Работнику торговой организации, направленному в командировку в г. Минск (Беларусь) с целью исполнения обязательств организации по установке и наладке оборудования в рамках заключенного договора поставки оборудования, выдана под отчет сумма 10 000 руб. Работник убыл в командировку 3 июня и прибыл 6 июня 2002 г. 7 июня работником представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы по оплате проезда и проживания в гостинице: железнодорожные билеты на сумму 3000 руб., в т.ч. НДС 500 руб., а также квитанция и счет за проживание в гостинице - 1200 руб., включая НДС. Авансовый отчет утвержден руководителем, остаток суммы, выданной под отчет, возвращен в кассу организации.

Работник организации, получивший наличные средства в кассе организации на хозяйственно - операционные расходы, для целей бухгалтерского учета является подотчетным лицом. Расчеты с подотчетными лицами регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным под отчет, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций, утвержденного Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" отражается выдача наличных денежных средств.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.11 Порядка). При представлении работником утвержденного руководителем авансового отчета, оформленного надлежащим образом, с приложением всех указанных в нем оправдательных документов по кредиту счета 71 делается запись на сумму подтвержденных документами расходов. Сумма денежных средств, не использованная работником либо не подтвержденная документами, возвращается работником в кассу организации, при этом производится запись по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 Трудового кодекса). В рассматриваемой ситуации командировка работника связана с обязательствами организации по договору поставки оборудования, таким образом, расходы организации по данной командировке относятся к расходам по обычным видам деятельности, связанным с продажей оборудования (п.5 Положения по бухгалтерском учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н), по элементу "Прочие затраты". Такие расходы являются коммерческими и признаются в себестоимости продаж полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п.9 ПБУ 10/99), если это предусмотрено учетной политикой организации. В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению расходы, связанные с продажей товара, отражаются по дебету счета 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции с кредитом счета 71 в сумме, подтвержденной документами, без НДС.

Сумма НДС, выделенная в железнодорожных билетах и включенная в стоимость проезда, отражается по дебету счета 19 "НДС по приобретенным ценностям" и кредиту счета 71. Сумма, учтенная на счете 44, списывается полностью в дебет счета 90 "Продажи", субсчет 90-2 "Себестоимость продаж", и учитывается при формировании финансового результата от реализации оборудования.

Что касается суммы НДС, уплаченной в стоимости потребленных работником услуг гостиницы на территории Республики Беларусь, то на настоящий момент нет оснований принять ее к вычету. Во взаимной торговле с Республикой Беларусь сохраняется существовавший до 1 июля 2001 г. порядок взимания налога на добавленную стоимость, распространяющийся только на суммы НДС, уплаченные хозяйствующим субъектам Республики Беларусь по ввозимым в Россию товарам, предусмотренный ст.13 Федерального закона от 05.08.2000 N 118-ФЗ. Таким образом, в бухгалтерском учете сумма расходов на проживание учитывается с включением в нее суммы НДС.

Сумма НДС, включенная в стоимость железнодорожных билетов, подлежит налоговому вычету. При этом документами, необходимыми для осуществления вычета по НДС, включенного в стоимость проезда, являются железнодорожные билеты (п.1 ст.172, п.7 ст.171 НК РФ).

В бухгалтерском учете на сумму НДС, принятую к вычету, производится запись по дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" и кредиту счета 19 .

Помимо расходов по проезду и расходов по найму жилого помещения в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (ст.168 Трудового кодекса РФ). В данном случае работник находился в командировке 4 дня. На основании Приказа Минфина России от 12.11.2001 N 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" с 01.01.2002 при командировках в Республику Беларусь нормы суточных установлены в размере 48 долл. США за каждый день нахождения в командировке. Расчет суточных должен производиться с учетом Письма Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу", согласно которому со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. В данной ситуации за 3 дня работнику должны быть выплачены суточные из расчета 48 долларов США в день, а за один день - 100 руб. в день (Приказ Минфина России "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ" от 06.07.2001 N 49н).

Организация признает расходы по командировке в день утверждения авансового отчета (Приложение к Положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденному Приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н). Следовательно, размер суточных, исчисленных исходя из норм, установленных в долларах США, определяется по курсу доллара США, установленного ЦБ РФ по отношению к рублю РФ на 7 июня 2002 г. (1 доллар = 31,3924 рубля РФ).

Произведенные компенсационные выплаты, связанные с возмещением командировочных расходов (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), не подлежат обложению ЕСН и налогом на доходы физических лиц (пп.2 п.1 ст.238, п.3 ст.217 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли данные расходы отражаются в налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с реализацией, и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, поскольку произведены в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ, Постановление Правительства РФ "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" от 08.02.2002 N 93).

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                 Бухгалтерские записи 03.06.2002                |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |                         |      |      |       |     Приказ     |
   |                         |      |      |       | (распоряжение) |
   |                         |      |      |       |  о направлении |
   |Выданы под отчет         |      |      |       |    работника   |
   |работнику денежные       |      |      |       | в командировку,|
   |средства из кассы        |      |      |       |    Расходный   |
   |организации              |  71  |  50  | 10 000| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |                 Бухгалтерские записи 07.06.2002                |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Отражены расходы по      |      |      |       |                |
   |командировке работника   |      |      |       |                |
   |((48 х 3) х 31,3924 +    |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |+ 100 + 1200 + (3000 —   |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |— 500))                  |  44  |  71  |  8 321| справка—расчет |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражена сумма НДС,      |      |      |       |Авансовый отчет,|
   |выделенная в             |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |железнодорожных билетах  |  19  |  71  |    500| справка—расчет |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Принята к вычету сумма   |      |      |       |                |
   |НДС, указанная в         |      |      |       |                |
   |железнодорожных билетах  |  68  |  19  |    500| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Неиспользованная сумма   |      |      |       |                |
   |выданного аванса на      |      |      |       |                |
   |командировочные расходы  |      |      |       |                |
   |возвращена в кассу       |      |      |       |    Приходный   |
   |(10 000 — 8 321 — 500)   |  50  |  71  |  1 179| кассовый ордер |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

В.В.Миронова Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 10.07.2002 ————