В августе 2002 г. работник организации по возвращении из командировки, целью которой было приобретение комплектующих, представил авансовый отчет с приложенными оправдательными документами, согласно которому остаток неиспользованных денежных средств составил 4800 руб. Остаток неиспользованных денежных средств в установленный срок работник не вернул. В связи с этим администрацией издан приказ об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника. Ежемесячная сумма заработной платы работника составляет 12 000 руб.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, и расчет с командированными лицами, получившими наличные денежные средства под отчет, производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 N 40. В соответствии с п.11 Порядка лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, работодатели могут производить удержания из заработной платы работника (ст.137 Трудового кодекса РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на служебные командировки, отражается согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", который дебетуется на выданные под отчет суммы и кредитуется на израсходованные подотчетными лицами суммы. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Следует обратить внимание на то, что в данной ситуации на основании ст.138 ТК РФ единовременно из заработной платы работника организация может удержать не более 2400 руб. (12 000 х 20%).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |     Бухгалтерские записи по истечении срока, установленного    |
   |          для сдачи денежных средств, не израсходованных        |
   |                         подотчетным лицом                      |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Списан остаток           |      |      |       |                |
   |неизрасходованной суммы, |      |      |       |                |
   |выданной под отчет и     |      |      |       |                |
   |своевременно не          |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |возвращенной работником  |  94  |  71  |  4 800| справка—расчет |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Удержана часть           |      |      |       |                |
   |своевременно             |      |      |       |  Распоряжение  |
   |не возвращенной суммы,   |      |      |       |  руководителя, |
   |выданной работнику под   |      |      |       |    Расчетно—   |
   |отчет, из заработной     |      |      |       |    платежная   |
   |платы за август          |  70  |  94  |  2 400|    ведомость   |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Удержана часть           |      |      |       |                |
   |своевременно             |      |      |       |  Распоряжение  |
   |не возвращенной суммы,   |      |      |       |  руководителя, |
   |выданной работнику под   |      |      |       |    Расчетно—   |
   |отчет, из заработной     |      |      |       |    платежная   |
   |платы за сентябрь        |  70  |  94  |  2 400|    ведомость   |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

Н.В.Чаплыгина Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 04.09.2002 ————