Работник торговой организации, находясь в служебной командировке с целью организации доставки приобретенных товаров, в результате возникшей необходимости произвел оплату за доставку товаров автотранспортом собственными наличными денежными средствами. Работник действует от имени организации на основании доверенности. Оплату за доставку организация планировала осуществить безналичным путем (денежные средства на эти цели под отчет работнику не выдавались). Стоимость доставки товара - 15 000 руб., в том числе НДС 2500 руб. По возвращении работника уплаченная им сумма была возмещена из кассы организации. В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета расходы по доставке товаров включаются в издержки обращения, для целей налогообложения прибыли доходы и расходы определяются по методу начисления. Как отразить в учете указанные операции?

Расходы торговой организации по доставке приобретенного товара на основании п.13 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально - производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, могут включаться непосредственно в состав расходов на продажу.

В таком случае в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) расходы на доставку товаров на основании выставленных транспортной организацией расчетных документов отражаются по дебету счета 44 "Расходы на продажу" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Сумма НДС, предъявленная транспортной компанией, отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и кредиту счета 60. Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" дебетуется на суммы исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др.

В данном случае оплата за доставку произведена за счет собственных денежных средств работника организации, и оплаченная работником сумма подлежит возмещению организацией. Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, Планом счетов предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Поскольку в данном случае денежные средства на оплату доставки работнику под отчет не выдавались, считаем, что для учета расчетов с работником по возмещению ему оплаченной за счет его собственных средств стоимости доставки следует использовать счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Таким образом, погашение задолженности перед транспортной компанией по оплате стоимости доставки за счет собственных средств работника организации отражается по дебету счета 60 и кредиту счета 73.

Сумму НДС со стоимости доставки товаров, оплата которой произведена работником организации, действующим на основании доверенности, за счет его собственных средств, организация имеет право принять к вычету на основании пп.1 п.2 ст.171 и п.1 ст.172 Налогового кодекса РФ, независимо от того, возмещены ли данные расходы работнику. Это обусловлено тем, что работник произвел оплату транспортной компании, действуя на основании доверенности организации (ст.185 Гражданского кодекса РФ), что согласно п.1 ст.182 ГК РФ прекращает обязательства организации перед транспортной компанией по оплате стоимости доставки. Следовательно, при наличии надлежащим образом оформленного счета - фактуры все условия принятия НДС к вычету, указанные в п.1 ст.172 НК РФ, являются выполненными.

Погашение задолженности организации перед работником по возмещению оплаченной им стоимости доставки отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 50 "Касса".

Поскольку в данном случае работнику производится только возмещение понесенных им в интересах организации расходов, выплачиваемая работнику сумма объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу на основании ст.ст.209, 236 НК РФ не является.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражены расходы по      |      |      |       |    Товарно—    |
   |доставке приобретенного  |      |      |       |  транспортная  |
   |товара                   |  44  |  60  | 12 500|    накладная   |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражена сумма НДС,      |      |      |       |                |
   |предъявленная            |      |      |       |                |
   |транспортной организацией|  19  |  60  |  2 500|  Счет—фактура  |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражена оплата          |      |      |       |                |
   |стоимости доставки за    |      |      |       |    Заявление   |
   |счет собственных средств |      |      |       |    работника,  |
   |работника, которая       |      |      |       |    Квитанция   |
   |подлежит возмещению      |      |      |       |  к приходному  |
   |работнику организацией   |  60  |  73  | 15 000|кассовому ордеру|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принят к вычету НДС со   |      |      |       |                |
   |стоимости доставки,      |      |      |       |                |
   |оплаченной за счет       |      |      |       |                |
   |собственных средств      |      |      |       |                |
   |работника                |  68  |  19  |  2 500|  Счет—фактура  |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Возмещена работнику      |      |      |       |                |
   |оплаченная им стоимость  |      |      |       |    Расходный   |
   |доставки товара          |  73  |  50  | 15 000| кассовый ордер |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

Ю.С.Орлова Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 23.07.2002 ————