Как отразить в бухгалтерском учете и отчетности организации за 2007 г. движение денежных средств и денежных документов в кассе организации?

В учете организации отражены следующие данные.

     
   ———————————————————————T————————————————T————————————————T————————————————¬
   |     Наименование     |    На начало   |    На начало   |    На конец    |
   |      показателя      | прошлого года, | отчетного года,| отчетного года,|
   |                      |      руб.      |      руб.      |      руб.      |
   +——————————————————————+————————————————+————————————————+————————————————+
   |Денежные средства в   |                |                |                |
   |кассе организации     |     24 820     |     13 820     |     21 344     |
   L——————————————————————+————————————————+————————————————+—————————————————
   

В течение отчетного и прошлого года организация осуществила следующие операции с наличными денежными средствами и денежными документами.

     
   ————————————————————————————————————————T————————————————T————————————————¬
   |         Наименование операции         |В отчетном году,| В прошлом году,|
   |                                       |      руб.      |      руб.      |
   +———————————————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Поступило в кассу (всего),             |    1 165 524   |   13 699 000   |
   |из них:                                |                |                |
   |— денежные средства из банка (снято с  |                |                |
   |расчетного счета);                     |        —       |   12 240 000   |
   |— плата за услуги и товары,            |                |                |
   |реализованные организацией;            |    1 050 000   |    1 349 000   |
   |— возвращенные работниками суммы       |                |                |
   |беспроцентных займов;                  |       50 000   |       90 000   |
   |— неизрасходованные подотчетными лицами|                |                |
   |суммы (выданные на командировочные     |                |                |
   |расходы);                              |       17 400   |        2 000   |
   |— суммы процентов по предоставленному  |                |                |
   |работнику займу;                       |        7 124   |        —       |
   |— денежные средства в счет возмещения  |                |                |
   |ущерба, причиненного работниками;      |       15 000   |       18 000   |
   |— денежные документы (авиабилеты,      |                |                |
   |приобретенные по безналичному расчету) |       26 000   |        —       |
   +———————————————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Выдано из кассы (всего),               |    1 158 000   |   13 710 000   |
   |из них:                                |                |                |
   |— сдано в банк (зачислено на расчетный |                |                |
   |счет);                                 |      924 000   |    1 400 000   |
   |— заработная плата работников (с учетом|                |                |
   |депонированных сумм),                  |       60 000   |   12 000 000   |
   |в том числе занятых на работах по      |                |                |
   |строительству объекта ОС и             |                |                |
   |осуществлению НИОКР                    |        —       |    2 000 000   |
   |— беспроцентные займы работникам;      |        —       |       90 000   |
   |— под отчет на производственные нужды, |      174 000   |      220 000   |
   |из них:                                |                |                |
   |— денежные документы (авиабилеты);     |       26 000   |        —       |
   |— на приобретение бензина;             |       21 600   |       59 000   |
   |— на командировочные расходы (включая  |                |                |
   |неизрасходованные суммы и суммы, по    |                |                |
   |которым не представлен авансовый отчет)|      152 400   |      161 000   |
   L———————————————————————————————————————+————————————————+—————————————————
   

Цель командировок в прошлом и отчетном годах связана со строительством здания производственного назначения.

Бухгалтерский учет

Для осуществления расчетов наличными деньгами организация должна вести кассовую книгу по установленной форме <1>.

Информация о наличии и движении денежных средств в кассе организации обобщается на счете 50 "Касса", на соответствующих субсчетах - 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др. <2>

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации <3>.

Напомним, что организация может иметь в кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководителем организации <4>.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам <5>.

По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации <6>.

Бухгалтерская отчетность

Информация о наличных денежных средствах и денежных документах, находящихся в кассе организации, отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:

- в Бухгалтерском балансе (форма N 1);

- в Отчете о движении денежных средств (форма N 4) <7>.

Рекомендуемые образцы форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина России от 22.07.2003 N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций". Далее по тексту коды показателей, данные по которым подлежат обработке в органах государственной статистики, приведены в соответствии с Приказом Госкомстата России N 475, Минфина России N 102н от 14.11.2003. Остальные строки кодируются организациями самостоятельно при разработке и принятии форм бухгалтерской отчетности <8>.

По каждому числовому показателю бухгалтерской отчетности кроме отчета, составляемого за первый отчетный период, должны быть приведены данные минимум за два года - отчетный и предшествующий отчетному <9>.

В общем случае данные представляемой бухгалтерской отчетности приводятся в тысячах рублей без десятичных знаков <10>.

Если в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету показатель должен вычитаться из соответствующих показателей (данных) при исчислении промежуточных (итоговых и пр.) данных или имеет отрицательное значение, то в бухгалтерской отчетности этот показатель приводится в круглых скобках <11>.

Статьи бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и других отдельных форм бухгалтерской отчетности, которые в соответствии с положениями по бухгалтерскому учету подлежат раскрытию и по которым отсутствуют числовые значения активов, обязательств, доходов, расходов и иных показателей, прочеркиваются (в типовых формах) или не приводятся (в формах, разработанных самостоятельно, и в пояснительной записке) <12>.

В " Бухгалтерском балансе данные по счету 50 формируют показатель по строке 260 "Денежные средства" <13>.

При заполнении граф 3 и 4 указанной строки используются данные о сальдо по счету 50 по состоянию на начало и конец отчетного года соответственно.

Таким образом, фрагмент Бухгалтерского баланса (форма N 1) в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.

     
   ——————————————————————————————————————T——————T—————————T—————————¬
   |                АКТИВ                |Код   |На начало|На конец |
   |                                     |пока— |отчетного|отчетного|
   |                                     |зателя|  года   | периода |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |                  1                  |  2   |    3    |    4    |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |        II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ         |      |         |         |
   |                                     |      |         |         |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Денежные средства <14>               |  260 |    14   |    21   |
   L—————————————————————————————————————+——————+—————————+——————————
   

Заполнение показателей " Отчета о движении денежных средств (форма N 4) осуществляется в следующем порядке.

Сальдо по счету 50 по состоянию на начало и конец предыдущего и отчетного годов формируют показатели граф 3 и 4 строки "Остаток денежных средств на начало отчетного периода" (код строки, например, 100) и строки "Остаток денежных средств на конец отчетного периода" (код строки, например, 500) <13>.

Данные Отчета о движении денежных средств должны характеризовать изменения в финансовом положении организации в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности <15>.

Показатели названного Отчета формируются на основании данных о дебетовых и кредитовых оборотах по счету 50 за соответствующий отчетный период.

В разделе "Движение денежных средств " по текущей деятельности" <16> организация формирует показатели строки 110 "Средства, полученные от покупателей, заказчиков" исходя из сумм, поступивших в оплату товаров, продукции, работ, услуг, реализованных организацией. Для заполнения данной строки используется информация о дебетовом обороте по счету 50 в корреспонденции со счетом 90 "Продажи", субсчет 90-1 "Выручка".

Показатель строки 140 "Прочие доходы" названного раздела формируется с учетом сумм, полученных от работников в счет возмещения причиненного организации ущерба. Для заполнения этой строки используется информация о дебетовом обороте по счету 50 в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

В рассматриваемом разделе формы N 4 приводятся также сведения о сумме наличных денежных средств, направленных организацией на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов. Эти данные отражаются по строке с кодом 150. Поскольку расчеты с поставщиками наличными денежными средствами осуществлялись через подотчетных лиц (работников организации), то указанная строка заполняется на основании данных о кредитовом обороте по счету 50 в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (с учетом аналитических данных по счету 71).

По строке 160 "на оплату труда" отражается сумма выплаченной наличными денежными средствами заработной платы. Показатель этой строки формируется исходя из кредитового оборота по счету 50 в корреспонденции со счетом 70 "Расчеты с персоналом на оплату труда" (за вычетом заработной платы, начисленной работникам, занятым на работах, связанных со строительством производственного здания, и осуществлением НИОКР).

В данном разделе, на наш взгляд, отражается и информация о суммах предоставленных работникам и возвращенных ими беспроцентных займов. Эти суммы могут формировать показатели строки с кодом, например, 120 "Иные поступления" и строки с кодом, например, 185 "на иные цели".

Ввиду несущественности затрат организации на приобретение денежных документов, принятых в кассу, полагаем, что информация о них может не выделяться отдельной строкой. В этом случае стоимость приобретенного организацией авиабилета может быть также включена в показатель по строке с кодом 120 "Иные поступления" <13>.

В разделе "Движение денежных средств " по инвестиционной деятел" ьности" суммы полученных в кассу организации процентов по займу, выданному работнику, формируют показатель строки 240 "Полученные проценты".

Поскольку командировки работников связаны со строительством здания производственного назначения, то суммы, выданные работникам под отчет на цели, связанные со строительством производственного здания, полностью формируют показатель строки 290 "Приобретение объектов основных средств, доходных вложений в материальные ценности и нематериальных активов" названного раздела. Показатель этой строки формируют также суммы заработной платы (в том числе средний заработок, сохраняемый на время командировок), начисленные работникам, занятым на работах, связанных со строительством производственного здания, и осуществлением НИОКР.

Возвращенные командированными работниками подотчетные суммы могут быть отражены по свободной строке с кодом, например, 270 "Иные поступления" в приходной части раздела "Движение денежных средств по инвестиционной деятельности". Показатель этой строки определяется исходя из оборотов по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Движение денежных средств между счетами учета (50, 51 и т.п.) в Отчете о движении денежных средств не отражается. Однако организация может представить информацию о суммах, поступивших в кассу с расчетного счета и зачисленных из кассы на расчетный счет в пояснительной записке <13>.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации фрагмент Отчета о движении денежных средств (исходя из оборотов по счету 50 и без учета показателей по другим счетам учета денежных средств) будет выглядеть следующим образом <17>.

     
   —————————————————————————————————————T———————————T———————————————¬
   |             Показатель             |За отчетный|За аналогичный |
   +——————————————————————————————T—————+    год    |период предыду—|
   |        наименование          | код |           |щего года      |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |              1               |  2  |     3     |       4       |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Остаток  денежных  средств  на|     |           |               |
   |начало отчетного года <14>    | 100 |     14    |         25    |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |  Движение денежных средств   |     |           |               |
   |   по текущей деятельности    |     |           |               |
   |                              |     |           |               |
   |Средства,    полученные     от|     |           |               |
   |покупателей, заказчиков       | 110 |    1050   |      1 349    |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Иные поступления              | 120 |      76   |         90    |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Прочие доходы                 | 140 |      15   |         18    |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Денежные             средства,|     |           |               |
   |направленные:                 |     |           |               |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |на    оплату     приобретенных|     |           |               |
   |товаров,     работ,     услуг,|     |           |               |
   |сырья    и   иных    оборотных|     |           |               |
   |активов                       | 150 |    (22)   |        (59)   |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |на оплату труда               | 160 |    (60)   |    (10 000)   |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |на иные цели                  | 185 |    (—)    |        (90)   |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Чистые  денежные  средства  от|     |           |               |
   |текущей деятельности          |     |           |               |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |   Движение денежных средств  |     |           |               |
   |по инвестиционной деятельности|     |           |               |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Полученные проценты           | 240 |       7   |       —       |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Иные поступления              | 270 |      17   |          2    |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Приобретение объектов основных|     |           |               |
   |средств,  доходных  вложений в|     |           |               |
   |материальные     ценности    и|     |           |               |
   |нематериальных активов        | 290 |    (152)  |     (2 161)   |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Чистые  денежные  средства  от|     |           |               |
   |инвестиционной деятельности   | 340 |           |               |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |Чистое увеличение (уменьшение)|     |           |               |
   |денежных    средств    и    их|     |           |               |
   |эквивалентов                  |     |           |               |
   +——————————————————————————————+—————+———————————+———————————————+
   |   Остаток денежных средств   |     |           |               |
   |  на конец отчетного периода  | 500 |      21   |         14    |
   L——————————————————————————————+—————+———————————+————————————————
   

В приведенной ниже таблице бухгалтерских записей отражены суммарные обороты по счету 50 за отчетный год.

     
   ————————————————————————————T————————T————————T——————————T————————————————¬
   |    Содержание операций    |  Дебет | Кредит |  Сумма,  |    Первичный   |
   |                           |        |        |   руб.   |    документ    |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |                           |        |        |          |  Журнал учета  |
   |                           |        |        |          | приема и выдачи|
   |                           |        |        |          |    денежных    |
   |Приняты к учету авиабилеты |  50—3  |   76   |    26 000|   документов   |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |Отражена сумма оплаты за   |        |        |          |  Справка—отчет |
   |реализованные товары,      |        |        |          |     кассира—   |
   |оказанные услуги           |  50—1  |  90—1  | 1 050 000|  операциониста |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |Отражен возврат            |        |        |          |  Договор займа,|
   |беспроцентных займов       |        |        |          |    Приходный   |
   |работниками                |  50—1  |  73—1  |    50 000| кассовый ордер |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |Отражен возврат            |        |        |          |    Приходный   |
   |неиспользованной суммы,    |        |        |          | кассовый ордер,|
   |полученной под отчет       |  50—1  |   71   |    17 400| Авансовый отчет|
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |Внесена работником в кассу |        |        |          |  Договор займа,|
   |сумма процентов по договору|        |        |          |    Приходный   |
   |займа                      |  50—1  |   76   |     7 124| кассовый ордер |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |Работниками возмещен ущерб,|        |        |          |    Приходный   |
   |причиненный ими организации|  50—1  |  73—2  |    15 000| кассовый ордер |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |                           |        |        |          |    Расходный   |
   |                           |        |        |          | кассовый ордер,|
   |                           |        |        |          |  Журнал учета  |
   |                           |        |        |          | приема и выдачи|
   |Выданы под отчет денежные  |        |  50—1, |          |    денежных    |
   |средства и авиабилеты      |   71   |  50—3  |   174 000|   документов   |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |                           |        |        |          |    Расчетно—   |
   |                           |  76—4, |        |          |    платежная   |
   |Выплачена заработная плата |   70   |  50—1  |    60 000|    ведомость   |
   +———————————————————————————+————————+————————+——————————+————————————————+
   |                           |        |        |          |    Расходный   |
   |                           |        |        |          | кассовый ордер,|
   |Зачислены средства на      |        |        |          |Выписка банка по|
   |расчетный счет организации |   51   |  50—1  |   924 000|расчетному счету|
   L———————————————————————————+————————+————————+——————————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Пункт 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40. <2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. <3> Инструкция по применению Плана счетов. <4> Пункт 5 Порядка ведения кассовых операций. <5> Инструкция по применению Плана счетов. <6> Инструкция по применению Плана счетов. <7> Подпункты "а", "в" п. 2 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. п. 5, 20, 24, 28, 29 Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н. <8> Пункт 8 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина России от 22.03.2003 N 67н. <9> Пункт 10 ПБУ 4/99. <10> Пункт 7 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности. <11> Пункт 12 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности. <12> Пункт 11 ПБУ 4/99. <13> Согласно п. 6, абз. 2, 3 п. 11 ПБУ 4/99, абз. 2, 3, 4 п. 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, в случае если данные об остатках и оборотах по счету 50 существенны для организации и необходимы для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении организации у заинтересованных пользователей, она может ввести дополнительные строки в формы бухгалтерской отчетности или обособленно предоставить эту информацию в пояснениях к Бухгалтерскому балансу. <14> Данная строка заполнена без учета иных показателей, формирующих ее значение. <15> Пункт 15 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, абз. 2 п. 29 ПБУ 4/99. <16> Абзац 2 п. 15 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности. <17> В данной схеме заполнение строки "Чистые денежные средства от текущей деятельности", строки "Чистые денежные средства от инвестиционной деятельности", строки "Чистые денежные средства от финансовой деятельности", строки "Чистое увеличение (уменьшение) денежных средств и их эквивалентов" не производится. Е.В.Фещенко Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 15.01.2008 ————