Организация, расположенная в районе Крайнего Севера, в июле 2002 г. выдала работнику основного производства денежные средства на оплату стоимости проезда работника и его несовершеннолетнего ребенка к месту использования отпуска и обратно в сумме 10 000 руб. По возвращении из отпуска работник предъявил 2 авиабилета, подтверждающих проезд, общая стоимость которых составляет 9000 руб. Разница между выданной работнику суммой и фактической стоимостью проезда возвращена работником в кассу организации. Как отразить данные операции в бухгалтерском и налоговом учете?

Статьей 325 Трудового кодекса РФ, а также ст.33 Закона РФ от 19.02.93 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" установлено, что лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории РФ и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов.

Работодатели также оплачивают стоимость проезда к месту использования отпуска работника и обратно и провоза багажа неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям) независимо от времени использования отпуска.

Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно работника и членов его семьи производится перед отъездом работника в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов.

На наш взгляд, денежные средства на оплату стоимости проезда, выданные работнику до его отъезда в отпуск, до момента предъявления работником документов, подтверждающих стоимость проезда, и проведения окончательных расчетов с работником отражаются организацией как выданные работнику под отчет.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Предусмотренные трудовым законодательством расходы по оплате организацией работнику стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно формируют расходы организации на оплату труда, которые являются расходами по обычным видам деятельности (п.5, 8 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Для обобщения информации о расчетах с персоналом по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам предназначен счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

По кредиту счета 70 в данном случае отражается включение в расходы на оплату труда стоимости проезда работника в отпуск в корреспонденции со счетом 20 "Основное производство". По дебету счета 70 отражается выплаченная работнику из кассы сумма, подтвержденная соответствующими документами (авиабилетами) в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Стоимость проезда работников и членов их семей к месту проведения отпуска и обратно, оплачиваемая налогоплательщиком лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, на основании пп.9 п.1 ст.238 Налогового кодекса РФ не подлежит налогообложению единым социальным налогом. Соответственно, с указанной суммы не исчисляются взносы на обязательное пенсионное страхование (п.2 ст.10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Доход работника в виде компенсации ему организацией на основании ст.325 Трудового кодекса РФ стоимости проезда в отпуск не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с п.1 ст.217 НК РФ (как компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством).

Для целей налогообложения прибыли расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях), произведенные в порядке, предусмотренном законодательством РФ, включаются в расходы на оплату труда (п.7 ст.255 НК РФ).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                Перед отъездом работника в отпуск               |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Выданы под отчет         |      |      |       |                |
   |работнику из кассы       |      |      |       |                |
   |денежные средства на     |      |      |       |    Расходный   |
   |оплату проезда к месту   |      |      |       | кассовый ордер,|
   |использования отпуска и  |      |      |       |    Заявление   |
   |обратно                  |  71  |  50  | 10 000|    работника   |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |              При возвращении работника из отпуска              |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |                         |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |Отражена стоимость       |      |      |       | Записка—расчет |
   |проезда в отпуск         |      |      |       |о предоставлении|
   |работника и его          |      |      |       |    отпуска     |
   |несовершеннолетнего      |      |      |       |   работнику,   |
   |ребенка                  |  20  |  70  |  9 000|   Авиабилеты   |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                         |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |                         |      |      |       | Записка—расчет |
   |Списана сумма, выданная  |      |      |       |о предоставлении|
   |работнику под отчет,     |      |      |       |    отпуска     |
   |на основании авиабилетов,|      |      |       |   работнику,   |
   |представленных работником|  70  |  71  |  9 000|   Авиабилеты   |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Внесена в кассу          |      |      |       |                |
   |работником сумма,        |      |      |       |                |
   |выданная сверх стоимости |      |      |       |    Приходный   |
   |авиабилетов              |  50  |  71  |  1 000| кассовый ордер |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

Ю.С.Орлова Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 15.07.2002 ————