Как отразить в учете организации операции, связанные с приобретением подотчетным лицом канцелярских товаров, если к авансовому отчету подотчетным лицом приложены чек ККТ и товарный чек на сумму 4800 руб.? Сумма НДС в указанных документах не выделена. Для приобретения канцтоваров работнику было выдано под отчет 5000 руб. Остаток подотчетной суммы возвращен им в кассу в день представления авансового отчета.

Порядок ведения кассовых операций

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

По мнению ФНС России, изложенному в Письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704, положения п. 11 Порядка ведения кассовых операций должны реализовываться следующим образом. Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Бухгалтерский учет

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерском учете с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). По дебету счета 71 отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту - суммы, израсходованные подотчетным лицом, либо возвращенные им.

Приобретенные подотчетным лицом канцелярские товары принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. п. 2, 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н). В рассматриваемой ситуации фактической себестоимостью приобретенных канцтоваров является сумма, уплаченная подотчетным лицом и указанная в чеке ККТ и товарном чеке (п. 6 ПБУ 5/01). Фактическая себестоимость приобретенных канцтоваров отражается при их принятии к учету по дебету счета 10 "Материалы" в корреспонденции со счетом 71.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

В общем случае организации вправе принять к вычету суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), на основании п. п. 1, 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ в порядке, установленном п. 1 ст. 172 НК РФ. Предъявленные суммы НДС выделяются отдельной строкой в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах (п. 4 ст. 168 НК РФ). Вычет "входного" НДС производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом (п. 1 ст. 172 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации продавцом канцтоваров счет-фактура не выставлен и НДС в расчетных документах не выделен (п. п. 6, 7 ст. 168 НК РФ). Следовательно, организация не вправе применить налоговый вычет по НДС, поскольку не выполняется условие п. 1 ст. 172 НК РФ.

Налог на прибыль организаций

Стоимость приобретения канцелярских товаров включается в материальные расходы организации при отпуске их со склада на основании пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные организации при приобретении товаров, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ.

Однако в рассматриваемой ситуации в документах, представленных подотчетным лицом в связи с приобретением канцтоваров, НДС отдельной строкой не выделен (п. 6 ст. 168 НК РФ). Следовательно, предъявленная продавцом сумма НДС отсутствует, и организация вправе всю стоимость канцелярских товаров, уплаченную подотчетным лицом и подтвержденную документально, включить в материальные расходы. Обязанности самостоятельно выделять сумму НДС расчетным путем для организации-покупателя ни гл. 21, ни гл. 25 НК РФ не установлено.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Выданы из кассы денежные |      |      |       |    Расходный   |
   |средства под отчет       |  71  |  50  |  5 000| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Приняты к учету          |      |      |       |                |
   |канцтовары, приобретенные|      |      |       |Авансовый отчет,|
   |подотчетным лицом <*>    |  10  |  71  |  4 800| Приходный ордер|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Сдан в кассу остаток     |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |подотчетной суммы        |      |      |       |    Приходный   |
   |(5000 — 4800)            |  50  |  71  |    200| кассовый ордер |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Е.А.Кондрашкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 13.07.2007 ————