Вопрос: При приобретении товаров сотрудником организации (подотчетным лицом) администрация магазина отказала ему в просьбе указать в товарном чеке наименование покупателя - юридического лица. Может ли организация принять к учету соответствующие товары, если в товарном чеке указаны Ф.И.О. сотрудника, их купившего, а не наименование организации?

Ответ: Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40 (см. Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18), предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (абз.4, 5, 7, 8 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденных Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Как видим, для утверждения и принятия к бухгалтерскому учету авансового отчета необходимо соблюдение следующих условий:

- целевое расходование выданных под отчет денежных средств;

- наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;

- соответствие сумм израсходованных денежных средств суммам, указанным в платежных документах.

Правильно оформленные первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету на основании п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому для принятия его к бухгалтерскому учету необходимо, чтобы товарный чек содержал реквизиты, перечисленные в упомянутой выше норме, в числе которых реквизит "наименование покупателя" отсутствует.

Таким образом, отсутствие в товарном чеке сведений о покупателе, равно как и указание покупателя - физического лица, на имя которого выданы денежные средства организации под отчет (отсутствие или наличие реквизитов, не установленных законодательством), не является основанием для отказа в принятии данных оправдательных документов к учету.

Следовательно, при наличии у организации товарного чека, содержащего Ф.И.О. подотчетного лица и подтверждающего факт целевого расходования выданных организацией денежных средств, процедура принятия к учету соответствующих товарно-материальных ценностей дополнительного оформления не требует.

Э.А.Мищенко

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

04.10.2004

————