"Главбух", 2006, N 18

"МОБИЛЬНАЯ" БУХГАЛТЕРИЯ, ИЛИ КАК ОБОСНОВАТЬ РАСХОДЫ

НА СОТОВУЮ СВЯЗЬ

После поправок, внесенных в Федеральный закон от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ "О связи", все исходящие звонки с городского телефона на мобильный стали платными. И у многих бухгалтеров наверняка возникал вопрос: нужно ли теперь обосновывать производственный характер звонков на сотовый? Ведь налоговики тщательно проверяют, чтобы все расходы на связь были подтверждены документами. Это касается всех затрат на мобильную связь. Есть и свежее разъяснение чиновников на этот счет - Письмо Минфина России N 03-03-04/3/15.

В нашем материале мы уделим большое внимание тому, какие подтверждающие документы надо оформить, чтобы обосновать звонки со стационарных и мобильных телефонов, а также рассмотрим различные варианты учета расходов на мобильную связь.

Аппарат и sim-карта принадлежат фирме

Довольно распространенная ситуация - фирма покупает сотовые телефоны, подключает их и выдает сотрудникам.

Сразу скажем, что в организации нужно установить перечень должностей работников, которые в силу исполняемых обязанностей пользуются сотовой связью. Такой список должен утвердить руководитель организации. Помимо этого в должностных инструкциях лучше прописать, что при выполнении работы сотруднику нужен сотовый телефон. Такие документы подтвердят проверяющим обоснованность расходов на мобильную связь.

Расходы на связь по служебному телефону работодатель может возмещать по факту или компенсировать заранее установленную сумму.

Расходы возмещаются полностью

Налог на прибыль. Затраты на мобильную связь можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Конечно, если они экономически обоснованны и документально подтверждены.

Сотрудники Минфина России считают, что для того, чтобы отнести стоимость звонков на расходы, помимо распорядительных документов и договора с сотовым оператором нужны еще детализированные счета операторов связи (Письмо от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15). Руководствуясь позицией чиновников, налоговики часто запрашивают такие отчеты при проверках. Бумаги позволяют ревизорам отследить, что выданные под отчет деньги потрачены именно на оплату разговоров и что звонки носят служебный характер.

На наш взгляд, представлять детализированные отчеты совсем не обязательно. Ведь ст. 252 Налогового кодекса РФ позволяет подтверждать расходы любыми документами. А в Постановлении ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. N КА-А41/4511-06 судьи сделали вывод о том, что Налоговый кодекс РФ не обязывает подтверждать производственный характер каждого телефонного звонка. Поэтому фирма может подтвердить, что расходы на связь обоснованны, представив приказы, договор с оператором и первичные документы, подтверждающие, что деньги потрачены на оплату "мобильных" разговоров.

А если налоговики сомневаются в том, что разговоры носили производственный характер, они обязаны сами доказать, что налогоплательщик не прав. Например, инспекторы могут запросить детализированные отчеты у операторов связи.

Однако если хотите полностью себя оградить от налоговых рисков и судебных споров и полностью же учесть расходы на связь при налогообложении прибыли, то собирайте эти детализированные отчеты сами.

Проверяя отчеты, налоговики делают выборку по наиболее крупным суммам и по "нетипичным" звонкам. То есть по тем, которые совершаются в выходные дни, в ночное время или, к примеру, за границу. Каждый такой звонок должен быть оправдан. Например, у сотрудников, которым приходится звонить поздно вечером или по выходным, в должностных инструкциях должно быть прописано, что рабочий день у них ненормирован.

И даже если сотрудник разговаривал по мобильному телефону будучи в отпуске, работодатель может доказать, что расходы все равно будут экономически обоснованными. Подтверждение тому - Постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. N КА-А41/4511-06. Судьи сделали вывод о том, что совершение звонка в период отпуска не означает непроизводственного характера данного звонка.

Однако не всегда фирма может подтвердить производственный характер "спорных" разговоров. К примеру, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 29 августа 2005 г. N А29-9518/2004а судьи посчитали, что международные переговоры необоснованны, так как организация не представила подтверждающие документы.

НДФЛ. Теперь разберемся, нужно ли платить НДФЛ с суммы, которая возмещается работнику. НДФЛ облагается доход сотрудника. А в соответствии со ст. 41 Налогового кодекса РФ доход - это экономическая выгода в денежной или натуральной форме. Когда фирма компенсирует стоимость служебных разговоров, то никакой выгоды работники не получают. Поэтому суммы возмещения не облагаются НДФЛ.

И хотя налоговики нередко пытаются доначислить с суммы возмещения НДФЛ, арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщика. Пример - Постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 июня 2006 г. N А26-1334/2005-211.

ЕСН. Так же обстоит дело и с ЕСН. Налоговой базы для начисления просто нет. Ведь п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ установлено, что единым социальным налогом облагаются выплаты в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам. А согласно п. 1 ст. 237 Кодекса при определении налоговой базы учитываются любые выплаты (кроме перечисленных в ст. 238), предназначенные для работника. Однако когда организация оплачивает сотруднику мобильную связь, которой он пользуется при выполнении служебных обязанностей, нельзя говорить о том, что ему выплачивается доход по трудовому договору. Поэтому и ЕСН с этой суммы платить не надо.

Судьи поддерживают такую точку зрения (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 27 февраля 2006 г. N КА-А41/14217-05).

Расходы компенсируются в пределах лимита

Расходы на сотовую связь могут возмещаться работникам в пределах лимита. Лимит нужно установить в приказе руководителя. Там же бухгалтер должен привести перечень должностей работников, которые пользуются сотовой связью. Напомним, что пункт о том, что при выполнении работы сотруднику нужен сотовый телефон, лучше внести в должностные инструкции.

Сумму расходов на связь в пределах лимита можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов. А потребуют ли налоговики детализированные отчеты? Не исключено. И чтобы не спорить с инспекторами, бухгалтер может их приложить.

Однако, на наш взгляд, детализация разговоров и в этом случае совсем не обязательна. Ведь фирма приказом установила предельный размер расходов и вправе учесть сумму при расчете налога на прибыль. А тот факт, что фирма действительно израсходовала деньги на связь, можно подтвердить договором с сотовой компанией и платежными документами.

Начислять НДФЛ и ЕСН с суммы, которую возмещает фирма сотруднику, не нужно.

Если сотрудник превысил лимит, то он должен компенсировать расходы. Сумма возмещения учитывается у фирмы в доходах. И одновременно бухгалтер должен включить компенсацию в состав прочих расходов (пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). На это обратили внимание сотрудники Минфина России в Письме N 03-03-04/3/15.

Телефон и sim-карта принадлежат сотруднику

Иногда сотрудник использует в работе свой личный телефон. При этом возможны две ситуации: сотрудник пользуется телефоном для работы постоянно и время от времени.

Сотрудник пользуется личным телефоном в служебных целях постоянно. Если фирма возмещает стоимость разговоров с личного телефона постоянно, то условие о том, что сотовый телефон работника используется в производственной деятельности, нужно прописать в трудовом договоре.

Примечание. Основные условия трудового договора прописаны в ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Из ст. 188 Трудового кодекса РФ следует, что компания должна выплачивать сотруднику компенсацию за использование телефона, а также компенсировать расходы по оплате разговоров, сделанных в служебных целях.

Мы рекомендуем определить единую сумму компенсации. Сделать это можно исходя из предположительной суммы износа телефона и средних расходов сотрудника на служебные разговоры. Размер компенсации можно прописать в отдельном соглашении либо внести изменения в трудовой договор.

В налоговом учете компенсацию работнику за использование его имущества в деятельности организации следует включить в расходы по оплате труда (пп. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ). Эта выплата будет учитываться при расчете налога на прибыль.

А вот НДФЛ и ЕСН с суммы компенсации платить не нужно. Ведь она не является выплатой в пользу работника, а лишь компенсирует его служебные расходы.

Сотрудник пользуется личным телефоном в служебных целях время от времени. Бывает, что стоимость разговоров с личных телефонов работнику возмещают не постоянно, а от случая к случаю. Например, только во время нахождения работника в командировке. В этом случае для того, чтобы компенсировать работнику расходы, нужно оформить распоряжение руководителя, в котором будут указаны фамилии работников, которым возмещается стоимость служебных переговоров с личных телефонов. Работник должен написать заявление с просьбой оплатить телефонные переговоры.

Расходы на связь учитываются при расчете налога на прибыль на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Сумма компенсации не облагается НДФЛ и ЕСН.

Телефон принадлежит сотруднику, а sim-карта - работодателю

Нередко бывает ситуация, когда фирма подключается к оператору, при этом сотовых телефонов у организации нет, а сотрудники ставят рабочие sim-карты в свои аппараты.

Существенный риск такого варианта - налоговики могут не признать расходы на связь экономически обоснованными. Главный довод инспекторов состоит в том, что раз нет телефонов на балансе, то не может быть и никаких затрат. Налоговики не правы. В ст. 252 Налогового кодекса РФ есть два условия для признания затрат: они должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. А ставить обоснованность расходов в зависимость от того, что на балансе нет телефонов, нельзя. Такой же позиции придерживаются и судьи в Постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 22 февраля 2006 г. N Ф03-А24/06-2/56, ФАС Волго-Вятского округа от 2 февраля 2006 г. N А38-4091-12/222-2005. Однако если вы не хотите спорить с проверяющими, то можно пойти другим путем. А именно заключить договор аренды телефона.

По условиям договора сотрудник (арендодатель) предоставляет организации (арендатору) в аренду мобильный телефон за определенную плату. Таким образом, расходы фирмы будут состоять из арендной платы и из стоимости услуг связи. Арендную плату можно рассчитать исходя из предполагаемой суммы месячной амортизации аппарата. Ее фирма без проблем сможет учесть в составе прочих расходов на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Однако не забудьте, что с суммы арендной платы нужно уплатить НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ). А вот начислять ЕСН и пенсионные взносы с арендной платы фирме не нужно. Это следует из п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ.

А для того чтобы бухгалтер смог учесть расходы на связь при расчете налога на прибыль, руководитель должен утвердить приказ. В нем нужно определить перечень работников, которым фирма возмещает стоимость разговоров. Подтвердят расходы документы об оплате услуг связи. А чтобы избежать споров с налоговиками, можно попросить у операторов детализированные отчеты.

С суммы расходов на мобильную связь, которую работодатель компенсирует сотруднику, ЕСН и НДФЛ платить не нужно.

Как обосновать расходы на приобретение аксессуаров

Естественно, к мобильному телефону требуется дополнительное оборудование. Например, водителю или экспедитору необходимо зарядное устройство для машины и беспроводное устройство связи (hands-free). Может ли организация списать расходы на их приобретение для целей налога на прибыль, будет зависеть от того, кому принадлежит телефон.

Телефон принадлежит фирме. Если телефон находится в собственности фирмы, то сотрудник, использующий аппарат, должен написать служебную записку. В документе нужно обосновать необходимость приобретения дополнительных аксессуаров. При наличии такой записки в налоговом учете сумму расходов на приобретение аксессуаров можно включить в состав прочих расходов.

Телефон принадлежит сотруднику. Если аппарат является собственностью сотрудника и фирма компенсирует стоимость разговоров, то расходы на дополнительные аксессуары не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Ведь они будут необоснованны.

А вот если с сотрудником заключен договор аренды телефонного аппарата, то на расходы можно уменьшить налогооблагаемую базу. Для этого в договоре нужно прописать отдельным пунктом, что возмещать затраты на покупку необходимых аксессуаров обязан работодатель.

Звонки со стационарного телефона на мобильный

Теперь все исходящие звонки с городского телефона на мобильный платные. Значит ли это, что бухгалтерам нужно будет обосновывать производственный характер каждого сделанного вызова со стационарного телефона на мобильный?

Мы считаем, что нет. Ведь звонки делаются в рабочее время, поэтому их "служебную необходимость" подтверждать не обязательно. Суды принимают такую же сторону. Так, например, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16 марта 2005 г. N Ф04-1184/2005(9166-А46-35) сделан вывод о том, что с обычных телефонов можно вести переговоры как связанные с деятельностью организации, так и не связанные с ней. Поэтому расходы можно учесть в полном объеме.

Однако некоторые бухгалтеры подстраховываются и обосновывают звонки на мобильный следующим образом.

Издают приказ или распоряжение руководителя, в котором прописывают номера мобильных телефонов клиентов (образец на с. 58). По мере работы список телефонов может изменяться и дополняться. С приказом должны быть ознакомлены все работники.

Образец

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                Приказ N 12 от 31 августа 2006 г.               |
   |                                                                |
   |   В соответствии  со ст. ст. 252, 264  Налогового кодекса РФ, а|
   |также  на   основании  Федерального  закона  N 126—ФЗ  "О связи"|
   |                                                                |
   |    Приказываю:                                                 |
   |    1. Утвердить  действующий   перечень   мобильных  телефонных|
   |номеров,  используемых  в производственных целях (приложение N 1|
   |к данному приказу).                                             |
   |    2. Довести данный приказ до всех сотрудников.               |
   |    3. Звонки    на    номера,   не   включенные   в   перечень,|
   |осуществляются только с разрешения руководителя организации.    |
   |                                                                |
   |    Директор                          Васильев/Васильев И.Д.    |
   |                                                                |
   |                            Иванов                              |
   |    С приказом ознакомлены: ——————/Иванов А.А.                  |
   |                            Петров и т.д.                       |
   |                            ————————————/Петров Б.А.            |
   |                                                                |
   |    Приложение N 1 к приказу N 12 от 31 августа 2006 г.         |
   |    ООО "Звездочка" — тел. 8—906—123—45—67;                     |
   |    ЗАО "Крокус+" — тел. 8—918—111—11—00 и т.д.                 |
   |                                                                |
   |    Директор                          Васильев/Васильев И.Д.    |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Кроме того, бухгалтеры договариваются с операторами связи о предоставлении детализированных отчетов по сделанным звонкам, чтобы отделить личные переговоры от служебных. Расходы на разговоры по тем номерам, которые указаны в приказе, можно без проблем учесть при расчете налога на прибыль.

О.В.Чугина

Главный бухгалтер

ООО "Истела Роса"

Подписано в печать

06.09.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——