Как отражаются в учете организации расходы по найму жилого помещения командированного работника, если по возвращении из служебной командировки он документально не подтвердил указанные расходы?

Работник организации 11.02.2008 направлен на 4 рабочих дня в служебную командировку с целью заключения договора на поставку продукции. По возвращении из служебной командировки работник к авансовому отчету приложил заявление о компенсации ему расходов по найму жилого помещения в размере 3000 руб. В соответствии с коллективным договором не подтвержденные документально расходы по найму жилого помещения во время служебной командировки оплачиваются из расчета 750 руб. в сутки. Авансовый отчет утвержден руководителем организации.

Трудовые отношения

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения <*>. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 1, 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ) <**>.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

В рассматриваемой ситуации по возвращении из служебной командировки работник документально не подтвердил расходы по найму жилого помещения.

Обращаем внимание, что с " 01.01.2008 при непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 N 28-11/105193@).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации в доход, подлежащий обложению НДФЛ, включается сумма 200 руб. (3000 руб. - 700 руб. x 4). Обложение НДФЛ производится по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Организация обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Удержание начисленной суммы НДФЛ производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Например, удержание НДФЛ организация может произвести при выплате очередной заработной платы работнику.

Налог на прибыль организаций

Расходы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку они не удовлетворяют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 49 ст. 270 НК РФ).

ЕСН и страховые взносы

С компенсации работнику стоимости проживания, которая документально не подтверждена, организация не производит начисление ЕСН, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 3 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации"), поскольку указанная компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Что касается страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то эти взносы в рассматриваемой ситуации не начисляются. Это обусловлено тем, что в данном случае компенсация работнику расходов по найму жилого помещения, не подтвержденных документально, произведена в пределах норм, установленных коллективным договором, при этом с учетом ч. 2 ст. 168 ТК РФ можно говорить, что командировочные расходы произведены в пределах норм, установленных законодательством (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765). Аналогичный вывод можно сделать из Постановления ФАС Поволжского округа от 10.07.2007 по делу N А55-18912/06.

Бухгалтерский учет

Командировочные расходы (в данном случае расходы по найму жилого помещения) являются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Командировочные расходы признаются в бухгалтерском учете на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99).

Командировочные расходы в рассматриваемой ситуации отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Удержание НДФЛ при выплате работнику очередной заработной платы с суммы 200 руб. следует отразить в бухгалтерском учете записью по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Применение ПБУ 18/02

Расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, приводят к возникновению постоянной разницы и соответствующего ей постоянного налогового обязательства. Постоянное налоговое обязательство отражается по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" (субсчет "Постоянное налоговое обязательство") в корреспонденции с кредитом счета 68 (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н, Инструкция по применению Плана счетов).

     
   ————————————————————————————T————————T————————T——————————T————————————————¬
   |    Содержание операций    |  Дебет | Кредит |  Сумма,  |    Первичный   |
   |                           |        |        |   руб.   |    документ    |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |                           |        |        |          |  Распоряжение  |
   |                           |        |        |          |  руководителя  |
   |                           |        |        |          |   организации, |
   |                           |        |        |          |    Заявление   |
   |Отражены расходы по найму  |        |        |          |    работника,  |
   |жилого помещения           |   44   |   71   |     3 000| Авансовый отчет|
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |Отражена сумма постоянного |        |        |          |                |
   |налогового обязательства   |        |        |          |  Бухгалтерская |
   |(3000 x 24%)               |   99   |   68   |       720| справка—расчет |
   L———————————————————————————+————————+————————+——————————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> В данной схеме не рассматриваются иные расходы, связанные со служебной командировкой. <**> Направление работника в служебную командировку оформляется первичными документами по следующим унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1: N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"; N Т-10 "Командировочное удостоверение"; N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Н.А.Якимкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 15.02.2008 ————