В августе 2002 г. работник аппарата управления по распоряжению руководителя организации направлен в служебную командировку сроком на 6 дней. Перед поездкой для работника было забронировано место в гостинице. Из кассы на командировочные расходы выдано 5000 руб. По возвращении из командировки сотрудником представлен авансовый отчет с приложенными оправдательными документами: железнодорожные билеты на сумму 630 руб. (в том числе НДС и налог с продаж), счет и счет-фактура за проживание в гостинице и резервирование номера на сумму 2898 руб., в том числе НДС 460 руб. и налог с продаж 138 руб., при этом стоимость услуг по резервированию номера составила 378 руб., в том числе НДС 60 руб., налог с продаж 18 руб.). Суточные выплачиваются согласно установленным нормам. При окончательном расчете работник вернул в кассу организации остаток неиспользованных денежных средств. Доходы и расходы определяются методом начисления.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст.167 ТК РФ). К возмещаемым работнику расходам, связанным со служебной командировкой, относятся: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст.168 ТК РФ).

Командировочные расходы, связанные с процессом управления производством, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). В рассматриваемой ситуации в составе командировочных расходов учитываются: расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, расходы на проживание (в состав которых входит стоимость резервирования гостиничного номера), а также суточные, выплачиваемые командированному лицу. При этом в бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются с учетом уплаченной суммы налога с продаж.

Информация о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет на служебные командировки, отражается согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств (в данном случае со счетом 50 "Касса"). На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в данном случае в корреспонденции с дебетом счета 26 "Общехозяйственные расходы" (в части расходов на командировку) и дебетом счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" (в части сумм НДС, уплаченных по расходам). Основанием для списания израсходованных подотчетным лицом сумм является утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, и расчет с командированными лицами, получившими наличные денежные средства под отчет, производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 N 40.

В целях исчисления налога на прибыль расходы на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. При этом расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также расходы по найму жилого помещения учитываются без ограничения. Суточные учитываются в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации. В настоящее время за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации суточные установлены в размере 100 руб. (пп."а" п.1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией"). Поскольку в данном случае суточные выплачиваются согласно установленным нормам, то в целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы учитываются в полном объеме.

На основании п.7 ст.171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по расходам на командировку, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также расходам по найму жилого помещения), организация вправе принять к вычету.

Основанием для принятия к вычету в данном случае на основании п.1 ст.172 НК РФ являются железнодорожные билеты и счет-фактура гостиницы.

В данном случае суммы командировочных расходов, возмещаемые работнику, не облагаются единым социальным налогом (пп.2 п.1 ст.238 НК РФ), кроме того, с них не удерживается налог на доходы физических лиц (п.3 ст.217 НК РФ).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Выданы из кассы денежные |      |      |       |                |
   |средства под отчет на    |      |      |       |    Расходный   |
   |командировочные расходы  |  71  |  50  |  5 000| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражены расходы по      |      |      |       |                |
   |проезду работника к месту|      |      |       |                |
   |командировки и обратно   |  26  |  71  |    530| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                         |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |Отражен НДС по расходам  |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |на проезд                |  19  |  71  |    100| справка—расчет |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражены расходы по найму|      |      |       |                |
   |жилого помещения в       |      |      |       |                |
   |командировке             |  26  |  71  |  2 438| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражен НДС по расходам  |      |      |       |                |
   |по найму жилого помещения|  19  |  71  |    460| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражены расходы по      |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |оплате суточных          |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |(100 х 6)                |  26  |  71  |    600| справка—расчет |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принят к вычету НДС      |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |по командировочным       |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |расходам                 |  68  |  19  |    560| справка—расчет |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Возвращен в кассу остаток|      |      |       |                |
   |подотчетной суммы        |      |      |       |                |
   |(5000 — 530 — 100 —      |      |      |       |    Приходный   |
   |— 2438 — 460 — 600)      |  50  |  71  |    872| кассовый ордер |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

Н.В.Чаплыгина Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 03.09.2002 ————