Как отразить в учете производственной организации расходы на прием представителей компании - поставщика комплектующих изделий с целью проведения переговоров о перезаключении на текущий год договора поставки? В частности, как учесть расходы на обед в ресторане (сумма счета - 18 880 руб., в том числе НДС 2880 руб.), организованный для участников переговоров? Счет от 30.03.2007 оплачен работником организации наличными деньгами, выданными ему под отчет. Авансовый отчет представлен работником и утвержден руководителем организации 02.04.2007. Других представительских расходов в январе - апреле 2007 г. у организации не было. Ежемесячная сумма расходов организации на оплату труда составляет 120 000 руб. Отчетными периодами по налогу на прибыль признаются месяц, два месяца, три месяца и так далее до окончания календарного года.

Бухгалтерский учет

Расходы на прием представителей компании-поставщика (представительские расходы) производятся организацией с целью перезаключения на новый срок договора поставки и могут быть включены в состав управленческих расходов. В бухгалтерском учете данные расходы признаются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). В рассматриваемой ситуации датой признания расхода является дата утверждения руководителем организации авансового отчета работника (п. 16 ПБУ 10/99) <*>.

Сумма счета (без НДС), предъявленного рестораном, указанная в авансовом отчете работника, отражается в бухгалтерском учете в данном случае по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сумма НДС, выделенная в счете, отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в корреспонденции со счетом 71 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Налог на прибыль организаций

Представительские расходы, то есть расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При этом представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Следовательно, в рассматриваемой ситуации представительские расходы формируют налоговую базу по налогу на прибыль за январь - апрель, и для определения предельной величины представительских расходов следует исчислить 4% от суммы расходов на оплату труда за этот период. Предельная сумма представительских расходов за этот период составляет 19 200 руб. (120 000 руб. х 4 мес. х 4%).

В рассматриваемой ситуации вся сумма произведенного расхода (18 880 руб. - 2880 руб. = 16 000 руб.) признается в целях налогообложения прибыли на дату утверждения авансового отчета и уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль за январь - апрель, так как не превышает предельной величины - 19 200 руб. (пп. 5 п. 7 ст. 272, п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Заметим, что гл. 25 НК РФ не содержит в качестве условия признания таких расходов требования о заключении договора в результате проведения переговоров <**>. Представительские расходы должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть быть экономически оправданны и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Получение же дохода не является условием признания произведенных расходов.

При этом в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ произведенные организацией представительские расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота. В рассматриваемой ситуации помимо счета ресторана и авансового отчета работника, оплатившего счет, такими документами являются распоряжение руководителя о проведении переговоров с указанием программы проведения переговоров, а также отчет о проведенных переговорах с указанием представителей обеих сторон, участвовавших в переговорах (по данному вопросу см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумму НДС, предъявленную рестораном, организация вправе принять к вычету в полной сумме на основании выставленного счета-фактуры (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражен управленческий   |      |      |       |                |
   |расход (18 880 — 2880)   |  26  |  71  | 16 000| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражен НДС,             |      |      |       |                |
   |предъявленный рестораном |  19  |  71  |  2 880| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принят к вычету          |      |      |       |                |
   |предъявленный НДС        |  68  |  19  |  2 880|  Счет—фактура  |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Унифицированная форма авансового отчета N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. <**> Аналогичную позицию по данному вопросу занял ФАС Поволжского округа в Постановлении от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36. Е.А.Кондрашкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 16.04.2007 ————