    |     —————¬  
   ——+————+——T——+————+——T——+————+——T——+————+——¬
    Эл/почта     почта     курьер      факс
   
   Рис. 2
   
   В основном в лицей поступают документы из: Управления образования (2360 шт.); Первомайской администрации (607 шт.); ПДН (135 шт.); прокуратуры (101 шт.); ГИБДД (101 шт.); РОВД (67 шт.). Процентное соотношение поступающей корреспонденции в лицей за 2007 г. показано на рис. 3.
   
   Поступающая корреспонденция
   
   Поступающая корреспонденция
   
       70%  
     —————¬
     |    |
     |    |
     |    |
     |    |
     |    |
     |    |
     |    |
     |    |
     |    |                  18%
     |    |                —————¬
     |    |                |    |
     |    |                |    |                  4%
     |    |                |    |        3%      —————¬        3%
     |    |       2%       |    |      —————¬    |    |     —————¬
     |    |     —————¬     |    |      |    |    |    |     |    |  
   ——+————+———T—+————+—T———+————+———T——+————+—T——+————+—T———+————+——¬
    Управление   РОВД   Первомайская   ГИБДД      ПДН    Прокуратура
   образования             адм—ия
   
   Рис. 3
   
   Основной объем поступающих документов составляют: письма (1416 шт. за 2007 г.); распорядительные документы (910 шт.); запросы (742 шт.); жалобы (303 шт.). Процентное соотношение видов поступающей корреспонденции в лицей показано на рис. 4.
   
   Виды поступающей корреспонденции
   
   Виды поступающих документов
   
       42%  
     —————¬
     |    |
     |    |
     |    |       27%
     |    |     —————¬       22%
     |    |     |    |     —————¬
     |    |     |    |     |    |       9%
     |    |     |    |     |    |     —————¬
     |    |     |    |     |    |     |    |  
   ——+————+——T——+————+——T——+————+——T——+————+——¬
     письма    положения   запросы    жалобы
   
   Рис. 4
   
   В оперограмме отражено движение в лицее входящих документов от получения до подшивки в дело (рис. 5). Из оперограммы видно, что работа с входящей корреспонденцией в лицее осуществляется традиционным способом.
   
   Оперограмма движения входящей корреспонденции
     
   —————————————————————————T————————T—————————————————TT———————————¬
   |Технологическая операция|Директор|Делопроизводитель||Исполнитель|
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Получение документов    |        |#                ||           |
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Передача документов     |        |#                ||           |
   |с пометкой "Лично"      |        |                 ||           |
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Предварительное         |        |#                ||           |
   |рассмотрение            |        |                 ||           |
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Передача                |        |#                ||           |
   |нерегистрируемых        |        |                 ||           |
   |документов              |        |                 ||           |
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Регистрация             |        |#                ||           |
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Рассмотрение документов |#       |                 ||           |
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Передача исполнителю    |        |#                ||           |
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Исполнение и контроль   |        |                 ||#          |
   +————————————————————————+————————+—————————————————++———————————+
   |Подшивка в дело         |        |#                ||           |
   L————————————————————————+————————+—————————————————++————————————
   

Рис. 5

При поступлении в лицей корреспонденции делопроизводитель (секретарь) принимает ее, проверяет правильность доставки корреспонденции. После этого распределяет документы на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов в лицее отсутствует, но секретарем не регистрируются периодические издания, рекламные извещения, поздравительные письма и открытки.

На регистрируемых документах проставляется отметка о поступлении, содержащая дату поступления и входящий номер документа. В лицее принята журнальная форма регистрации входящих документов. Журнал имеет общепринятую форму (рис. 6).

Форма журнала входящей корреспонденции

     
   —————T———————————T——————————————T——————————T—————————T——————————T——————————T——————¬
   |  N |    Дата   |Корреспондент,|  Краткое |Резолюция|   Срок   |Отметка об|N дела|
   | п/п|поступления| дата и номер |содержание|         |исполнения|исполнении|      |
   |    | документа |   документа  |    или   |         |          |          |      |
   |    |           |              | заголовок|         |          |          |      |
   +————+———————————+——————————————+——————————+—————————+——————————+——————————+——————+
   |  1 |     2     |       3      |     4    |    5    |     6    |     7    |   8  |
   L————+———————————+——————————————+——————————+—————————+——————————+——————————+———————
   

Рис. 6

После регистрации в этот же день на рассмотрение директору передаются документы, касающиеся основных вопросов деятельности лицея, в первую очередь это распорядительные документы вышестоящих организаций.

Рассматривая входящий документ, директор лицея определяет исполнителя, дает указания по исполнению документа и определяет сроки исполнения исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Свои указания директор оформляет в виде резолюции на самом документе.

Директор рассматривает документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае на следующий день) возвращает делопроизводителю (секретарю), который в соответствии с резолюцией определяет их маршрут.

Исполнитель документа собирает и обрабатывает необходимую информацию, подготавливает проект документа, оформляет, согласовывает, представляет на подписание (утверждение), а также несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Когда работа над документом завершена, документ вместе с копией ответа передается делопроизводителю (секретарю) для подшивки в дело.

Основными учреждениями, в которые лицей отправляет документы, являются: Управление образования (227); первомайская администрация (35); медицинское страхование (26); пенсионный фонд (23); прокуратура (13). Процентное соотношение основных учреждений за 2007 г. показано на рис. 7.

Исходящая корреспонденция

70%

     
      —————¬
      |    |
      |    |
      |    |
      |    |
      |    |
      |    |
      |    |
      |    |                                    11%
      |    |                      8%          —————¬
      |    |         7%         —————¬        |    |
      |    |       —————¬       |    |        |    |
      |    |       |    |       |    |        |    |         4%
      |    |       |    |       |    |        |    |       —————¬  
   ———+————+———T———+————+———T———+————+———T————+————+———T———+————+———¬
     Управление  Пенсионный      Мед.      Первомайская  Прокуратура
    образования     фонд      страхование     адм—ия
   
   Рис. 7
   
   Основными видами отправляемых документов лицея являются: письма (120 шт.); заявки (100 шт.); справки (88 шт.); запросы (16 шт.). Процентное соотношение основных видов отправляемых документов лицея за 2007 г. показано на рис. 8.
   
   Виды исходящих документов
   
                             37%
                  31%      —————¬
       27%      —————¬     |    |  
     —————¬     |    |     |    |
     |    |     |    |     |    |
     |    |     |    |     |    |
     |    |     |    |     |    |
     |    |     |    |     |    |
     |    |     |    |     |    |       5%
     |    |     |    |     |    |     —————¬
     |    |     |    |     |    |     |    |  
   ——+————+——T——+————+——T——+————+——T——+————+——¬
     справки    заявки     письма     запросы
   
   Рис. 8
   
   Движение исходящих документов от создания проекта документа до подшивки в дело в лицее осуществляется также традиционным способом.
   В лицее любой сотрудник может быть исполнителем официального документа. Исполнителя документа в лицее назначает директор. Проверку правильности оформления проекта документа, регистрацию и отправку осуществляет делопроизводитель (секретарь).
   Исходящие документы в лицее оформляются в двух экземплярах за исключением факсов и телефонограмм.
   После подписания документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции, который имеет общепринятую форму.
   Первый экземпляр документа отправляется корреспонденту, а второй экземпляр подшивают в дело.
   Также в процессе работы лицея образуются документы, которые остаются в самой организации. Внутренний документооборот лицея представлен в основном приказами (1152 шт.); распоряжениями (452 шт.); актами (243 шт.); докладными записками (201 шт.). Процентное соотношение видов внутренних документов лицея за 2007 г. показано на рис. 9.
   
        56%  
      —————¬
      |    |
      |    |
      |    |
      |    |
      |    |         22%
      |    |       —————¬
      |    |       |    |
      |    |       |    |         12%
      |    |       |    |       —————¬         10%
      |    |       |    |       |    |       —————¬
      |    |       |    |       |    |       |    |  
   ———+————+———T———+————+———T———+————+———T———+————+———¬
      Приказы   Распоряжения     Акты       Докладные
                                             записки
   
   Рис. 9
   
   При оформлении документов используют бланки лицея (бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов, общий бланк, бланк приказа), оформленные в соответствии с Приказом Управления образования от 6 июня 2003 г. N 203 "О бланках учреждения".
   После оформления проекта документ подписывается у директора, после чего регистрируется в журнале регистрации внутренних документов, который также имеет общепринятую форму.
   После исполнения документа он подшивается в дело.
   При составлении документов используется альбом унифицированных форм документов лицея, утвержденный директором.
   Образцы составляемых в лицее документов, а именно приказ, акт, докладная записка, представлены на рис. 10 — 12.
   
   Образец приказа
     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                 Управление образования г. Пензы                |
   |                                                                |
   |          Муниципальное общеобразовательное учреждение          |
   |                      "Лицей N 55" г. Пензы                     |
   |                   (МОУ "Лицей N 55 г. Пензы")                  |
   |                                                                |
   |                             Приказ                             |
   |                                                                |
   |    06.02.2007                                           N 21—оп|
   |                                                                |
   |    О проведении городского конкурса                            |
   |    "Учитель года"                                              |
   |                                                                |
   |    В  связи  с  участием  учителя  географии  Везденевой С.И. в|
   |конкурсе "Учитель года — 2007", который состоится  07.02.2007 во|
   |Дворце творчества молодежи г. Пензы                             |
   |                                                                |
   |                            Приказываю:                         |
   |                                                                |
   |    1.  Освободить  от  занятий  07.02.2007  следующих учащихся:|
   |Лощинину П.,  Болотову К.,  Малышко А., Яковлева Д., Спирина М.,|
   |Чернецова Л.,     Маркину О.,     Балаеву Е.,     Керенского М.,|
   |Кременицкого Д.,     Доронина А.,     Митина Д.,     Гришину А.,|
   |Ермолаеву Т.,  Акимова Д., Баканову Е., Ермолаеву О., Титову А.,|
   |Трокину В., Наумову Е., Кузьмину Е., Купряшину Д.               |
   |    2. Ответственность  за  жизнь и безопасность детей возложить|
   |на:  учителя  МХК  Шибанову И.Р.,  учителя  ИЗО  Евграфову Ю.А.,|
   |учителя географии Ярочкину З.И., учителя истории Деваеву С.Г.   |
   |    3. Контроль за исполнением  приказа возложить на заместителя|
   |директора по воспитательной работе Зайцеву Д.Ю.                 |
   |                                                                |
   |    Директор            Личная подпись           Е.А. Краличкина|
   |                                                                |
   |    Зам. директора по ВР                                        |
   |    Личная подпись   Д.Ю. Зайцева                               |
   |    06.02.2007                                                  |
   |                                                                |
   |    Учитель МХК                                                 |
   |    Личная подпись   И.Р. Шибанова                              |
   |    06.02.2007                                                  |
   |                                                                |
   |    Психолог                                                    |
   |    Личная подпись   Ю.А. Евграфова                             |
   |    06.02.2007                                                  |
   |                                                                |
   |    Учитель географии                                           |
   |    Личная подпись   З.И. Ярочкина                              |
   |    06.02.2007                                                  |
   |                                                                |
   |    Учитель русского языка и литературы                         |
   |    Личная подпись   С.Г. Деваева                               |
   |    06.02.2007                                                  |
   |                                                                |
   |                                                                |
   |    Е.Л. Сысоева                                                |
   |    63—64—60                                                    |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Рис. 10

Образец докладной записки

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                             Директору МОУ "Лицей N 55" г. Пензы|
   |                             Е.А. Краличкиной                   |
   |                                                                |
   |                                                                |
   |Докладная записка                                               |
   |                                                                |
   |29.09.2006  N 132                                               |
   |                                                                |
   |О проведении проверки учебных этажей                            |
   |                                                                |
   |    В связи с началом нового учебного  года 29.09.2006  в  16.30|
   |была проведена проверка  учебных этажей МОУ "Лицей N 55". В ходе|
   |проверки было установлено:                                      |
   |    — на 1 этаже необходимо более тщательно вымыть плинтуса;    |
   |    — этаж  полностью  удовлетворяет  требованиям  и  готов  для|
   |учебного года;                                                  |
   |    — на 3 этаже необходимо вымыть двери классных комнат.       |
   |    Предлагаю уборщицам Счастной М.А. и Кулибиной И.Б. устранить|
   |имеющиеся недостатки до 30.09.2006.                             |
   |                                                                |
   |                                                                |
   |Зам. директора по х/ч         Личная подпись        Е.Ю. Иванова|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Рис. 11

Образец акта

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                   Управление образования г. Пензы                   |
   |                                                                     |
   |            Муниципальное общеобразовательное учреждение             |
   |                        "Лицей N 55" г. Пензы                        |
   |                     (МОУ "Лицей N 55 г. Пензы")                     |
   |                                                                     |
   |                                 Акт                                 |
   |                                                                     |
   |31.03.2007                                                       N 50|
   |                                                                     |
   |снятия показаний счетчика                                            |
   |Основание: договор "О снятии показаний счетчика" от 22.06.2006 N 965.|
   |                                                                     |
   |Составлен комиссией в составе:                                       |
   |Председатель: зам. директора по х/ч Е.Ю. Иванова.                    |
   |Члены комиссии: поставщик А.А. Мизин, бухгалтер Соболева Л.В.        |
   |Присутствовали: электрик С.К. Фролов, секретарь Сысоева Е.Л.         |
   |                                                                     |
   |    Комиссией были сняты показания счетчика:                         |
   |                                                                     |
   |——————————T—————————T————————T——————————T—————————T———————————T—————¬|
   ||  Место  |Заводской|   Тип  |Предыдущие| Текущие | Расчетный |Итого||
   ||установки|  номер  |счетчика| показания|показания|коэффициент|     ||
   ||         | счетчика|        | счетчика | счетчика|           |     ||
   |+—————————+—————————+————————+——————————+—————————+———————————+—————+|
   ||Узел     |  277499 |СА 4 У —|   1845   |   1981  |     30    | 4080||
   ||приема   |         |И 672 М |          |         |           |     ||
   ||тепла    +—————————+————————+——————————+—————————+———————————+—————+|
   ||и света  |  278428 |СА 4 У —|   4409   |   4486  |     60    | 4620||
   ||(подвал) |         |И 672 М |          |         |           |     ||
   |L—————————+—————————+————————+——————————+—————————+———————————+——————|
   |                                                                     |
   |    В  ходе  проверки  было  установлено,  что  счетчики работают без|
   |нарушений.                                                           |
   |                                                                     |
   |             2                                                       |
   |Составлен в —— экземплярах:                                          |
   |1—й экз. — бухгалтерия;                                              |
   |2—й экз. — дело N 07—32.                                             |
   |                                                                     |
   |Председатель                   Подпись                  Е.Ю. Иванова |
   |                                                                     |
   |Члены комиссии                 Подпись                  А.А.Мизин    |
   |                               Подпись                  Соболева Л.В.|
   L——————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Рис. 12

В лицее ведется также работа с письмами и обращениями граждан, которые подаются: в письменной форме; лично; по почте; по электронной почте; устно.

Все письменные обращения принимаются централизованно делопроизводителем (секретарем), который, проверив правильность доставки, вскрывает письма, при этом конверты не уничтожает, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа, и адрес автора обращения, на которое предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и подшивается в дело.

В нижнем правом углу документа проставляется дата получения документа и начало работы с ним в лицее.

Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения (заявления, жалобы), который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера, полученного обращением.

Если к обращениям, поступившим в лицей, приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях, они скрепляются вместе с обращением, чтобы не потерялись в процессе работы.

После первичной обработки все обращения регистрируют в журнале регистрации обращений граждан (рис. 13), при этом проверяется, не является ли данное обращение повторным.

Форма журнала регистрации обращений граждан

     
   —————T———————————T———————————————————————T——————————T————————————¬
   |  N |    Дата   |  Краткое содержание,  |   Кому   |   Отметка  |
   | п/п|           |      номер и дата     | выполнять|о выполнении|
   |    |           |поступившего обращения,|          |            |
   |    |           |         автор         |          |            |
   +————+———————————+———————————————————————+——————————+————————————+
   |  1 |     2     |           3           |     4    |      5     |
   L————+———————————+———————————————————————+——————————+—————————————
   

Рис. 13 Если обнаружено повторное обращение, то в правом верхнем углу обращения от руки делается отметка "Повторно", но при этом само обращение получает очередной регистрационный индекс. Если полученное обращение не относится к компетенции лицея, то в течение семи дней со дня регистрации оно отправляется заявителю либо в организацию, которая может решить этот вопрос. При пересылке документа в другую организацию заявитель ставится в известность. Весь процесс рассмотрения обращений граждан в лицее контролируется. Максимальный срок разрешения обращений граждан в лицее составляет 30 дней. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. Обращения формируются в дела отдельно от общей переписки. Вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения. Таким образом, опыт постановки делопроизводства в лицее показывает, что в данном учреждении оно на должном уровне. Это в первую очередь связано с тем, что в лицее имеются все локальные нормативные документы, регламентирующие делопроизводство, а именно инструкция по делопроизводству, должностная инструкция, альбом унифицированных форм документов, номенклатура дел. Они составлены грамотно, с учетом всех требований, которые предъявляются к этим документам. М.А.Катышева Пензенский государственный университет К.В.Филина Пензенский государственный университет Подписано в печать 31.10.2007 ————