Как отразить в январе 2008 г. в бухгалтерском и налоговом учете организации расход на проживание командированных работников организации в гостинице, если денежные средства и доверенность для расчетов с гостиницей выданы одному из четырех командированных работников? Оплата за проживание произведена им наличными денежными средствами, что подтверждено счетом гостиницы по форме N 3-Г (на бланке строгой отчетности), в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.

Стоимость проживания четырех работников в двух номерах согласно счету гостиницы составляет 17 700 руб., в том числе НДС - 2700 руб. Командировка работников связана с выполнением работ по монтажу и наладке оборудования заказчика.

Трудовые отношения

При направлении работников в командировку оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Приказ заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В Приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемых, а также цель, время и место(а) командировки (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него), является Командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое выписывается на каждого командированного работника (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Порядок ведения кассовых операций

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями. Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). К авансовому отчету <*> прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду (п. 19 Инструкции N 62).

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Бухгалтерский учет

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерском учете с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" <*>. По дебету счета 71 отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту - суммы, израсходованные подотчетным лицом, либо возвращенные им (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Расходы организации на командирование работников с целью проведения монтажа и наладки оборудования заказчика являются расходами по обычным видам деятельности, признаются на дату утверждения авансового отчета и формируют финансовый результат от выполнения работ (п. п. 5, 7, 9, 16, 19 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). На дату утверждения авансового отчета стоимость проживания командированных работников в гостинице списывается со счета 71 в дебет счета 20 "Основное производство".

Предъявленную гостиницей сумму НДС организация отражает по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в корреспонденции со счетом 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Налог на прибыль организаций

Расходы на наем жилого помещения, произведенные в связи с командированием работников, относятся в целях налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Для признания в налоговом учете расходы должны удовлетворять требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть быть обоснованными и документально подтвержденными. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В рассматриваемой ситуации оплата проживания четверых командированных работников в двух номерах гостиницы произведена одним из работников, получившим для этого денежные средства под отчет. Считаем, что данное обстоятельство не является препятствием для признания произведенного расхода экономически обоснованным и документально подтвержденным (при наличии надлежащим образом заполненных командировочных удостоверений всех проживавших в гостинице работников и счета гостиницы на бланке строгой отчетности по форме N 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121).

Указанный расход признается на дату утверждения авансового отчета на основании пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Организации вправе принять к вычету суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), на основании пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ в порядке, установленном п. 1 ст. 172 НК РФ.

В частности, вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При этом в п. 1 ст. 172 НК РФ определено, что налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ. Следовательно, из норм гл. 21 НК РФ не следует, что наличие счета-фактуры является обязательным условием для принятия к вычету НДС по услугам гостиницы, а также не установлено, какие именно документы могут служить основанием для налогового вычета.

Согласно абз. 2 п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (см. также Письмо Минфина России от 24.04.2007 N 03-07-11/126).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражены расходы на      |      |      |       |                |
   |проживание в гостинице   |      |      |       |                |
   |(17 700 — 2700)          |  20  |  71  | 15 000| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражена сумма НДС,      |      |      |       |                |
   |предъявленная гостиницей |  19  |  71  |  2 700| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принят к вычету НДС по   |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |услугам гостиницы        |  68  |  19  |  2 700|     справка    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Сумма расхода на         |      |      |       |                |
   |проживание в гостинице   |      |      |       |                |
   |отнесена на себестоимость|      |      |       |  Бухгалтерская |
   |выполненных работ        | 90—2 |  20  | 15 000|     справка    |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Е.А.Кондрашкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 25.12.2007 ————