Как отражаются в учете организации операции, связанные с приобретением канцелярских товаров через подотчетное лицо?

22.04.2007 работнику выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2000 руб. для приобретения канцелярских товаров. В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККМ и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров на сумму 2000 руб. (в том числе НДС 305 руб.). Также к авансовому отчету приложен счет-фактура.

Порядок ведения кассовых операций

Организация выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704).

Бухгалтерский учет

Выдача денежных средств под отчет отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Приобретенные канцелярские товары принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).

Оприходование канцелярских товаров производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку, которые прикладываются к авансовому отчету (форма N АО-1) подотчетного лица (п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Принятие к учету приобретенных через подотчетное лицо канцелярских товаров отражается записью по дебету счета 10 "Материалы" в корреспонденции с кредитом счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов, Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

То есть при приобретении товаров, расчеты за которые подотчетное лицо производит в момент их приобретения, организация счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" не использует, поскольку у нее не возникает обязательств перед поставщиком.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС по приобретенным канцелярским товарам отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в корреспонденции с кредитом счета 71. Данную сумму НДС организация имеет право принять к вычету после принятия на учет товаров и при наличии счета-фактуры контрагента (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ) <*>.

Налог на прибыль организаций

К налоговому учету приобретенные канцелярские товары принимаются по стоимости их приобретения (без учета НДС) (п. 2 ст. 254 НК РФ).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Выданы денежные средства |      |      |       |                |
   |под отчет для            |      |      |       |                |
   |приобретения             |      |      |       |    Расходный   |
   |канцелярских товаров     |  71  |  50  |  2 000| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Приняты к учету          |      |      |       |                |
   |канцелярские товары      |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |(2000 — 305)             |  10  |  71  |  1 695| Приходный ордер|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражена сумма НДС по    |      |      |       |                |
   |приобретенным            |      |      |       |                |
   |канцелярским товарам     |  19  |  71  |    305|  Счет—фактура  |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принята к вычету сумма   |      |      |       |                |
   |НДС                      |  68  |  19  |    305|  Счет—фактура  |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Отметим, что по мнению Минфина России и налоговых органов (см. Письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-04-09/07, Письмо МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15@ "Свод Писем по применению действующего законодательства по НДС за II полугодие 2003 года - I квартал 2004 года") при оплате товаров, приобретенных за наличный расчет в строке 5 счета-фактуры отражаются реквизиты кассового чека. В связи с этим НДС, указанный в счетах-фактурах, выставленных при реализации товаров за наличный расчет, в которых отсутствуют реквизиты кассового чека, к вычету не принимается. В то же время нормами НК РФ (пп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ) не предусмотрено указывать в строке 5 счета-фактуры реквизиты кассового чека (если нет предварительной оплаты). Аналогичная точка зрения изложена в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 06.12.2005 N А66-11393/2004, от 11.08.2004 N А56-40676/03. Н.А.Якимкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 03.05.2007 ————