"Главбух", 2006, N 18

КОМПЕНСАЦИЯ РАСХОДОВ ПРИ РАЗЪЕЗДНОЙ РАБОТЕ:

РАЗБИРАЕМСЯ С "ПЕРВИЧКОЙ" И НАЛОГАМИ

С 6 октября компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы сотрудников, будет облагаться налогами по более выгодным правилам. Об этом свидетельствуют три эксклюзивных Письма, которые Минфин России направил в адрес "Главбуха" (от 21 августа 2006 г. N 03-05-02-04/130, от 29 августа 2006 г. N 03-03-04/1/642 и от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252). В Письмах сотрудники финансового ведомства разъяснили, как новая редакция Трудового кодекса РФ повлияет на расчет ЕСН, налога на прибыль и НДФЛ.

Но в октябре бухгалтерам придется не только изучить новые правила, но и вспомнить о старом порядке налогообложения "разъездных" расходов. Ведь отчетность за 9 месяцев следует составить с учетом норм, действующих до 6 октября. Подробности об оформлении документов и налогообложении расходов, связанных с разъездным характером работы, читайте в нашем материале.

Разъездная работа: какие расходы может компенсировать

организация

Редакция Трудового кодекса РФ, действующая до 6 октября, не предусматривает перечня расходов, которые работодатель должен компенсировать сотрудникам в связи с разъездной работой. Сотрудники Минздравсоцразвития позволяли лишь возмещать работникам расходы на проезд. При этом, хотя чиновники и разрешают учитывать стоимость билетов на транспорт при расчете налога на прибыль, официальных разъяснений на этот счет нет. Кроме того, с таких сумм налоговики заставляют платить ЕСН.

Что же касается стоимости питания и проживания, то до 6 октября чиновники разрешают компенсировать такие расходы только по командировкам (ст. 168 Трудового кодекса РФ). А служебные поездки, связанные с разъездной работой, командировками не являются.

Из-за таких ограничений некоторые организации выплачивали раньше сотрудникам фиксированную надбавку за разъездную работу. Но хотя такая сумма и учитывается без проблем при расчете налога на прибыль, она облагается НДФЛ и ЕСН.

С 6 октября ситуация выгодно изменится. Федеральный закон от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ внес в Трудовой кодекс РФ ст. 168.1. В ней перечисляются расходы, которые организации обязаны возмещать сотрудникам, чья работа связана с разъездами. Это расходы:

- на проезд и проживание во время служебной поездки;

- суточные;

- иные расходы, связанные с разъездным характером работы.

То есть в связи с появлением ст. 168.1 Трудового кодекса РФ организации смогут компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой.

Как нам разъяснили в Минздравсоцразвития России, если поездка длится не более одного дня, то работодатель должен компенсировать проезд. А если сотрудник был в разъездах несколько дней, то ему полагаются компенсация проезда, проживания, суточные.

При этом любые компенсируемые расходы можно учесть при расчете налога на прибыль и не облагать НДФЛ и ЕСН. То есть теперь выгодно выплачивать такие суммы.

А какая работа считается разъездной? Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К такому выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 6 декабря 2004 г. N А26-8850/03-21. В частности, разъездной работой считается работа водителя или курьера.

Новые правила позволяют сэкономить на налоге на прибыль

До 6 октября у организаций, чьи сотрудники по долгу службы находятся часто в разъездах, возникают сложности при расчете налога на прибыль. Дело в том, что финансовое ведомство и ФНС России позволяют уменьшить налогооблагаемый доход только на стоимость проезда во время служебных заданий или надбавки за разъездной характер. А вот расходы на проживание, питание и другие траты, связанные с разъездами сотрудников, учесть нельзя.

Но в связи с тем, что новая ст. 168.1 Трудового кодекса РФ прямо предусматривает обязанность работодателя с 6 октября компенсировать расходы сотрудников во время служебных поездок, налогообложение станет выгоднее.

Как учитывать расходы до 6 октября

До 6 октября организации могут учесть при расчете налога на прибыль только один вид расходов, связанных с разъездным характером работы сотрудников, - стоимость проезда. Основание: ст. 264 Налогового кодекса РФ, которая содержит открытый перечень расходов, связанных с производством и реализацией.

Однако чтобы уменьшить на стоимость проезда налогооблагаемый доход фирмы, следует подтвердить обоснованность затрат (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Для этого в должностных инструкциях нужно прописать, что работа сотрудников носит разъездной характер. Кроме того, организация должна издать приказ о компенсации расходов на проезд, приложив к нему билеты на транспорт.

Правда, официальных разъяснений Минфина России или налоговой службы о том, что стоимость проезда учитывается при расчете налога на прибыль, нет.

Что же касается стоимости проживания и иных расходов, связанных с разъездным характером работы сотрудников, то учесть эти суммы при расчете налога на прибыль до 6 октября чиновники не разрешают. Подобные затраты допускаются только при командировках.

Если же фирма до 6 октября выплачивала сотрудникам надбавку, то ее можно учесть при расчете налога на прибыль как обычную зарплату.

Как учитывать расходы с 6 октября

С 6 октября организации смогут без проблем учесть при расчете налога на прибыль любые расходы, связанные с разъездным характером работы сотрудников. Ведь в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса РФ стоимость проезда, проживания, суточные и иные затраты, которые организация возмещает сотрудникам за постоянные разъезды, является компенсацией.

А в ст. 255 Налогового кодекса РФ четко сказано, что компенсационные начисления, связанные с режимом работы и предусмотренные законодательством, учитываются при расчете налога на прибыль. Это подтвердил Минфин России в Письме от 29 августа 2006 г. N 03-03-04/1/642, отвечая на запрос "Главбуха" (см. с. 36). При этом нормы суточных, которые действуют при расчете налога на прибыль для командировочных расходов и утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93, учитывать при разъездной работе не надо.

Но, как нам пояснили сотрудники финансового ведомства, новые правила не будут распространяться на расходы, которые работники осуществили в 2006 г., до 6 октября. Несмотря на то, что налоговым периодом по прибыли является календарный год.

Чтобы воспользоваться разъяснениями чиновников и учесть расходы при расчете налога на прибыль с 6 октября, нужно правильно оформить документы. Перечислим их.

1. Локальный нормативный акт, трудовые или коллективные договоры. Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, следует прописать в нормативном локальном акте, трудовых или коллективном договорах. Это требует ст. 168.1 Трудового кодекса РФ. А расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль учитываются в порядке, предусмотренном законодательством.

Конечно, работодатель имеет право пересмотреть размеры компенсируемых расходов, изменив условия трудовых (коллективного) договоров или составив новый локальный нормативный акт.

Однако на это потребуется согласие сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

2. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех сотрудников, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, нужно указать, что работа носит разъездной характер. Тогда оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом. А это необходимое условие для того, чтобы учесть затраты при расчете налога на прибыль (ст. 252 Налогового кодекса РФ).

3. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка. Кроме того, обоснованность размера суточных подтвердит служебное задание, составленное в произвольной форме. В нем следует указать, куда и с какой целью ездил сотрудник.

Приказ и первичные документы подтвердят, что организация при расчете налога на прибыль не завысила расходы.

Обратите внимание: служебная поездка сотрудника, работа которого связана с разъездами, по-прежнему не является командировкой. Поэтому, чтобы компенсировать таким сотрудникам расходы на проезд, проживание и суточные, не придется оформлять командировочное удостоверение.

Примечание. Суточные можно учесть при расчете налога на прибыль, если поездка длилась более одного дня

Дмитрий Григоренко, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

- Суточные при разъездном характере работ можно выплачивать, только если служебная поездка длилась более одного дня. А подтверждать этот факт должны билеты на транспорт. Поэтому суточные могут уменьшать налогооблагаемый доход только одновременно со стоимостью проезда. При этом если сотрудник не подтвердил документами расходы на гостиницу, то стоимость проживания учитываться при расчете налога на прибыль не должна.

Споры вокруг ЕСН прекратятся

Официальных разъяснений финансового ведомства и налоговой службы по поводу уплаты до 6 октября ЕСН при разъездах сотрудников нет. Поэтому местные чиновники решают вопрос об уплате ЕСН с расходов при служебных поездках на свое усмотрение и не всегда в пользу налогоплательщиков.

С 6 октября расходы, связанные с разъездами сотрудников, не будут облагаться ЕСН. Это разъяснил Минфин России в Письме от 21 августа 2006 г. N 03-05-02-04/130 (см. с. 39). Но хотя налоговым периодом по единому соцналогу является календарный год, по мнению финансового ведомства, новые правила не будут распространяться на расходы по служебным разъездам, предпринятым до вступления в силу поправок в Трудовой кодекс РФ.

ЕСН до 6 октября

Во многих регионах у налоговиков позиция такова, что с расходов, связанных со служебными поездками, следует платить ЕСН. Аргументы у чиновников следующие. Расходы, которые фирма возместила разъезжающим сотрудникам, приравниваются к их доходам. А выплаты в пользу работников являются объектом налогообложения по единому соцналогу. И даже если организация намеренно не станет учитывать такие затраты при расчете налога на прибыль, от ЕСН это не освободит. Хотя расходы, не уменьшающие налогооблагаемый доход, единым соцналогом не облагаются (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ). Такую точку зрения подтверждает, например, Письмо УМНС России по г. Москве от 27 июня 2003 г. N 28-07/34871.

Однако в судебном порядке можно было доказать, что расходы, связанные с разъездом сотрудников, не облагаются ЕСН. Это подтверждает, например, Постановление ФАС Уральского округа от 5 мая 2004 г. N Ф09-1714/04-АК. И судебная практика касается только расходов на проезд.

ЕСН с 6 октября

С 6 октября вопрос об уплате ЕСН с расходов при служебных поездках будет решаться в пользу налогоплательщиков. То есть стоимость проезда, проживания и суточные, которые организация компенсировала разъездным сотрудникам, однозначно не станет облагаться единым соцналогом на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ. Ведь здесь четко сказано, что компенсационные выплаты, установленные законодательством, освобождаются от налогообложения ЕСН.

Однако пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ позволяет не платить единый соцналог с компенсаций в пределах норм. А такие нормы фирма должна предусмотреть в трудовых или коллективном договорах.

На это указывает ст. 168.1 Трудового кодекса РФ. То есть суммы расходов, которые фирма компенсировала в соответствии с условиями нормативного локального акта, трудовых или коллективного договоров, будут считаться компенсацией в пределах норм.

При этом по суточным важно установить сумму, которую организация станет компенсировать за каждый день поездки. А вот по расходам на проезд и проживание можно написать в локальном нормативном акте, трудовых или коллективном договорах, что работодатель будет компенсировать такие расходы в размере, подтвержденном первичными документами.

Компенсация расходов при разъездной работе

не является доходом работника

До 6 октября организации, чьи работники находятся в постоянных разъездах, могут не удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости проездных. Не придется удерживать НДФЛ с транспортных расходов во время служебных поездок и после 6 октября.

Но теперь организации смогут компенсировать сотрудникам больше расходов, связанных с разъездами, не удерживая при этом НДФЛ.

Расходы до 6 октября

Чиновники не требуют удерживать НДФЛ со стоимости проезда, которую фирма компенсировала сотрудникам в связи с разъездным характером работы. Ведь объектом налогообложения по НДФЛ являются доходы работников. Это предусмотрено в ст. 209 Налогового кодекса РФ. И если сотрудники получают ту же сумму, которую потратили, то выгоды у работников не возникает.

А значит, нет и налогооблагаемого дохода (ст. 41 Налогового кодекса РФ). Такой вывод в пользу налогоплательщиков сделал Минфин России в Письме от 6 мая 2006 г. N 03-05-01-04/117. Однако здесь идет речь только о расходах на проезд.

И, как отмечают сотрудники финансового ведомства, чтобы не платить НДФЛ со стоимости проездных билетов, организации понадобятся следующие документы:

- приказ руководителя о том, в связи с чем возмещаются расходы на проезд;

- перечень сотрудников, работа которых носит разъездной характер (можно такой характер работы предусмотреть в должностных инструкциях);

- порядок возмещения расходов на проезд.

Что же касается расходов на проживание и суточных, то такие расходы при служебных поездках действующее трудовое законодательство не предусматривает. Поэтому фирмам можно компенсировать подобные расходы, только увеличив на их сумму зарплату сотрудников. Но тогда надбавка облагается НДФЛ в обычном порядке.

Расходы с 6 октября

С 6 октября не придется удерживать НДФЛ с любых расходов, связанных с разъездами сотрудников. Ведь стоимость проезда, проживания, суточные и иные подобные затраты приравнены ст. 168.1 Трудового кодекса РФ к компенсациям. А значит, в соответствии со ст. 217 Налогового кодекса РФ такие выплаты освобождены от уплаты НДФЛ. Об этом свидетельствует Письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252 (см. с. 43). Но ст. 217 Налогового кодекса РФ освобождает от уплаты НДФЛ только компенсации в пределах норм.

А таковыми суммами будут те, которые выданы в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса РФ. То есть это компенсация, предусмотренная нормативным локальным актом, трудовыми или коллективным договорами. Причем советуем четко прописать в указанных документах размер суточных за каждый день поездки. А вот по поводу расходов на проезд и проживание фирме достаточно предусмотреть, что они будут компенсироваться в размере, подтвержденном оправдательными документами.

Инструкция по оформлению документов, подтверждающих

расходы, связанные с разъездами

1. Следует убедиться, что в должностных инструкциях сотрудников, которым организация собирается компенсировать расходы, связанные со служебными поездками, указано, что работа носит разъездной характер.

2. В локальном нормативном акте, трудовых или коллективном договорах должна быть предусмотрена обязанность фирмы выплачивать компенсацию за разъездную работу. Кроме того, надо указать, в каком размере будут возмещаться расходы.

3. Расходы, которые компенсирует фирма, нужно подтвердить первичными документами. Так, если поездка длилась не более одного дня, то компенсируется только стоимость проезда. Поэтому понадобятся билеты на транспорт.

Чтобы возместить при более длительных поездках стоимость проживания, следует взять у работника еще и счета гостиницы. А суточные можно выдать на основании билетов на транспорт, подтверждающих, что поездка длилась более одного дня.

4. Чтобы подтвердить, что расходы были обоснованны, нужно составить служебное задание или приказ, указав цель поездки.

Е.А.Огиренко

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

06.09.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——