Транспортная организация выдает водителю, осуществляющему международные перевозки, денежные средства в рублях в сумме 15 000 руб. под отчет для оплаты расходов в пути (приобретение бензина, визовые платежи, оплата автостоянок и проезда по платным автодорогам). По возвращении из поездки 23.05.2005 (курс евро, утвержденный ЦБ РФ на эту дату, - 35,3397 руб./евро) водитель представил авансовый отчет, к которому приложены оправдательные документы на сумму 489 евро (в том числе на бензин - 123 евро). Как отражаются в этой ситуации расчеты с работником?

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Письмом ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704 "Об уплате налога на доходы физических лиц" разъяснено, что водителей, постоянно занимающихся международными перевозками грузов, можно приравнять к лицам, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер как на территории Российской Федерации, так и в период пребывания на территории иностранных государств.

Организация перед поездкой выдает водителю наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40. Поскольку поездка работника не является командировкой, предъявление отчета об израсходованных суммах и окончательный расчет с работником по выданным ему под отчет денежным средствам производятся не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства (абз. 3 п. 11 Порядка).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сумма, выданная под отчет работнику, отражается по дебету данного счета в корреспонденции со счетом 50 "Касса". Сумма произведенных работником расходов, отчет о которых (авансовый отчет (форма N АО-1)) утвержден руководителем, списывается со счета 71 в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов в зависимости от характера произведенных расходов. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу из кассы организации, что отражается записью по дебету счета 71 и кредиту счета 50.

Авансовый отчет составляют в иностранной валюте только в том случае, если она выдавалась подотчетному лицу (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Все расходы, произведенные работником в поездке, признаются расходами организации на дату утверждения авансового отчета, поскольку именно на эту дату суммы произведенных расходов могут быть определены (п. 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Расходы, произведенные работником за счет средств организации и в ее интересах, в том числе расходы на уплату визовых платежей, оплату услуг автостоянок и платных автодорог, являются для организации расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 9 ПБУ 10/99) и отражаются по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 71 с последующим списанием в дебет счета 90 "Продажи", субсчет 90-2 "Себестоимость продаж" (Инструкция по применению Плана счетов).

Что касается приобретенного работником бензина, то его стоимость, равная сумме фактических затрат на приобретение, отражается по дебету счета 10 "Материалы", субсчет 10-3 "Топливо", и кредиту счета 71 (п. п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н). Оценка материально-производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету (п. 15 ПБУ 5/01), то есть в данном случае - на дату утверждения авансового отчета.

Исходя из условия, что весь приобретенный бензин использован работником в поездке, стоимость этого бензина списывается со счета 10, субсчет 10-3, в дебет счета 20.

Расходы транспортной организации на приобретение бензина признаются для целей налогообложения прибыли материальными расходами (пп. 1 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Стоимость материальных ценностей, включаемых в материальные расходы, определяется в порядке, установленном п. 2 ст. 254 НК РФ. Согласно п. 2 ст. 272 НК РФ датой осуществления таких расходов признается дата передачи в производство материалов - в части материалов, приходящихся на оказанные транспортные услуги.

Расходы на оплату услуг автостоянок и платных автодорог, а также визовые платежи признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой осуществления этих расходов в данном случае является дата утверждения авансового отчета работника (абз. 5 пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Выданы работнику денежные|      |      |       |    Расходный   |
   |средства под отчет       |  71  |  50  | 15 000| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |              На дату утверждения авансового отчета             |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Отражена стоимость       |      |      |       |                |
   |приобретенного бензина   |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |(123 х 35,3397)          | 10—3 |  71  |  4 347| Приходный ордер|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Списана стоимость        |      |      |       |                |
   |израсходованного бензина |  20  | 10—3 |  4 347|  Путевой лист  |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражены расходы на      |      |      |       |                |
   |уплату визовых платежей, |      |      |       |                |
   |оплату автостоянок и     |      |      |       |                |
   |проезда по платным       |      |      |       |                |
   |автодорогам              |      |      |       |                |
   |((489 — 123) х 35,3397)  |  20  |  71  | 12 934| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Расходы по обычным видам |      |      |       |                |
   |деятельности включены в  |      |      |       |                |
   |себестоимость продаж     |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |(4347 + 12 934)          | 90—2 |  20  | 17 281|     справка    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Произведена доплата      |      |      |       |                |
   |работнику по авансовому  |      |      |       |                |
   |отчету (489 х 35,3397 —  |      |      |       |    Расходный   |
   |15 000)                  |  71  |  50  |  2 281| кассовый ордер |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

И.В.Шувалова Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 24.06.2005 ————