"Финансовые и бухгалтерские консультации", 2006, N 9

ПРАКТИКА РЕАЛИЗАЦИИ НАЛОГОВОГО УЧЕТА ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ

В СОВРЕМЕННЫХ ERP-СИСТЕМАХ

На сегодняшний день все российские предприятия независимо от форм собственности, специфики деятельности, оборота, численности сотрудников объединяет обязанность уплачивать законодательно установленные налоги и сборы в бюджет. Своевременное начисление и уплату всех налогов и сборов должна обеспечивать налоговая служба, обязанности которой на большинстве предприятий выполняет бухгалтерия.

Важнейшими задачами, которые должны решаться с помощью информационных систем, применяемых для управления современным предприятием (ERP-систем), являются ведение налогового учета и получение необходимых заполненных отчетных форм в соответствии с требованиями законодательства РФ. Это в равной степени касается информационных систем, как используемых крупными предприятиями, так и применяемых для автоматизации среднего и малого бизнеса. Поскольку налоговое законодательство часто меняется, необходимо, чтобы ERP-система, разработанная для ведения налогового учета, была легко адаптируемой к этим изменениям и позволяла специалистам менять налоговые ставки и вносить изменения в порядок формирования налоговой базы.

Организация налогового учета на каждом предприятии имеет свои индивидуальные особенности, поэтому помимо приобретения специализированной системы от известного поставщика для автоматизации налогового учета требуются значительные усилия каждого вовлеченного в этот процесс сотрудника предприятия или приглашенного консультанта.

Решение задачи автоматизации налогового учета на предприятии - это сложный процесс, требующий привлечения существенных человеческих и финансовых ресурсов и выработки комплексных методологических, административных и технологических решений.

Варианты построения системы налогового учета

по налогу на прибыль

При выборе варианта построения автоматизированной системы налогового учета каждому предприятию необходимо учитывать свои возможности, а также опыт других предприятий по успешному внедрению таких систем. Существуют следующие основные варианты построения систем учета.

Параллельная система учета - каждая хозяйственная операция, подтвержденная документально, регистрируется дважды: в системе налогового и бухгалтерского учета (рис. 1). У предприятия появляется возможность путем введения дополнительных настроек сверять операции, отражаемые одновременно в двух системах. Это - основное преимущество ведения параллельного учета, поскольку дополнительная сверка значительно снижает вероятность ошибок по отражению операций. Основной недостаток данной системы состоит в том, что для ее внедрения потребуется привлечение дополнительных ресурсов: трудозатраты увеличиваются как минимум вдвое. Поэтому такой вариант автоматизации налогового учета является не самым привлекательным для предприятий, имеющих значительный ежедневный объем хозяйственных операций.

     
                       ————————————————¬         ————————————————¬
                       |    Система    |         | Бухгалтерская |  
                    ——>| бухгалтерского+————————>|   отчетность  |
                    |  |     учета     |         |               |
                    |  L————————————————         L————————————————
   

----------------¬¦ ¦ Первичные ¦¦ ¦ документы ++ ¦ ¦¦ L----------------¦ ¦ ----------------¬ ----------------¬ ¦ ¦ Система ¦ ¦ Налоговая ¦ L->¦ налогового +-------->¦ отчетность ¦ ¦ учета ¦ ¦ ¦ L---------------- L-------------- ————

Рис. 1. Схема параллельной системы учета

Полностью интегрированная система учета - при регистрации каждой хозяйственной операции формируются данные одновременно для целей бухгалтерского и налогового учета в рамках одной автоматизированной системы (рис. 2). Основная цель, преследуемая предприятиями, внедряющими данную систему учета, - минимизация трудозатрат по вводу данных.

     
                       ————————————————¬         ————————————————¬
                       |               |         | Бухгалтерская |
                       |               |   —————>|   отчетность  |
                       |               |   |     |               |
                       |               |   |     L————————————————
   

----------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ Первичные ¦ ¦Интегрированная¦ ¦ ¦ документы +-->¦ система учета +---+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ Налоговая ¦ ¦ ¦ L---->¦ отчетность ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---------------- L-------------- ————

Рис. 2. Схема полностью интегрированной системы учета

Полностью интегрированная система представляет собой достаточно сложный продукт, требующий особой дисциплины пользователей, внедрения системы административных процедур и регламентов. Не все предприятия на сегодняшний день к этому готовы.

В условиях меняющегося законодательства постоянно будет возникать потребность внесения изменений в настройки системы. Поэтому при внедрении полностью интегрированной системы предприятию придется либо избегать значительных доработок, связанных со спецификой бизнеса, максимально используя стандартную функциональность применяемого программного продукта, либо организовать службу по поддержке и развитию системы, что повлечет за собой увеличение затрат.

Также к недостаткам рассматриваемой системы учета можно отнести риски, которые несет предприятие при сбоях в системе, поскольку в данном случае полностью парализуются обе системы учета и вести какой-либо учет по отдельности не представляется возможным.

Несмотря на перечисленные сложности, внедрение полностью интегрированной системы продолжает оставаться самым удобным и оптимальным способом автоматизации налогового учета для крупных предприятий.

Частично интегрированная система учета - показатели налогового учета формируются с использованием данных системы бухгалтерского учета и данных, формируемых вне ее (рис. 3). Хозяйственные операции вносятся в систему бухгалтерского учета на основании первичных документов и используются для создания показателей налоговой отчетности с учетом корректировок, разработанных вне системы бухгалтерского учета.

     
   ————————————————¬      ————————————————¬      ————————————————¬
   |   Первичные   |      |    Система    |      | Бухгалтерская |
   |   документы   +—————>| бухгалтерского+—————>|   отчетность  |
   |               |      |     учета     |      |               |
   L————————————————      L———————T————————      L————————————————
   

¦

¦

\ /

     
   ————————————————¬      ————————————————¬      ————————————————¬
   |      Ввод     |      |    Система    |      |   Налоговая   |
   | корректировок +—————>|   налогового  +—————>|   отчетность  |
   |               |      |     учета     |      |               |
   L————————————————      L————————————————      L————————————————
   

Рис. 3. Схема частично интегрированной системы учета

Рассматриваемый подход позволяет обеспечивать высокий уровень контроля за формированием налоговой отчетности предприятий и организаций на основе данных бухгалтерского учета и минимизировать трудозатраты при ведении налогового учета.

Вариант частично интегрированной системы учета наиболее распространен и доступен для предприятий, работающих в условиях ограниченных финансовых и кадровых ресурсов.

Рассмотрим более подробно основные этапы построения и внедрения частично интегрированной системы налогового учета в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ. Для наглядности отдельные ключевые моменты будут продемонстрированы на примере проекта компании "ФБК" по внедрению автоматизированной системы налогового учета на предприятии газодобывающей отрасли (далее - предприятие).

Постановка задачи

На начальной стадии реализации проекта консультантам необходима следующая ключевая информация:

- состав и организационная структура (рассматриваемое предприятие имеет в своем составе администрацию и 20 филиалов);

- основная деятельность (для предприятия это добыча, хранение и транспортировка газа);

- наличие налоговой службы (на предприятии она состоит из трех основных сотрудников плюс по одному ответственному бухгалтеру от каждого филиала);

- применяемая автоматизированная система бухгалтерского учета (бухгалтерский учет на предприятии ведется с использованием специализированной бухгалтерской программы).

Как правило, основные требования большинства предприятий к построению системы налогового учета - это минимизация трудозатрат при ведении налогового учета и заполнение декларации по налогу на прибыль в автоматическом режиме. Таким образом, при реализации подобных проектов необходимо обеспечить максимальное использование данных автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Рассматриваемое предприятие также не явилось исключением. Поэтому при внедрении частично интегрированной системы налогового учета за основу было взято решение "Специальные регистры" системы Microsoft Dynamics AXTM (ранее Microsoft Business Solutions - Axapta), разработанное специалистами ФБК на основании обобщенного опыта компании по разработке систем налогового учета.

Благоприятные факторы и сложности при реализации проекта

В начале реализации проекта по внедрению автоматизированной системы налогового учета необходимо проанализировать все благоприятные факторы и потенциальные трудности, которые обычно выявляются в ходе исследования специфики деятельности и организации работы предприятия.

Например, существенное положительное влияние на ход выполнения работ по проекту могут оказывать и даже определять успех проекта в целом следующие факторы:

- регламентированная система бухгалтерского учета. Данный фактор подразумевает наличие на предприятии пакета методологической документации, описывающей типовые хозяйственные операции, отдельные специфические моменты учета, проводки по счетам бухгалтерского учета;

- унифицированный план счетов бухгалтерского учета, который применяется всеми структурными подразделениями предприятия;

- бухгалтерская программа, адаптированная к потребностям и особенностям предприятия;

- возможность введения дополнительных аналитических признаков (идентификаторов) для ряда операций в системе бухгалтерского учета (дополнительные субконто, справочники, реквизиты). Это позволит достичь максимального использования данных бухгалтерской автоматизированной системы;

- наличие системы налоговых регистров, заполняемых вручную. Этот фактор играет немаловажную роль при реализации проекта, поскольку исследование существующей системы налогового учета поможет консультантам сформировать ясную картину налоговых особенностей и специфики предприятия;

- возможность корректировки учетной политики для целей налогового учета.

Однако наряду с благоприятными факторами в процессе работы над проектом консультанты часто сталкиваются с рядом проблем и сложностей, которые приводят к возникновению дополнительных проектных рисков. Применительно к рассматриваемому примеру это:

- наличие широкой филиальной сети (структура рассматриваемого предприятия включает 21 структурное подразделение);

- наличие непрофильных активов и сервисных служб (в составе предприятия присутствуют санатории, дома отдыха, общежития, объекты сельского хозяйства, производства запасных частей и технологического оборудования);

- невозможность корректировки методов бухгалтерского учета (на предприятии данная область регулировалась централизованно - методологической службой головной организации);

- разрозненные базы бухгалтерского учета подразделений (в рассматриваемой филиальной структуре предприятия каждое подразделение ведет бухгалтерский учет в собственной базе данных; ситуация также осложняется отсутствием каналов связи с филиалами);

- изменения законодательства в части налога на прибыль;

- отсутствие внутренних методологических документов, детально регламентирующих способы ведения налогового учета. При исследовании предприятия специалистами может быть выявлено полное отсутствие положений и инструкций, дающих какие-либо разъяснения и указания по ведению налогового учета, что, в свою очередь, негативно скажется на реализации проекта.

В рассматриваемом примере анализ благоприятных факторов и возможных рисков был выполнен в начале проектных работ, и дальнейшая работа специалистов компании "ФБК" была построена с учетом всех аспектов деятельности и особенностей ведения учета на предприятии.

Структура проекта

Подход, успешно применяемый компанией "ФБК" при реализации подобных проектов, предполагает выполнение всех работ по проекту в три этапа: планирование проекта; разработка методологических и технологических решений; внедрение автоматизированной системы.

Планирование проекта (первый этап)

На этапе планирования обычно определяется процесс взаимодействия сторон, назначаются ответственные лица, разрабатываются процедуры по управлению качеством и рисками проекта, обсуждается порядок сдачи завершенных этапов, уточняется концепция реализации проекта, а также решаются иные вопросы, важные для эффективной организации проекта. Один из наиболее значимых результатов данного этапа - формирование совместной проектной команды, в которую входят как консультанты, так и сотрудники предприятия-заказчика.

Все перечисленные аспекты в обязательном порядке должны быть отражены в Уставе проекта, который является основным документом при выполнении работ по проекту.

Разработка методологических и технологических решений

(второй этап)

На втором этапе основной задачей является разработка ряда методологических решений, обеспечивающих дальнейшую реализацию проекта. Рассмотрим некоторые из них.

Рекомендации по уточнению или дополнению учетных политик. В рассматриваемом примере основные изменения были связаны с принятием Федерального закона от 6 июня 2005 г. N 58-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах". Ряд поправок в НК РФ вступил в силу 1 января 2005 г., определяя таким образом необходимость корректировки уже утвержденных и применяемых на предприятии методов учета в текущем налоговом периоде.

Структура налоговых регистров. Разработанная модель налоговых регистров должна обеспечивать полноту и прозрачность всей совокупности налоговых показателей. Эти показатели необходимы для раскрытия порядка формирования декларации по налогу на прибыль.

Каждый налоговый регистр представляет собой таблицу, показатели которой могут вводиться вручную, загружаться из системы бухгалтерского учета или рассчитываться автоматически. В структуре регистров можно выделить аналитические и синтетические регистры первого уровня, заполняемые в подразделениях предприятия и администрации.

Данные регистров первого уровня агрегируются в сводных регистрах, которые, в свою очередь, формируют показатели налоговой декларации. Благодаря этому в автоматизированной системе при помощи механизма "проваливания" (Drill-Down) для каждого налогового показателя можно просмотреть историю его формирования от листа декларации до аналитического или синтетического регистра подразделения, данные которого использовались при формировании значения показателя. Такая возможность позволяет выявить место возникновения ошибки и своевременно внести исправление в заполненные регистры.

В рамках модели наиболее оптимальной оказывается следующая классификация регистров:

- по характеру налоговых показателей:

- аналитические - раскрывают информацию о каждом объекте учета,

- синтетические - содержат обобщенные данные о группах объектов учета,

- сводные - соединяют показатели всех структурных подразделений предприятия;

- способу заполнения:

- ручного ввода - содержат показатели, значения которых могут загружаться из системы бухгалтерского учета либо вводиться вручную,

- расчетные - содержат только показатели, рассчитываемые на основании данных текущего или других регистров модели;

- месту заполнения:

- регистры подразделений - формируются во всех структурных подразделениях предприятия,

- регистры администрации - содержат показатели по всему предприятию в целом;

- периоду заполнения:

- ежемесячные - содержат данные за один месяц налогового периода,

- ежеквартальные - содержат данные за один квартал налогового периода,

- годовые - формируются за налоговый период в IV квартале,

- заполняемые нарастающим итогом - содержат показатели за отчетный (налоговый) период.

Инструкции по заполнению регистров. Ко всем регистрам независимо от способа заполнения необходимо разработать подробную инструкцию по формированию каждого их показателя. Такие инструкции играют важную роль как для внутренних, так и для внешних пользователей системы. Инструкции по заполнению регистров необходимы прежде всего специалистам налоговой службы в подразделениях предприятия для заполнения показателей, которые не могут быть получены из системы бухгалтерского учета. Специалистам ИТ-службы предприятия инструкции позволяют разработать механизм экспорта данных из системы бухгалтерского учета в аналитические и синтетические регистры первого уровня. Консультантам ФБК инструкции нужны для настройки процедуры расчета сводных регистров и формирования декларации в автоматизированной системе. Аудиторам и сотрудникам ИФНС России - для понимания структуры показателей заполненной налоговой декларации.

Требования к аналитическому учету. Основным источником данных для регистров налогового учета по-прежнему остается система бухгалтерского учета. Поэтому для получения необходимых показателей разрабатываются дополнительные аналитические признаки системы в виде новых субконто, справочников, субсчетов, аналитических счетов.

Дополнения в регламент документооборота. Поскольку при ведении налогового учета в новом режиме и по новым правилам изменяются состав и количество документов, передаваемых из филиалов в администрацию, соответствующие корректировки также должны быть внесены в регламент документооборота предприятия. Сроки для заполнения и представления регистров филиалами должны быть строго регламентированы, поскольку невыполнение установленных требований может привести к нарушению сроков подачи декларации по налогу на прибыль.

Процесс разработки методологических решений подразумевает, как правило, выполнение следующих работ:

- изучение бизнес-процессов предприятия - полученные в ходе исследования данные позволят сформировать ясную и четкую картину специфики деятельности и организационной структуры предприятия, определить благоприятные факторы и возможные трудности при реализации проекта;

- анализ действующей модели бухгалтерского учета - детальное рассмотрение учетной политики, плана счетов и утвержденной структуры аналитических счетов дает возможность оценить особенности существующей на предприятии системы учета. Обработка полученных данных оказывает существенное влияние на дальнейшее формирование пакета методологической документации;

- анализ действующей модели налогового учета - на момент принятия решения по совершенствованию модели налогового учета имеющаяся система чаще всего представляет собой отдельные регистры, заполняемые только вручную, и, как правило, в ней отсутствует схема взаимосвязи данных регистров и структуры документооборота. Детальный анализ позволит выявить все минусы и плюсы существующей модели и учесть их при разработке и усовершенствовании системы налогового учета;

- анализ действующего законодательства, судебной практики по спорным вопросам, которые нашли отражение в учетной политике предприятия, - работа в данном направлении ведется исключительно с целью уменьшения налоговых рисков и для снижения вероятности возникновения споров с инспекциями по поводу применяемой системы налогового учета;

- поиск решений для максимального сближения бухгалтерского и налогового учета - проводится для решения основной задачи при построении системы налогового учета: использования максимального количества данных бухгалтерского учета при заполнении налоговых регистров;

- согласование методов налогового учета - в процессе реализации проекта должны быть проанализированы все возможные варианты ведения налогового учета и выбраны те методы, которые в большей степени отвечают требованиям налогового законодательства.

Ключевым фактором успеха для реализации проекта в целом является то, что работы на втором этапе должны выполняться специалистами-методологами при непосредственном участии консультантов по функциональности ERP-системы. Таким образом удается минимизировать риск "нереализуемости" разработанных учетных принципов и процедур.

Комплекс разработанных методологических и методических решений, определяющих правила ведения налогового учета на предприятии, формируется в виде Пакета методологических документов, который служит основой для разработки на данном этапе проекта технологических решений.

Порядок и способы реализации разработанных методик в автоматизированной системе представляются в виде Концептуального бизнес-проекта. Он содержит описание основных положений по построению автоматизированной системы подготовки налоговой отчетности. Для рассматриваемого предприятия Концептуальный бизнес-проект включал в себя:

- основные требования к автоматизированной системе подготовки налоговой отчетности;

- требования к технологии сбора, обработки и расчета налоговых показателей с использованием Microsoft Dynamics AX;

- принципы реализации данных требований средствами решения "Специальные регистры" системы Microsoft Dynamics AX;

- дополнительные требования пользователей заказчика и подходы к их реализации в автоматизированной системе.

Внедрение автоматизированной системы (третий этап)

На этапе внедрения системы должны быть проведены следующие работы:

- установка программного обеспечения;

- настройка автоматизированной системы в соответствии с разработанными методологическими и технологическими решениями;

- обучение пользователей и технических специалистов. В ходе теоретического и практического обучения сотрудники предприятия-заказчика получают все необходимые знания и навыки по работе с новой системой, а также возможность поддерживать и развивать ее самостоятельно;

- комплексное тестирование системы - проверка правильности формирования показателей налоговой декларации и готовности системы к вводу в опытную эксплуатацию.

Заключительная стадия этапа включает в себя процесс опытной эксплуатации системы, а также ввод в промышленную эксплуатацию и начальное сопровождение пользователей.

Основные результаты реализации проекта

Предприятие-заказчик вправе рассчитывать на следующие основные результаты проекта внедрения автоматизированной системы налогового учета:

- снижение налоговых рисков за счет повышения достоверности информации в декларации по налогу на прибыль;

- регламентирование процесса подготовки налоговой отчетности;

- прозрачность расчета каждой строки налоговой декларации;

- сокращение трудозатрат на заполнение, сбор и обработку налоговых регистров подразделений;

- повышение эффективности работы налоговой службы центрального аппарата, сокращение сроков формирования консолидированной налоговой отчетности;

- возможность оперативной адаптации к изменяющимся требованиям законодательства;

- обеспечение гарантированной целостности и сохранности данных.

В заключение отметим, что совершенствование методологии учета и отчетности является неотъемлемой составной частью проектов внедрения современных корпоративных систем управления. Оно позволяет решить целый ряд задач, связанных с оптимизацией учетных бизнес-процессов, унификацией и стандартизацией методологических решений, учетных процедур, а также адаптировать саму методологию к принципам, заложенным в ERP-системе.

Как показывает практика, бухгалтерским и налоговым службам гораздо труднее реализовать свои требования и соблюсти свои интересы в процессе внедрения ERP-систем без участия в проекте по внедрению консультантов-методологов бухгалтерского и налогового учета, хорошо знающих особенности системы и технологию ее внедрения. Методологическое сопровождение проектов внедрения ERP-систем не только позволяет полноценно воспользоваться их возможностями для повышения эффективности труда и учетного процесса в целом, но и обеспечивает ведение учета в ERP-системе в соответствии с требованиями нормативных актов.

А.В.Клецкина

Консультант

департамента бухгалтерского консалтинга

компании "ФБК"

П.М.Потоков

Руководитель

отдела департамента корпоративных

систем управления

компании "ФБК"

Подписано в печать

30.08.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——