В сентябре 2002 г. торговая организация, определяющая доходы и расходы в целях налогообложения прибыли кассовым методом и освобожденная от обязанностей плательщика НДС в соответствии со ст.145 Налогового кодекса РФ, принимала представителей поставщика, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимного сотрудничества. Стоимость организованного в ресторане обеда для указанных лиц согласно счету и кассовому чеку ресторана составила 4500 руб. Оплата произведена работником организации за счет денежных средств, выданных ему под отчет. Расходы организации на оплату труда, признанные в налоговом учете за 9 месяцев текущего года (январь - сентябрь), составили 100 000 руб. Других представительских расходов в отчетном периоде организация не осуществляла.

В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40, наличные деньги под отчет на хозяйственно - операционные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Работник, получивший наличные деньги под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, отражается по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные из кассы организации под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом 50 "Касса", субсчет 50-1 "Касса организации". На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходы организации по приему представителей поставщика, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимного сотрудничества, являются представительскими расходами, которые на основании п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, формируют расходы по обычным видам деятельности. Данные расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (п.6 ПБУ 10/99).

В бухгалтерском учете торговой организации представительские расходы учитываются в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов на счете 44 "Расходы на продажу".

Таким образом, расходы по оплате организованного в ресторане обеда отражаются в данном случае по дебету счета 44 и кредиту счета 71 на основании представленного работником и утвержденного руководителем организации авансового отчета, к которому должны быть приложены счет и кассовый чек ресторана.

В целях налогообложения прибыли к представительским расходам относятся, в частности, расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах (п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ).

В соответствии с пп.22 п.1 и п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в размере, не превышающем 4 процентов от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. На наш взгляд, расчет предельной величины представительских расходов организациями, определяющими доходы и расходы в целях исчисления налога на прибыль кассовым методом, осуществляется исходя из суммы фактически произведенных расходов на оплату труда, т.е. расходов, признанных в налоговом учете <*>. Таким образом, в данном случае предельная величина представительских расходов - 4000 руб. (100 000 х 4%).

В рассматриваемой ситуации сумма фактически осуществленных организацией представительских расходов составляет 4500 руб. и, соответственно, превышает указанную предельную величину. Следовательно, при исчислении налога на прибыль за 9 месяцев 2002 г. организация вправе отразить в налоговом учете в составе расходов представительские расходы в сумме 4000 руб.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Выдано из кассы под отчет|      |      |       |                |
   |на представительские     |      |      |       |    Расходный   |
   |расходы                  |  71  | 50—1 |  4 500| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражено признание в     |      |      |       |                |
   |учете представительских  |      |      |       |                |
   |расходов                 |  44  |  71  |  4 500| Авансовый отчет|
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ———————————————————————————————
   

<*> При кассовом методе расходы на оплату труда работников организации учитываются в целях исчисления налога на прибыль в составе расходов в момент погашения задолженности перед работниками путем выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности - в момент такого погашения (пп.1 п.3 ст.273 НК РФ). В.А.Остояч Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 03.10.2002 ————