Работник торговой организации направляется в зарубежную командировку на 5 дней для подписания контракта на поставку импортного товара. Для оформления работнику въездной визы и требующейся для получения визы медицинской страховки другому работнику организации из кассы под отчет выданы денежные средства в сумме 1500 руб. Расходы по оформлению визы работнику, произведенные подотчетным лицом, составили 750 руб., расходы по оформлению медицинской страховки - 350 руб. Неиспользованный остаток выданной суммы возвращен подотчетным лицом в кассу организации. Как отразить в учете расходы на получение визы и медицинской страховки?

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции в данном случае со счетом 50 "Касса", субсчет 50-1 "Касса организации".

На израсходованные в соответствии с авансовым отчетом <*> подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

В данном случае произведенные подотчетным лицом расходы связаны с направлением в зарубежную командировку работника организации, целью которой является заключение контракта на импорт товаров. Соответственно, все расходы по данной командировке являются расходами, непосредственно связанными с приобретением товаров.

Расходы по командировке работника, связанной с приобретением товаров, являются для торговой организации расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость проданных товаров (п.п.5, 9 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Согласно п.13 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально - производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, организация, осуществляющая торговую деятельность, может затраты по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу, не относить на увеличение стоимости приобретенных товаров, а включать в состав расходов на продажу, для учета которых Планом счетов предназначен счет 44 "Расходы на продажу".

В то же время в данном случае на момент утверждения авансового отчета <*> подотчетного лица, производившего оформление визы и медицинской страховки командируемого работника, у организации, на наш взгляд, отсутствуют основания признать произведенные подотчетным лицом расходы расходами на продажу, поскольку на этот момент работник в командировку еще не убыл и, соответственно, договор на поставку товаров этим работником еще не заключен.

Считаем, что до возвращения работника из командировки и подтверждения производственного характера данной командировки <**> организация может предварительно учесть расходы по оформлению визы и медицинской страховки в составе расходов будущих периодов.

В этом случае на дату утверждения авансового отчета работника, получившего денежные средства на оформление визы и медицинской страховки, произведенные подотчетным лицом документально подтвержденные расходы по оформлению визы и медицинской страховки командируемого работника отражаются по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На дату утверждения авансового отчета командированного работника (вместе с которым в бухгалтерию работник представляет служебное задание, содержащее согласованный с руководителем отчет о его выполнении) учтенные на счете 97 расходы включаются в состав расходов на продажу.

Для целей налогообложения прибыли расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией на основании пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ.

Согласно пп.5 п.7 ст.272 НК РФ датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. В то же время по общему правилу, закрепленному в п.1 ст.252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. На наш взгляд, в данном случае расходы по оформлению визы и медицинской страховки можно признать расходами, направленными на получение дохода, при представлении работником согласованного с руководителем отчета о выполнении служебного задания, то есть, как и в бухгалтерском учете, на дату представления авансового отчета командированным работником.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |  На дату выдачи денежных средств из кассы подотчетному лицу на |
   |оформление визы и медицинской страховки командируемого работника|
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Выданы подотчетному лицу |      |      |       |                |
   |денежные средства для    |      |      |       |                |
   |оформления визы и        |      |      |       |                |
   |медицинской страховки    |      |      |       |                |
   |командируемому за рубеж  |      |      |       |    Расходный   |
   |работнику                |  71  | 50—1 |  1 500| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |   На дату утверждения авансового отчета подотчетного лица <*>  |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Расходы по оформлению    |      |      |       |                |
   |визы и медицинской       |      |      |       |                |
   |страховки предварительно |      |      |       |                |
   |учтены в составе расходов|      |      |       |Авансовый отчет,|
   |будущих периодов         |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |(750 + 350)              |  97  |  71  |  1 100|     справка    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Возвращен в кассу        |      |      |       |                |
   |неиспользованный остаток |      |      |       |                |
   |выданной под отчет суммы |      |      |       |    Приходный   |
   |(1500 — 1100)            | 50—1 |  71  |    400| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |      На дату представления в бухгалтерию согласованного с      |
   |  руководителем отчета о выполнении командированным  работником |
   |                     служебного задания <**>                    |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |                         |      |      |       |    Служебное   |
   |                         |      |      |       |   задание для  |
   |                         |      |      |       |  направления в |
   |                         |      |      |       | командировку и |
   |Расходы по оформлению    |      |      |       |   отчет о его  |
   |визы и медицинской       |      |      |       |   выполнении,  |
   |страховки признаны       |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |расходами на продажу     |  44  |  97  |  1 100|     справка    |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ———————————————————————————————
   

<*> Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), которая составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. <**> Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (форма N Т-10а), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания Приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма N Т-9). Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. Ю.С.Орлова Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 24.09.2002 ————