В результате проведения инвентаризации наличных денежных средств в кассе организации выявлена недостача денежных средств в сумме 200 руб. С кассиром заключен письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Недостача взыскивается с материально - ответственного работника (кассира) путем удержания из заработной платы.

В соответствии с п.1 ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Согласно п.37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в каждой организации производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (п.27 Порядка).

Выявленная в ходе проведения инвентаризации денежной наличности недостача на основании Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", предназначенного для обобщения информации о суммах недостач материальных и иных ценностей (включая денежные средства), в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса".

В соответствии со ст.238 Трудового кодекса РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается, в частности, реальное уменьшение наличного имущества работодателя.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ), за исключением случаев, предусмотренных ТК или иными федеральными законами, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба (ст.242 ТК РФ). Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере.

Случаи полной материальной ответственности предусмотрены ст.243 ТК РФ. Так, согласно п.1 ст.243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае, когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей.

При приеме на работу кассира с ним заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу имущества, следовательно, в рассматриваемом случае работник несет материальную ответственность в полном объеме (ст.244 ТК РФ).

Сумма недостач денежных средств, взыскиваемая с виновного работника, согласно Инструкции по применению Плана счетов отражается по кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с дебетом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", в корреспонденции с дебетом счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" производится запись на суммы удержаний из заработной платы виновного работника. Удержание из заработной платы работника производится с учетом ограничений, установленных ст.138 ТК РФ.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражена недостача       |      |      |       |      Акт       |
   |денежных средств,        |      |      |       | инвентаризации |
   |выявленная при           |      |      |       |    наличных    |
   |инвентаризации <*>       |  94  |  50  |    200|денежных средств|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражена сумма недостачи |      |      |       |                |
   |денежных средств,        |      |      |       |                |
   |подлежащая взысканию с   |      |      |       |     Приказ     |
   |виновного работника      |      |      |       |  руководителя  |
   |организации              | 73—2 |  94  |    200|   организации  |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражено удержание суммы |      |      |       |                |
   |материального ущерба из  |      |      |       |    Расчетно—   |
   |заработной платы         |      |      |       |    платежная   |
   |виновного работника      |  70  | 73—2 |    200|    ведомость   |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ———————————————————————————————
   

<*> Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Результаты инвентаризации оформляются документами по формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 27.03.2000 N 26. Н.А.Якимкина Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 25.06.2002 ————