Как отразить в учете организации приобретение в декабре 2007 г. через подотчетное лицо конвертов без марок и открыток на сумму 2000 руб. для рассылки новогодних поздравлений партнерам и контрагентам? Поздравления производятся в соответствии с обычаями делового оборота; почтовые отправления разосланы в этом же месяце.

Сумма НДС в чеке ККТ и товарном чеке не выделена.

Порядок ведения кассовых операций

Порядок выдачи денег под отчет работникам организации и расчетов по подотчетным суммам установлен п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Не позднее 3 дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет (форма N АО-1 <*>) и произвести окончательный расчет.

Бухгалтерский учет

Выданная под отчет сумма отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

В рассматриваемой ситуации работником приобретены конверты и открытки для поздравления партнеров и контрагентов.

Первоначально конверты и открытки аналогично канцелярским товарам могут быть учтены в составе материально-производственных запасов (МПЗ) (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).

Рассылка поздравлений партнерам и контрагентам производится в соответствии с обычаями делового оборота, поэтому, по нашему мнению, затраты на поздравления могут рассматриваться как коммерческие расходы. В этом случае стоимость конвертов и открыток в период их использования относится на расходы на продажу (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). В бухгалтерском учете при этом производится запись по дебету счета 44 "Расходы на продажу" и кредиту счета 10 "Материалы", на котором учтена фактическая себестоимость данных запасов. При этом коммерческие расходы могут быть учтены в себестоимости проданной продукции, товаров, работ, услуг в месяце признания их расходами по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов) <**>.

Налог на прибыль организации

В налоговом учете затраты на приобретение конвертов и открыток могут быть учтены как затраты на приобретение канцелярских товаров, т.е. в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). В частности, такой порядок учета признан правомерным Арбитражным судом г. Москвы (см. Решение от 17.08.2006, 18.08.2006 по делу N А40-10124/06-90-55).

Напомним, что расходы признаются в налоговом учете при соблюдении условий, предусмотренных абз. 2, 4 п. 1 ст. 252 НК РФ.

В частности, затраты должны быть документально подтверждены и обоснованны.

Документальным подтверждением произведенных затрат в рассматриваемой ситуации является список лиц, в адрес которых осуществлена рассылка.

Поскольку поздравление партнеров и контрагентов производится в соответствии с обычаями делового оборота и направлено на поддержание положительного имиджа организации, то полагаем, что данные затраты являются обоснованными (экономически оправданными).

Аналогичные выводы сделаны в Решениях Арбитражного суда г. Москвы от 23.11.2005, 05.12.2005 по делу N А40-55022/05-99-343, от 06.07.2005 по делу N А40-15236/05-114-111. Отметим, что в соответствии с данными судебными решениями к вышеуказанным расходам налогоплательщик мог применить пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, расходы на приобретение открыток и конвертов в периоде их использования учитываются в составе косвенных расходов (п. 1 ст. 272, п. 2 ст. 318 НК РФ).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                         |      |      |       |     Приказ     |
   |                         |      |      |       |  руководителя, |
   |Выданы денежные средства |      |      |       |    Расходный   |
   |под отчет                |  71  |  50  |  2 000| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Приняты к учету конверты |      |      |       |Приходный ордер,|
   |и открытки               |  10  |  71  |  2 000| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                         |      |      |       |  Список лиц, в |
   |Стоимость конвертов и    |      |      |       |  адрес которых |
   |открыток списана на      |      |      |       |  осуществлена  |
   |коммерческие расходы     |  44  |  10  |  2 000|    рассылка    |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. <**> Заметим, что такой порядок признания коммерческих расходов должен быть установлен учетной политикой организации (п. 20 ПБУ 10/99). Е.В.Фещенко Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 21.12.2007 ————