Вопрос: В каких случаях подотчетные денежные средства могут быть включены в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица?

Ответ: Согласно ст.6 Закона РФ "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ руководитель организации несет ответственность за организацию бухгалтерского учета. Он вправе своим приказом или распоряжением утвердить учетную политику, принятую организацией.

Организации все свои хозяйственные операции оформляют оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами и должны быть составлены в соответствии с требованиями ст.9 вышеназванного Закона, и на основании этих документов организации ведут свой бухгалтерский учет.

Из п.3 ст.9 данного Закона следует, что руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером или уполномоченные на то лица вправе подписывать первичные учетные документы, то есть указанные физические лица могут выдавать денежные средства под отчет.

Подотчетные средства выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по целевому назначению. Подотчетные лица по таким средствам составляют авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар и представляют их в бухгалтерию. Если в авансовом отчете отсутствует оправдательный документ, то проверяется наличие прихода товара.

К оправдательным документам можно отнести:

а) отпечатанный ККМ чек за покупку (услугу) (ст.2 Закона РФ "О применении контрольно-кассовых машин..." от 18.06.93 N 5215-1);

б) товарный чек или иной документ, подтверждающий факт покупки, который продавец обязан выдать покупателю по его требованию (п.5 ст.18 Закона РФ "О защите прав потребителя" N 2300-1 от 07.02.92 (ред. от 09.01.96);

в) проездные документы (п.3 Письма ГНС РФ от 20.10.95 "О методических рекомендациях по исчислению совокупного годового дохода и начислению подоходного налога в организациях").

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.11 Письма ЦБ РФ о Порядке ведения кассовых операций в РФ (ред. от 26.02.96).

Действующее законодательство РФ не дает четкого ответа на вопрос, каким образом можно определить стоимость товара при наличии прихода, но отсутствии оправдательных документов. В этом случае предприятиям, имеющим небольшой оборот, можно порекомендовать оформлять акт такой покупки договором купли-продажи, где в качестве продавца будет выступать подотчетное лицо, а покупателем - указанное предприятие.

Однако необходимо указать, что от подоходного налога освобождаются суммы, получаемые гражданами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, в части, не превышающей тысячекратного установленного законом минимального месячного размера оплаты труда (пп."т" п.1 ст.3 Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц" в ред. от 31.12.97).

Товар может быть приобретен в соответствии с торгово-закупочным актом. При этом такой акт должен быть оформлен в порядке, предусмотренном в п.7 Положения "О бухгалтерском учете и отчетности в РФ" (ред. 03.02.97). Если торгово-закупочный акт оформлен с нарушением требований п.7 данного Положения и, соответственно, невозможно проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной суммы, данные средства подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица.

Также подлежат включению в налогооблагаемый доход подотчетного лица подотчетные суммы, если оправдательные документы оформлены с нарушением требований ст.9 Закона РФ N 129-ФЗ или купленный подотчетным лицом товар не оприходован (абз.22 п.3 Письма ГНС РФ от 20.10.95).

21.01.98 В.Г.Саладзе

Юридическое агентство "Ирсан"

————