Как отражается в бухгалтерском учете и отчетности организации за 2007 г. дебиторская и кредиторская задолженности по расчетам с работниками по подотчетным суммам?

На начало и конец отчетного года в учете организации отражены следующие показатели.

     
   —————————————————————————————————T———————————————T———————————————¬
   |     Наименование показателя    |На начало года,| На конец года,|
   |                                |      руб.     |      руб.     |
   +————————————————————————————————+———————————————+———————————————+
   |Дебиторская задолженность       |               |               |
   |подотчетных лиц по выданным им  |               |               |
   |суммам                          |     9 000     |     14 000    |
   +————————————————————————————————+———————————————+———————————————+
   |Кредиторская задолженность перед|               |               |
   |подотчетными лицами по          |               |               |
   |возмещению перерасхода          |       —       |      2 000    |
   L————————————————————————————————+———————————————+————————————————
   

В течение года подотчетным лицам из кассы организации выданы наличные денежные средства в сумме 148 000 руб. и авиабилеты для перелета в место командировки на сумму 26 000 руб.

Подотчетные лица отчитались по полученным суммам и денежным документам (авиабилетам), подтвердив следующие произведенные ими расходы:

- на оплату проживания, проезда (перелета) к месту командировки и обратно, а также суточные в связи с командировками работников, связанными со строительством здания производственного назначения, - 130 000 руб., в том числе НДС - 18 000 руб.;

- на приобретение бензина - 23 600 руб., в том числе НДС - 3600 руб.

В кассу организации подотчетными лицами внесены остатки подотчетных сумм в размере 17 400 руб.

Бухгалтерский учет

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" <1>.

Выданные под отчет суммы, суммы, выданные в возмещение перерасхода по авансовым отчетам подотчетных лиц, а также стоимость выданных денежных документов отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета"). Израсходованные подотчетными лицами суммы списываются со счета 71 на счета учета затрат, счета, на которых учитываются приобретенные ценности, или на другие счета в зависимости от характера произведенных расходов <2>. В рассматриваемой ситуации подотчетные суммы, израсходованные на оплату проживания, проезда (перелета) к месту командировки и обратно, а также суточные в связи с командировками работников, связанными со строительством здания производственного назначения, списываются со счета 71 в дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-3 "Строительство объектов основных средств". Подотчетные суммы, израсходованные подотчетными лицами на приобретение бензина, списываются со счета 71 в дебет счета 10 "Материалы", субсчет 10-3 "Топливо".

Возврат неизрасходованных подотчетными лицами сумм отражается по дебету счетов учета денежных средств в корреспонденции с кредитом счета 71.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет <3>.

Бухгалтерская отчетность

Дебиторская и кредиторская задолженность организации, возникшая в связи с осуществлением расчетов с подотчетными лицами по выданным им суммам и отраженная в бухгалтерском учете на счете 71, отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:

- в Бухгалтерском балансе (форма N 1);

- в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма N 5) <4>.

Рекомендуемые образцы форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина России от 22.07.2003 N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций". Далее по тексту коды показателей, данные по которым подлежат обработке в органах государственной статистики, приведены в соответствии с Приказом Госкомстата России N 475, Минфина России N 102н от 14.11.2003. Остальные строки кодируются организациями самостоятельно при разработке и принятии форм бухгалтерской отчетности <5>.

В общем случае данные представляемой бухгалтерской отчетности приводятся в тысячах рублей без десятичных знаков <6>.

В " Бухга" лтерском балансе активы и обязательства подразделяются на краткосрочные и долгосрочные в зависимости от срока обращения (погашения). Дебиторская и кредиторская задолженность, возникшая в связи с расчетами по подотчетным суммам, является краткосрочной, так как срок ее погашения не превышает 12 месяцев после отчетной даты <7>.

В общем случае в бухгалтерской отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов <8>.

В связи с этим в Бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)" в разд. II "Оборотные активы", а кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами - в составе пассивов по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации", формируя показатель строки 620 "Кредиторская задолженность" в разд. V "Краткосрочные обязательства" <9>. Для заполнения строки 240 на начало и конец года используются данные о дебиторской задолженности подотчетных лиц по выданным им суммам; а для заполнения строки 622 - данные о кредиторской задолженности перед подотчетными лицами.

Таким образом, в соответствии с изложенным фрагмент Бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.

     
   ————————————————————————T————————————T—————————————T—————————————¬
   |         Актив         |     Код    |  На начало  |   На конец  |
   |                       | показателя |  отчетного  |  отчетного  |
   |                       |            |     года    |   периода   |
   +———————————————————————+————————————+—————————————+—————————————+
   |           1           |      2     |      3      |      4      |
   +———————————————————————+————————————+—————————————+—————————————+
   |Дебиторская            |            |             |             |
   |задолженность (платежи |            |             |             |
   |по которой ожидаются в |            |             |             |
   |течение 12 месяцев     |            |             |             |
   |после отчетной даты)   |            |             |             |
   |<10>                   |     240    |      9      |      14     |
   L———————————————————————+————————————+—————————————+——————————————
   

     
   ————————————————————————T————————————T—————————————T—————————————¬
   |         Пассив        |     Код    |  На начало  |   На конец  |
   |                       | показателя |  отчетного  |  отчетного  |
   |                       |            |     года    |   периода   |
   +———————————————————————+————————————+—————————————+—————————————+
   |Кредиторская           |            |             |             |
   |задолженность <10>     |     620    |      —      |      2      |
   +———————————————————————+————————————+—————————————+—————————————+
   |Задолженность перед    |            |             |             |
   |персоналом организации |            |             |             |
   |<10>                   |     622    |      —      |      2      |
   L———————————————————————+————————————+—————————————+——————————————
   

Кроме того, в рассматриваемой ситуации организации следует заполнить раздел "Дебиторская и кредиторская задолженность" " Приложения к бухгалтерскому балансу (форма N 5) на основе данных о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами на начало и конец года. Дебиторская задолженность работников формирует показатели строки "Дебиторская задолженность: краткосрочная - всего", строки "прочая" и строки "Итого", а кредиторская задолженность перед работниками - показатели строки "Кредиторская задолженность: краткосрочная - всего", строки "прочая" и строки "Итого" <11>.

В соответствии с вышеизложенным фрагмент формы N 5 в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.

     
   ———————————————————————————————————T——————————————T——————————————¬
   |            Показатель            |  Остаток на  |  Остаток на  |
   +——————————————————————————T———————+    начало    |     конец    |
   |       наименование       |  код  |   отчетного  |   отчетного  |
   |                          |       |     года     |    периода   |
   +——————————————————————————+———————+——————————————+——————————————+
   |             1            |   2   |       3      |       4      |
   +——————————————————————————+———————+——————————————+——————————————+
   |Дебиторская задолженность:|       |              |              |
   |краткосрочная — всего <10>|  610  |       9      |      14      |
   +——————————————————————————+———————+——————————————+——————————————+
   |прочая <10>               |  613  |       9      |      14      |
   +——————————————————————————+———————+——————————————+——————————————+
   |Кредиторская задолженность|       |              |              |
   |краткосрочная — всего <10>|  650  |       —      |       2      |
   +——————————————————————————+———————+——————————————+——————————————+
   |Прочая <10>               |  656  |       —      |       2      |
   L——————————————————————————+———————+——————————————+———————————————
   

Отметим, что отдельные показатели, включенные в Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5) согласно образцу данной формы, могут представляться в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включаться в пояснительную записку <12>.

В приведенной ниже таблице бухгалтерских записей отражены суммарные обороты по счету 71 за отчетный год.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Выданы наличные денежные |      |      |       |    Расходный   |
   |средства под отчет       |  71  | 50—1 |148 000| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                         |      |      |       |  Журнал учета  |
   |Выданы авиабилеты        |      |      |       | приема и выдачи|
   |командированным          |      |      |       |    денежных    |
   |работникам               |  71  | 50—3 | 26 000|   документов   |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Расходы на командировки  |      |      |       |                |
   |работников включены в    |      |      |       |                |
   |стоимость строящегося    |      |      |       |                |
   |производственного здания |      |      |       |                |
   |(130 000 — 18 000)       | 08—3 |  71  |112 000| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражен НДС по           |      |      |       |  Счет—фактура, |
   |командировочным расходам | 19—4 |  71  | 18 000| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принят к учету           |      |      |       |                |
   |приобретенный подотчетным|      |      |       |                |
   |лицом бензин             |      |      |       |Приходный ордер,|
   |(23 600 — 3600)          | 10—3 |  71  | 20 000| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражен НДС по           |      |      |       |  Счет—фактура, |
   |приобретенному бензину   | 19—3 |  71  |  3 600| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Подотчетными лицами      |      |      |       |                |
   |внесены в кассу суммы    |      |      |       |    Приходный   |
   |неизрасходованных авансов| 50—1 |  71  | 17 400| кассовый ордер |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. <2> Инструкция по применению Плана счетов. <3> Инструкция по применению Плана счетов. <4> Подпункты "а", "в" п. 2 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. п. 5, 20, 24, 28, абз. 6, 10 п. 27 Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н, п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. <5> Пункт 8 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н. <6> Пункт 7 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности. <7> Пункт 19 ПБУ 4/99. <8> Пункт 34 ПБУ 4/99. <9> Пункт 11 ПБУ 4/99. Если величина дебиторской задолженности работников по подотчетным суммам существенна для организации, то она может ввести к строке 240 Бухгалтерского баланса дополнительную строку (например, строку 242) для обособленного отражения этой величины в Бухгалтерском балансе (п. 11 ПБУ 4/99, абз. 2, 4, 5 п. 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности). <10> Показатель строки приведен без учета иных данных, формирующих его значение. <11> В случае если рассматриваемые показатели являются для организации существенными, организация может ввести в подразделы "Дебиторская задолженность: краткосрочная - всего" и "Кредиторская задолженность: краткосрочная - всего" дополнительные строки для обособленного представления соответствующих показателей в Приложении к бухгалтерскому балансу (абз. 3, 5 п. 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, п. 11 ПБУ 4/99). <12> Пункт 3 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности. Е.А.Кондрашкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 15.01.2008 ————