Организация, занимающаяся оптовой торговлей, имеет на балансе автомобиль марки ВАЗ-2107. Автомобиль используется работниками бухгалтерии, торговыми представителями, менеджерами для поездок, связанных с осуществлением деятельности организации. В начале месяца водителю выдается под отчет определенная сумма рублей на покупку бензина и прочих необходимых материалов. Приказом руководителя установлен срок представления водителем авансового отчета - месяц со дня получения денежных средств. В конце месяца водитель отчитывается за приобретенный бензин по чекам АЗС. Как отразить в бухгалтерском учете затраты на бензин и списание израсходованного бензина? Как учесть такие затраты при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль?

Расходы, осуществленные при эксплуатации автомобиля и связанные с торговой деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). На базе признанных расходов по обычным видам деятельности формируется себестоимость продаж (п.9 ПБУ 10/99). В организациях, осуществляющих торговую деятельность, такие расходы отражаются по дебету счета 44 "Расходы на продажу" согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Выдача денег работнику под отчет на хозяйственно - операционные расходы производится по расходному кассовому ордеру, утверждаемому руководителем. При этом производится бухгалтерская запись по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". Порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п.п.10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Осуществление контроля соответствия пробега автомобиля расходу бензина производится на основании путевых листов. Унифицированная форма (форма N 3) путевого листа легкового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 для организаций, осуществляющих деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющихся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

В данном случае для торговой организации обязательное использование унифицированной формы путевого листа легкового автомобиля не является обязательным. На основании указанной формы можно разработать форму путевого листа только с необходимыми для организации данными. Такая форма путевого листа должна содержать дату, сведения об организации, об автомобиле (марка, государственный номерной знак), о водителе (Ф.И.О., номер удостоверения), о показаниях спидометра, подпись составляющего форму лица с ее расшифровкой. Такой путевой лист может быть составлен на период в несколько дней. Это может быть удобно при небольшом количестве поездок и типовых маршрутах. По каждому рабочему дню указывается информация о лицах, пользовавшихся автомобилем (с их подписями), о времени поездки, о показаниях спидометра на начало и конец рабочего дня. Данные о показаниях спидометра должны контролироваться ответственным лицом, удостоверяющим правильность заполнения путевого листа своей подписью.

В конце месяца водитель сдает в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками АЗС и путевыми листами. Приобретение водителем бензина отражается по дебету счета 10 "Материалы", субсчет 10-3 "Топливо", в корреспонденции с кредитом счета 71 в сумме, утвержденной по авансовому отчету на основании чеков АЗС. Следует вести количественный учет бензина. Списание бензина на расходы производится в конце месяца на основании утвержденного авансового отчета водителя. При списании бензина применяется один из методов расчета его стоимости, указанных в п.73 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально - производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н: метод списания по средней себестоимости, метод ФИФО, метод ЛИФО.

Для примера произведем расчет списываемого бензина по методу средней себестоимости. Для расчета средней себестоимости бензина, израсходованного за месяц, необходимы данные о количестве и стоимости бензина на начало месяца, о количестве и стоимости приобретенного (по авансовому отчету) бензина, о количестве израсходованного за месяц бензина, которое определяется по данным путевых листов. Расчет производится бухгалтером и оформляется бухгалтерской справкой - расчетом.

Например, на начало месяца (дебет счета 10, субсчет 10-3) было 12 литров бензина себестоимостью 108 руб. Водителю было выдано под отчет 2000 руб. В конце месяца водителем представлен авансовый отчет на сумму 1824 руб. Остаток денежных средств сдан в кассу. По чекам АЗС количество приобретенного бензина - 190 литров. По данным путевых листов расход бензина за месяц составил 180 литров. Для определения стоимости списываемого бензина на расходы произведем расчет:

1) определим среднюю стоимость литра бензина: (108 + 1824) / / (12 + 190) = 9,56 руб.;

2) определим стоимость израсходованного бензина за месяц: 9,56 х 180 = 1720,80 руб.

Таким образом, на конец месяца остаток бензина составит 22 литра (12 + 190 - 180), стоимость которого 210,32 руб. (9,56 х х 22).

Данные расчета используются для составления бухгалтерских записей. По кредиту счета 10, субсчет 10-3, и дебету счета 44 списываются на расходы 1720,80 руб. Сальдо на конец месяца по счету 10, субсчет 10-3, составит 210,32 руб.

НДС, уплаченный при приобретении бензина, можно принять к вычету только при наличии счета - фактуры (п.1 ст.169 Налогового кодекса РФ). Поскольку водитель отчитывается по кассовым чекам, сумма налога, включенная в стоимость бензина, является невозмещаемой.

Для целей налогообложения прибыли расходы на бензин можно классифицировать как материальные расходы, связанные с реализацией (пп.2 п.1 ст.254 НК РФ). Такие расходы являются экономически оправданными, так как автомобиль используется работниками для служебных целей, и документально подтвержденными (авансовым отчетом и путевым листом). Таким образом, согласно п.2 ст.254 НК РФ для целей налогообложения прибыли стоимость приобретенного бензина определяется с учетом НДС, не подлежащего вычету. Главой 25 НК РФ не установлены нормы расходов, в пределах которых можно признать расходы на бензин при формировании налоговой базы, поэтому указанные расходы учитываются в той же сумме, что и списанные в бухгалтерском учете на расходы на продажу.

     
   ——————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————¬
   |   Содержание операций   |Дебет |Кредит| Сумма,|   Первичный    |
   |                         |      |      |  руб. |    документ    |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Выданы под отчет денежные|      |      |       |    Расходный   |
   |средства                 |  71  |  50  |  2 000| кассовый ордер |
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |         Бухгалтерские записи на последнеее число месяца        |
   +—————————————————————————T——————T——————T———————T————————————————+
   |Возвращен в кассу остаток|      |      |       |                |
   |неизрасходованных        |      |      |       |                |
   |денежных средств         |  50  |  71  |    176| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Отражено приобретение    |      |      |       |                |
   |бензина подотчетным лицом|      |      |       |                |
   |в течение месяца         | 10—3 |  71  |  1 824| Авансовый отчет|
   +—————————————————————————+——————+——————+———————+————————————————+
   |Признаны в себестоимости |      |      |       |                |
   |продаж расходы на бензин |      |      |       |  Бухгалтерская |
   |<*>                      |  44  | 10—3 |1 720,8| справка—расчет |
   L—————————————————————————+——————+——————+———————+—————————————————
   

     
   ———————————————————————————————
   

<*> Внутренний контроль за расходом бензина в организации можно осуществлять на основании Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Руководящим документом Минтранса России от 29.04.1997 N Р3112194-0366-97. Например, норма расхода топлива (базовая) на 100 км для автомобиля ВАЗ-2107 - 8,5 литров. При этом могут применяться повышающие коэффициенты: при работе в городах с населением свыше 2,5 млн человек - 20%; зимняя надбавка - 10% (для Московской области); для автомашин, находящихся в эксплуатации более 8 лет, - до 15%; при использовании кондиционера - до 5%. Для расчета нормы применяется суммарный коэффициент к базовой норме. В.В.Миронова Центр исследований проблем налогообложения и бухгалтерского учета 19.06.2002 ————