Как отразить в бухгалтерском и налоговом в учете организации расходы на проживание командированного работника организации в гостинице, если оплата за проживание произведена им наличными денежными средствами, выданными под отчет, и при этом гостиницей был пробит чек ККТ и предъявлен счет по форме N 3-Г, распечатанный на принтере, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой?

Стоимость проживания согласно счету гостиницы составляет 7080 руб., в том числе НДС - 1080 руб. Командировка работника связана с послегарантийным выполнением ремонта оборудования заказчика.

Трудовые отношения

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения.

Порядок ведения кассовых операций

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

По мнению ФНС России, изложенному в Письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704, положения п. 11 Порядка ведения кассовых операций должны реализовываться следующим образом. В приказе по организации должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Бухгалтерский учет

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерском учете с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) <*>. По дебету счета 71 отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту - суммы, израсходованные подотчетным лицом либо возвращенные им.

Расходы организации на командирование работника с целью проведения ремонта оборудования заказчика являются расходами по обычным видам деятельности, признаются на дату утверждения авансового отчета и формируют финансовый результат от выполнения ремонтных работ (п. п. 5, 9, 16, 19 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). На дату утверждения авансового отчета стоимость проживания командированного работника в гостинице списывается со счета 71 в дебет счета 20 "Основное производство".

Предъявленную гостиницей сумму НДС организация отражает по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в корреспонденции со счетом 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Налог на прибыль организаций

Расходы на наем жилого помещения, произведенные в связи с командированием работника, относятся в целях налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Для признания в налоговом учете расходы должны удовлетворять требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть быть обоснованными и документально подтвержденными. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. В рассматриваемой ситуации произведенный расход подтвержден счетом гостиницы, составленным по форме N 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, и содержащим все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Заметим, что требования о наличии в бланках сведений об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), а также шестизначного номера и серии установлены пп. "б" п. 5, п. 7 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171, и являются обязательным условием только для осуществления организациями наличных денежных расчетов без применения ККТ в случае оказания услуг населению (п. 1 Положения). Таким образом, считаем, что счет гостиницы по форме N 3-Г, изготовленный нетипографским способом, и чек ККТ являются достаточным документальным подтверждением расхода на проживание в гостинице командированного лица <**>.

Указанный расход признается на дату утверждения авансового отчета на основании пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

 В случае если учетной политикой организации определено, что расходы на командировки работников, связанные с выполнением ими работ по ремонту оборудования заказчиков, относятся к прямым, то в учете организации не возникает налогооблагаемых временных разн иц, учитываемых в соответствии с нормами  п. 12  Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002  N  114н ( п.  1 ст. 318  НК РФ).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Организации вправе принять к вычету суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), на основании пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ в порядке, установленном п. 1 ст. 172 НК РФ.

В частности, вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При этом в п. 1 ст. 172 НК РФ определено, что налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ. Следовательно, из норм гл. 21 НК РФ не следует, что наличие счета-фактуры является обязательным условием для принятия к вычету НДС по услугам гостиницы, а также не установлено, какие именно документы могут служить основанием для вычета.

Согласно абз. 2 п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Считаем, что из данной нормы не следует, что для принятия к вычету НДС по услугам гостиниц наличие бланка строгой отчетности является обязательным. В частности, при оплате услуг гостиницы по безналичному расчету бланки строгой отчетности, формы которых утверждены Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, могут вообще не применяться.

По мнению Минфина России, изложенному в Письмах от 24.04.2007 N 03-07-11/126, от 05.08.2003 N 16-00-12/29, основанием для принятия к вычету сумм НДС по услугам по найму жилого помещения в гостинице в период командировки являются бланки строгой отчетности установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящимся в служебной командировке, с указанием в этих бланках сумм НДС. При этом документы, оформленные по услугам гостиниц в произвольной форме, не могут служить основанием для вычета налога.

Суды придерживаются иной точки зрения по данному вопросу. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.09.2006 по делу N А56-36381/2005 указано, что отсутствие на счетах гостиниц типографских номеров и выходных данных типографии не может служить основанием для признания данных документов порочными и дефектными. Счета гостиниц, соответствующие форме N 3-Г, утвержденной Минфином России, и имеющие штампы "оплачено" либо подпись дежурного администратора гостиницы, подтверждающие оплату, к которым приложены кассовые чеки, могут (по совокупности сведений, в них содержащихся) быть признаны надлежащими доказательствами, подтверждающими право на налоговые вычеты по НДС. Аналогичную позицию заняли ФАС Западно-Сибирского округа (см. Постановление от 08.02.2006 по делу N Ф04-9504/2005(18511-А81-25)) и ФАС Московского округа (см. Постановление от 19.10.2006 N КА-А40/10270-06 по делу N А40-85338/05-143-489).

Таким образом, принятие к вычету суммы НДС по услугам гостиницы на основании счета по форме N 3-Г, изготовленного нетипографским способом (и, следовательно, не являющегося бланком строгой отчетности), и чека ККМ не противоречит нормам гл. 21 НК РФ, однако может привести к разногласиям с налоговыми органами. В данной схеме исходим из предположения, что организация приняла решение принять к вычету НДС по услугам гостиницы на основании представленных работником документов.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражены расходы на      |      |      |       |                |
   |проживание в гостинице   |      |      |       |                |
   |(7080 — 1080)            |  20  |  71  |  6 000| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                         |      |      |       |                |
   |Отражена сумма НДС,      |      |      |       |                |
   |предъявленная гостиницей |  19  |  71  |  1 080| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принят к вычету НДС по   |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |услугам гостиницы        |  68  |  19  |  1 080|     справка    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Сумма расхода на         |      |      |       |                |
   |проживание в гостинице   |      |      |       |                |
   |отнесена на себестоимость|      |      |       |  Бухгалтерская |
   |выполненных работ        | 90—2 |  20  |  6 000|     справка    |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. <**> Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС Поволжского округа от 02.02.2005 по делу N А57-1202/04-22. ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 28.08.2006 по делу N А29-8205/2005а указал, что утверждение о том, что услуги гостиниц должны оформляться только бланками строгой отчетности формы 3-Г "Счет", утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.12.1993 N 121, не основано на нормах действующего законодательства о налогах и сборах. ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 28.11.2006 по делу N А05-7474/2005-29 при рассмотрении вопроса об освобождении от НДФЛ компенсации командировочных расходов работников отметил, что НК РФ не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения, то есть документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. Е.А.Кондрашкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 23.07.2007 ————