Организация через подотчетное лицо приобретает три месячных проездных билета на проезд в городском транспорте. Стоимость одного билета составляет 500 руб. Приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях. Для целей исчисления налога на прибыль доходы и расходы определяются методом начисления.

На основании ст.22 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. Таким образом, при направлении сотрудника по служебным делам вне места расположения его основного рабочего места организация обязана нести расходы, связанные с его передвижением.

В данном случае проездные билеты приобретены через подотчетное лицо. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На сумму, выданную под отчет сотруднику для приобретения билетов, дебетуется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса", субсчет 50-1 "Касса организации". Оприходование приобретенных подотчетным лицом билетов отражается по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом счета 50, субсчет 50-3 "Денежные документы".

Выдача билетов сотруднику при направлении его по служебным делам вне места расположения его постоянного рабочего места отражается как выдача под отчет денежных документов по кредиту счета 50, субсчет 50-3 в корреспонденции с дебетом счета 71. Возврат билета по окончании поездки отражается по дебету счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с кредитом счета 71.

Так как в рассматриваемой ситуации проездные билеты используется организацией для производственных нужд, то расходы по их приобретению признаются расходами по обычным видам деятельности (п.5 ПБУ 10/99). В бухгалтерском учете расходы признаются при наличии условий, указанных в п.16 ПБУ 10/99, в данном случае на дату окончания срока действия проездного билета.

В бухгалтерском учете признание расходов на оплату проездных билетов отражается по кредиту счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат, например со счетом 26 "Общехозяйственные расходы".

Считаем, что для целей исчисления налога на прибыль расходы на приобретение проездных билетов в данном случае учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с деятельностью организации, направленной на получение дохода на основании пп.49 п.1 ст.264 НК РФ.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Выданы денежные средства |      |      |       |                |
   |подотчетному лицу для    |      |      |       |                |
   |приобретения проездных   |      |      |       |    Расходный   |
   |билетов (500 х 3)        |  71  | 50—1 |  1 500| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Оприходованы проездные   |      |      |       |                |
   |билеты                   | 50—3 |  71  |  1 500| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |          По мере выдачи проездных билетов сотрудникам          |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Билет предоставлен       |      |      |       | Ведомость учета|
   |сотруднику для совершения|      |      |       |выдачи проездных|
   |поездки в служебных целях|  71  | 50—3 |    500|    билетов     |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Сотрудником возвращен    |      |      |       |                |
   |проездной билет по       |      |      |       | Ведомость учета|
   |окончании служебной      |      |      |       |выдачи проездных|
   |поездки                  | 50—3 |  71  |    500|    билетов     |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |          По окончании срока действия проездных билетов         |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Списана стоимость        |      |      |       |                |
   |использованных проездных |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |билетов                  |  26  | 50—3 |  1 500|     справка    |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

Н.В.Чаплыгина Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 30.10.2002 ————