В целях передачи на хранение в архив организации первичных документов, учетных регистров и отчетности организация (МУП) заключила договор с подрядчиком (физическим лицом), согласно которому подрядчик производит нумерацию листов первичных документов организации, их подшивку в тома и (или) переплетение за вознаграждение в сумме 10 000 руб.

Как отразить в учете организации данные расходы?

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В частности, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ). Сроки хранения некоторых видов документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).

Сроки хранения документов, указанные в названном Перечне (графа N 3), распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения (п. 2.4 Указаний по применению Перечня). МУПы, не являющиеся источниками комплектования муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа N 3) в течение 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня).

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Порядок хранения первичных документов регламентируется также разд. 6 "Порядок хранения первичных документов и учетных регистров" Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Согласно п. 6.1 Положения первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений (п. 6.4 Положения).

В данном случае организация силами подрядчика (физического лица) производит переплетные работы в целях приведения в надлежащий вид первичных документов организации, подлежащих передаче на хранение в архив организации <*>. В связи с этим организация несет расходы в сумме вознаграждения, выплачиваемого подрядчику после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия организации досрочно (п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 711 Гражданского кодекса РФ). Кроме того, поскольку подрядчик - физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, сумма начисленного организацией вознаграждения признается объектом налогообложения по ЕСН (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ). Сумма вознаграждения формирует налоговую базу в части суммы ЕСН, подлежащей уплате в федеральный бюджет (по ставке 20%) и в фонды обязательного медицинского страхования (по ставкам 0,8% и 2%), а в части суммы ЕСН, подлежащей уплате в ФСС РФ, сумма данного вознаграждения в налоговую базу не включается (п. 3 ст. 238, п. 1 ст. 241 НК РФ). На сумму вознаграждения подрядчика также не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, и п. 22 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).

Суммы начисленного вознаграждения и ЕСН признаются расходами организации по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). По дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" отражается начисленная сумма вознаграждения (в корреспонденции с кредитом счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами") и сумма ЕСН (в корреспонденции с кредитом соответствующих субсчетов счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению") (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Вознаграждение подрядчика является объектом налогообложения по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации"). Тарифы страховых взносов установлены в ст. ст. 22, 33 Федерального закона N 167-ФЗ. Сумма начисленных за отчетный период страховых взносов (авансовых платежей по страховому взносу) на обязательное пенсионное страхование уменьшает сумму ЕСН (сумму авансового платежа по ЕСН), подлежащую уплате в федеральный бюджет за этот период (абз. 2 п. 2 ст. 243 НК РФ).

Для целей исчисления налога на прибыль сумма вознаграждения, выплачиваемая подрядчику, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, учитывается в составе расходов на оплату труда согласно п. 21 ст. 255 НК РФ. Сумма ЕСН учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Согласно пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу в Российской Федерации признается объектом налогообложения по НДФЛ. Налогообложение вознаграждения подрядчика производится по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). При этом, поскольку физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, то организация, от которой налогоплательщик получил доход, в качестве налогового агента обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). На основании п. 4 ст. 226 НК РФ начисленная сумма НДФЛ должна удерживаться организацией непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Удержание НДФЛ отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 76 и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

В приведенной ниже таблице использованы следующие наименования субсчетов второго порядка по балансовому счету 69:

69-2-1 "ЕСН в части, зачисляемой в федеральный бюджет";

69-2-2 "Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на финансирование страховой части трудовой пенсии";

69-2-3 "Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на финансирование накопительной части трудовой пенсии";

69-3-1 "ЕСН в части, зачисляемой в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС)";

69-3-2 "ЕСН в части, зачисляемой в территориальный фонд обязательного медицинского страхования (ТФОМС)".

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                         |      |      |       |  Акт приемки—  |
   |                         |      |      |       |      сдачи     |
   |Начислено вознаграждение |      |      |       |   выполненных  |
   |подрядчику               |  26  |  76  | 10 000|      работ     |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Начислен ЕСН на сумму    |      |      |       |                |
   |вознаграждения           |      |69—2—1|       |                |
   |(10 000 х (20% + 0,8% +  |      |69—3—1|       |  Бухгалтерская |
   |+ 2%))                   |  26  |69—3—2|  2 280| справка—расчет |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Начислены взносы на      |      |      |       |                |
   |обязательное пенсионное  |      |      |       |                |
   |страхование (на          |      |      |       |                |
   |финансирование трудовой  |      |69—2—2|       |  Бухгалтерская |
   |пенсии) (10 000 х 14%)   |69—2—1|69—2—3|  1 400| справка—расчет |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |           На дату выплаты вознаграждения подрядчику            |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Удержан НДФЛ             |      |      |       |    Налоговая   |
   |(10 000 х 13%)           |  76  |  68  |  1 300|    карточка    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражена выплата         |      |      |       |                |
   |вознаграждения подрядчику|      |      |       |    Расходный   |
   |(10 000 — 1300)          |  76  |  50  |  8 700| кассовый ордер |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Заметим, что согласно п. 4 ст. 10 Федерального закона N 129-ФЗ содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Таким образом, подрядчик, получивший доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности организации, обязан хранить коммерческую тайну. В целях установления гарантий сохранности коммерческой тайны и ответственности подрядчика организации целесообразно совместно с подрядчиком подписать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. В.В.Гришина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению 01.06.2005 ————