Как отразить в учете производственной организации расходы на прием представителей компании - потенциального покупателя с целью проведения переговоров о заключении договора поставки, если результатом встречи не стало подписание данного договора (стороны не пришли к согласию по его существенным условиям)? В частности, как учесть расходы на обед в ресторане (сумма счета - 17 700 руб., в том числе НДС 2700 руб.), организованный для участников переговоров? Счет от 16.03.2007 оплачен работником организации наличными деньгами, выданными ему под отчет. Авансовый отчет представлен работником и утвержден руководителем организации 19.03.2007. Других представительских расходов в I квартале 2007 г. у организации не было. Расходы организации на оплату труда в I квартале 2007 г. составили 410 000 руб.

Бухгалтерский учет

Расходы на прием представителей компании - потенциального покупателя (представительские расходы) производятся организацией с целью заключения договора поставки и, следовательно, являются ее коммерческими расходами. В бухгалтерском учете данные расходы признаются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). В рассматриваемой ситуации датой признания расхода является дата утверждения руководителем организации авансового отчета работника (п. 16 ПБУ 10/99) <*>.

Сумма счета (без НДС), предъявленного рестораном, указанная в авансовом отчете работника, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции в данном случае с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сумма НДС, выделенная в счете, отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в корреспонденции со счетом 71 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Налог на прибыль организаций

Представительские расходы, то есть расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

При этом гл. 25 НК РФ не содержит в качестве условия признания таких расходов требования о заключении договора в результате проведения переговоров <**>. Представительские расходы должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть быть экономически оправданны и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Фактическое получение дохода не является условием признания произведенных расходов.

Отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ произведенные организацией представительские расходы должны быть документально подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота. В данном случае помимо счета ресторана и авансового отчета работника, оплатившего счет, такими документами являются распоряжение руководителя о проведении переговоров с указанием цели проведения переговоров, а также отчет о проведенных переговорах с указанием представителей обеих сторон, участвовавших в переговорах (по данному вопросу см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

В рассматриваемой ситуации вся сумма произведенного расхода (17 700 руб. - 2700 руб. = 15 000 руб.) признается в целях налогообложения прибыли на дату утверждения авансового отчета и уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль за I квартал 2007 г., так как не превышает установленной НК РФ предельной величины - 16 400 руб. (410 000 руб. х 4%) (пп. 5 п. 7 ст. 272, п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумму НДС, предъявленную рестораном, организация вправе принять к вычету в полной сумме на основании выставленного счета-фактуры (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражен коммерческий     |      |      |       |                |
   |расход (17 700 — 2700)   |  44  |  71  | 15 000| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражен НДС,             |      |      |       |                |
   |предъявленный рестораном |  19  |  71  |  2 700| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принят к вычету          |      |      |       |                |
   |предъявленный НДС        |  68  |  19  |  2 700|  Счет—фактура  |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Унифицированная форма авансового отчета N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. <**> Аналогичную позицию по данному вопросу занял ФАС Поволжского округа в Постановлении от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36, Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 28.04.2005, 21.04.2005 N 09АП-3554/05-АК по делу N А40-67128/04-117-595. Е.А.Кондрашкина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 30.03.2007 ————