Как отразить в учете расчеты с работником в случае, если неизрасходованная часть подотчетной суммы, подлежащая возврату в кассу организации, не возвращена работником в установленный срок? Вправе ли организация удержать данную сумму из заработной платы работника?

Под отчет работнику, направляемому в командировку, выданы денежные средства. Согласно авансовому отчету, представленному в 3-дневный срок по возвращении из командировки (05.11.2007), неиспользованный остаток аванса составляет 4500 руб. Руководитель организации распорядился удержать указанную сумму из заработной платы работника, работник не оспорил основание и размер удержания.

За ноябрь работнику начислена заработная плата в размере 18 000 руб., НДФЛ в сумме 2340 руб. удерживается при выплате заработной платы за вторую половину месяца, за первую половину месяца выплачено 9000 руб. Заработная плата выплачивается путем перечисления на счет работника в банке.

Порядок ведения кассовых операций

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1 <*>) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (абз. 1, 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Трудовые отношения

Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, работодатель вправе произвести удержание из заработной платы работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости, содержащимся в Письме от 09.08.2007 N 3044-6-0, решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения.

Следует также учитывать, что размер удержания в данном случае не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации заработная плата, подлежащая выплате работнику за вторую половину ноября, составляет 6660 руб. (18 000 руб. - 9000 руб. - 2340 руб.). Следовательно, из заработной платы за вторую половину ноября работодатель вправе удержать только 1332 руб. (6660 руб. x 20%) <**>. Остальная сумма задолженности может быть удержана из заработной платы за последующие месяцы либо внесена работником в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерском учете с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). По дебету счета 71 отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту - суммы, израсходованные подотчетным лицом либо возвращенные им. Сумма задолженности работника по возврату неизрасходованного аванса, удерживаемая из заработной платы работника на основании решения руководителя организации, списывается со счета 71 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Сумма заработной платы, выплачиваемой работнику, включается в налоговую базу по НДФЛ и организация, являясь налоговым агентом, исчисляет НДФЛ, который удерживает при выплате дохода работнику и перечисляет в бюджет (п. 1 ст. 210, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ). При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ). Следовательно, организация производит исчисление, удержание и перечисление в бюджет НДФЛ с заработной платы (в том числе за первую половину месяца) один раз в месяц при окончательном расчете дохода работника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход (см. Письмо УФНС РФ по г. Москве от 29.03.2006 N 28-11/24199, п. 1 Письма Минфина России от 01.11.2004 N 03-05-01-04/68).

Обращаем внимание, что согласно абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ, если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.

Перечисление НДФЛ в бюджет производится не позднее дня перечисления заработной платы со счета организации на счет работника в банке (п. 6 ст. 226 НК РФ).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                         |  20  |      |       |    Расчетно—   |
   |Начислена заработная     | (26, |      |       |    платежная   |
   |плата за ноябрь <***>    |  44) |  70  | 18 000|    ведомость   |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Удержан НДФЛ с суммы     |      |      |       |                |
   |заработной платы за      |      |      |       |    Налоговая   |
   |ноябрь                   |  70  |  68  |  2 340|    карточка    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражено удержание части |      |      |       |                |
   |суммы не возвращенного в |      |      |       |  Распоряжение  |
   |срок аванса              |  70  |  71  |  1 332|  руководителя  |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Перечислена заработная   |      |      |       |                |
   |плата за вторую половину |      |      |       |                |
   |ноября (18 000 — 9000 —  |      |      |       |Выписка банка по|
   |— 2340 — 1332)           |  70  |  51  |  5 328|расчетному счету|
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. <**> Такой вывод можно сделать, применив общий подход, закрепленный, в частности, в ст. 65 Федерального закона от 21.07.1997 N 119-ФЗ "Об исполнительном производстве", где сказано, что размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов. Аналогичный подход закреплен в п. 4 Перечня видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 N 841. <***> В данной схеме не приводятся записи по начислению и уплате ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с суммы заработной платы, а также запись по перечислению удержанного НДФЛ в бюджет. Е.А.Кондрашкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 13.12.2007 ————