"Советник бухгалтера", 2006, N 7

КАК СОСТАВИТЬ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Авансовый отчет используют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Его составляет подотчетное лицо в одном экземпляре. Для этого применяют унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Порядок заполнения

На лицевой стороне авансового отчета указывают:

- наименование организации;

- дату составления авансового отчета;

- структурное подразделение, в котором он работает, и его код;

- свои фамилию и инициалы, табельный номер и должность;

- цели, на которые он получил аванс от предприятия;

- остаток подотчетных сумм или перерасход по предыдущим авансовым отчетам;

- сумму полученного аванса;

- величину произведенных расходов (ее переносят из итоговой строки графы 5 таблицы на оборотной стороне авансового отчета);

- остаток подотчетной суммы или перерасход по авансовому отчету.

К авансовому отчету подотчетное лицо прилагает документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы.

На оборотной стороне сотрудник вписывает в строки таблицы наименование подтверждающего документа, дату его составления и номер, а также сумму расходов (графы 1 - 6 таблицы). В конце оборотной стороны работник ставит свою подпись с расшифровкой. В том же порядке, в котором подтверждающие документы указаны в таблице на оборотной стороне авансового отчета, сотрудник должен пронумеровать сами документы.

Составленный авансовый отчет с подтверждающими документами он передает в бухгалтерию организации и получает взамен расписку от бухгалтера, который займется проверкой отчета. Но перед этим бухгалтер должен присвоить авансовому отчету текущий порядковый номер и проверить:

- соответствуют ли расходы тем целям, на которые был выдан аванс;

- все ли оправдательные документы приложил сотрудник к авансовому отчету;

- правильно ли они заполнены.

Напомним, что чек ККТ является первичным документом, подтверждающим расходы, только в том случае, если содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в п. 4 Постановления Правительства РФ от 30.07.1993 N 745. А именно:

- наименование организации или индивидуального предпринимателя;

- ИНН;

- заводской номер ККТ;

- порядковый номер чека;

- дату, время и стоимость покупки.

Если в чеке ККТ не указаны наименования товаров, то для отчетности надо попросить продавца выписать еще и товарный чек. В нем продавец перечисляет проданные товары, указывает их стоимость и дату продажи.

Учтите, что со временем информация, указанная на чеке методом термопечати, теряется (выцветает). По мнению налоговиков, если в чеке ККТ отсутствует какой-либо обязательный реквизит или его невозможно прочитать, то кассовый чек не может служить первичным учетным документом в целях налогообложения (Письмо УФНС по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007). Поэтому для того, чтобы избежать возможных проблем с налоговыми органами, бухгалтеру необходимо сделать копии чеков ККТ, которые приложены к авансовому отчету в качестве оправдательных документов. Эти копии, заверенные руководителем организации, надо прикрепить к авансовому отчету.

Затем бухгалтер указывает в авансовом отчете:

- сумму расходов, которые приняты к зачету;

- счета бухгалтерского учета, на которые списаны подотчетные суммы;

- номер и дату приходного кассового ордера, по которому сотрудник внес в кассу остаток подотчетной суммы, или номер и дату расходного кассового ордера, по которому ему был выплачен перерасход по авансовому отчету.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо), после чего отчет принимается к бухгалтерскому учету.

Пример 1. 26 июня 2006 г. водителю ООО "Ландыш" Крынкину И.П. (табельный N 23) выдано под отчет 1000 руб. на приобретение бензина. Согласно приказу генерального директора организации Лазаревой М.Н. подотчетные суммы выдаются сроком не более чем на 7 дней.

По предыдущим суммам, полученным под отчет, сотрудник полностью отчитался.

28 июня 2006 г. Крынкин И.П. представил в бухгалтерию авансовый отчет, которому присвоен номер 64. К авансовому отчету водитель приложил чек ККТ от 27.06.2006 N 0018942 на приобретение 50 л бензина на сумму 950 руб. Бухгалтер организации Романова О.М. выдала Крынкину И.П. расписку (отрывная часть) в том, что получила от него авансовый отчет с приложением одного документа на одной странице.

Романова проверила, указаны ли марка и государственный номер автомобиля, для которого был приобретен бензин, в чеке ККТ. Ведь, по мнению некоторых налоговых инспекций, эти данные должны быть указаны либо в чеке ККТ, либо в товарном чеке на приобретение ГСМ (Письмо УФНС по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007). В ином случае ни чек ККТ, ни товарный чек не могут служить документальным подтверждением расходов на горючее. Учитывая, что чеки ККТ со временем выцветают, бухгалтер сделала копию чека, заверила ее у руководителя организации и приложила к авансовому отчету.

В тот же день главный бухгалтер ООО "Ландыш" Малышева Е.А. проверила целесообразность произведенных расходов, а генеральный директор утвердила авансовый отчет.

Остаток подотчетной суммы сотрудник вернул в кассу организации (приходный кассовый ордер от 28.06.2006 N 149).

На основании авансового отчета бухгалтерия списала подотчетные суммы в дебет счета 10 "Материалы", субсчет "Топливо".

Авансовый отчет оформлен следующим образом:

- синим курсивом - записи, сделанные Крынкиным И.П.;

- черным курсивом - бухгалтером Романовой О.М., главным бухгалтером Малышевой Е.А. и руководителем организации Лазаревой М.Н. (см. приложение N 1).

Приложение N 1

Унифицированная форма N АО-1

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0302001|
                   ООО "Ландыш"                             +———————+  
   ——————————————————————————————————————————————   по ОКПО |       |
              наименование организации                      L————————
   

УТВЕРЖДАЮ Девятьсот Отчет в сумме ------------ ———— ------T----------¬ пятьдесят 00 ¦Номер¦ Дата ¦ --------------- руб. -- коп. АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+----------+ Генеральный ¦ 64 ¦28.06.2006¦ директор L-----+----------- Руководитель ------------- ———— должность

Лазарева Лазарева М.Н.

     
                                       —————————— ———————————————————
   

подпись расшифровка подписи

28 июня 06

"--" ------------- 20--г.

     
                                                        ————————————¬
                                                        |    Код    |
                                                        +———————————+
   Структурное подразделение ———————————————————————————+           |
                    Крынкин И.П.                        +———————————+
   Подотчетное лицо ——————————————————— Табельный номер |     23    |
                     фамилия, инициалы                  L————————————
   

Водитель Приобретение ГСМ Профессия (должность) -------- Назначение аванса --------------- ————

     
   ————————————————————————T——————————¬ ————————————————————————————¬
   |Наименование показателя|  Сумма,  | |   Бухгалтерская запись    |
   |                       |руб. коп. | |                           |
   +———————————————————————+——————————+—+—————————————T—————————————+
   |             остаток   |     —    | |    дебет    |   кредит    |
   |Предыдущий   ——————————+——————————+ +—————T———————+——————T——————+
   |  аванс      перерасход|     —    | |счет,|сумма, |счет, |сумма,|
   |                       |          | |суб— |руб.   |суб—  |руб.  |
   |                       |          | |счет |коп.   |счет  |коп.  |
   |                       |          | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Получен аванс  1. из   |   1000   | | 10—3|  950  |  71  |  950 |
   |кассы                  |          | |     |       |      |      |
   +—————————————T—————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |1а. в валюте |         |          | |     |       |      |      |
   |(справочно)  |         |          | |     |       |      |      |
   +—————————————+—————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |                       |          | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |                       |          | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Итого получено         |   1000   | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Израсходовано          |    950   | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+—+—————+———————+——————+——————+
   | Остаток               |     50   | |     |       |      |      |
   | ——————————————————————+——————————+—+—————+———————+——————+——————+
   | Перерасход            |     —    | |     |       |      |      |
   L———————————————————————+——————————— L—————+———————+——————+———————
   

1 1 Приложение ----- документов на ----- листах Девятьсот пятьдесят Отчет проверен. К утверждению в сумме -------------------------- ———— сумма прописью 00 950 00 руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.) Малышева Малышева Е.А. Главный бухгалтер --------------- -------------------------- ———— подпись расшифровка подписи Романова Романова О.М. Бухгалтер --------------- -------------------------- ———— подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ----------¬ -----¬

     
   ———————————————— в сумме |    50   | руб. | 00 | коп. по кассовому
   Перерасход выдан         L——————————      L—————
   

149 28 июня 06

ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.

Романова Романова О.М. 28 июня 06

Бухгалтер (кассир) --------- ------------------- "--" ----- 20-- г.

подпись расшифровка подписи

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

линия отреза

Крынкина И.П.

Расписка. Принят к проверке от -------------------- авансовый

64 28 июня 06

отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.

Девятьсот

пятьдесят 00

на сумму ---------- руб. --- коп., количество документов

прописью

1 1

     
             ——————— на ———————— листах
                  Романова     Романова О.М.
       Бухгалтер —————————— ——————————————————— "  " _________ 20  г.
                   подпись  расшифровка подписи
   
   Оборотная сторона формы N АО—1
     
   ———————T——————————————————T————————T———————————————————————————————T—————¬
   |Номер |     Документ,    |Наиме—  |         Сумма расхода         |Дебет|
   |по по—|  подтверждающий  |нование +——————————————T————————————————+сче— |
   |рядку | производственные |докумен—|   по отчету  |принятая к учету|та,  |
   |      |     расходы      |та (рас—+——————T———————+——————T—————————+суб— |
   |      |                  |хода)   |в руб.|   в   |в руб.|в валюте |счета|
   |      |                  |        |коп.  | валюте|коп.  |         |     |
   |      +——————————T———————+        |      |       |      |         |     |
   |      |   дата   | номер |        |      |       |      |         |     |
   +——————+——————————+———————+————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |   1  |     2    |   3   |    4   |   5  |   6   |   7  |    8    |  9  |
   +——————+——————————+———————+————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |      |27.06.2006|0018942|Чек ККТ |  950 |   —   |  950 |    —    | 10—3|
   +——————+——————————+———————+————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |      |          |       |        |      |       |      |         |     |
   L——————+——————————+———————+————————+——————+———————+——————+—————————+——————
   

Итого ¦ 950 ¦ - ¦ 950 ¦ ¦ L------+-------+------+-------- ———— Крынкин Крынкин И.П. Подотчетное лицо ----------------- --------------------- ———— подпись расшифровка подписи

Если расходы совершены за границей России

Довольно часто возникает вопрос о том, как следует заполнять авансовый отчет при зарубежной командировке. Ведь аванс может быть выдан в одной валюте, а расходы произведены в другой.

После возвращения из загранкомандировки сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет о понесенных расходах. К авансовому отчету прилагают оправдательные документы:

- билеты на проезд;

- счета за проживание в гостинице;

- ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь перевод на русский язык.

Если по результатам расчета получен перерасход, то организация может погасить его либо в иностранной валюте, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату выплаты. Если аванс, полученный в иностранной валюте, сотрудник израсходовал не полностью, то свою задолженность он может погасить либо в рублях, либо в иностранной валюте.

Пример 2. В мае 2006 г. ООО "Ландыш" направило своего работника (менеджера отдела продаж Тимошкина В.Н., табельный номер 17) в командировку в Грецию сроком на 5 дней (с 16 по 20 мая). Перед отъездом работник получил аванс в размере 750 долл. США и 12 000 руб. Приказом руководителя организации суточные за каждый день нахождения в командировке установлены в размере 70 USD.

По возвращении из загранкомандировки работник представил авансовый отчет с приложенными оправдательными документами на сумму 730 долл. США и 11 500 руб., в том числе:

- расходы на проживание - 400 долл. США (80 USD x 5 дн.);

- суточные за 4 дня - 280 долл. США (70 USD x 4 дн.);

- оплата визы - 50 долл. США;

- суточные за 1 день (при въезде на территорию России) - 500 руб.;

- оплата проезда к месту командировки и обратно - 11 000 руб.

Авансовый отчет Тимошкина В.Н. от 22.05.2006 N 58 утвержден 23 мая 2006 г. Расходы в иностранной валюте бухгалтер ООО "Ландыш" пересчитал в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Курс доллара США, установленный Банком России на дату утверждения авансового отчета, составлял 27,1 руб/USD.

Остаток подотчетной суммы сотрудник внес в кассу организации 24 мая 2006 г., в том числе:

- 20 долл. США по приходному ордеру N 123;

- 500 руб. по приходному ордеру N 124.

Авансовый отчет был оформлен следующим образом:

- синим курсивом - записи, сделанные Тимошкиным В.Н.;

- черным курсивом - бухгалтером Романовой О.М., главным бухгалтером Малышевой Е.А. и руководителем организации Лазаревой М.Н. (см. приложение N 2).

Приложение N 2

Унифицированная форма N АО-1

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0302001|
                   ООО "Ландыш"                             +———————+  
   ——————————————————————————————————————————————   по ОКПО |       |
              наименование организации                      L————————
   

УТВЕРЖДАЮ Тридцать одна тысяча двести Отчет в сумме ------------ ———— ------T----------¬ восемьдесят три 00 ¦Номер¦ Дата ¦ --------------- руб. -- коп. АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+----------+ Генеральный ¦ 58 ¦22.05.2006¦ директор L-----+----------- Руководитель ------------- ———— должность

Лазарева Лазарева М.Н.

     
                                       —————————— ———————————————————
   

подпись расшифровка подписи

23 мая 06

"--" ------------- 20-- г.

     
                                                        ————————————¬
                                                        |    Код    |
                             Отдел продаж               +———————————+
   Структурное подразделение ———————————————————————————|           |
                    Тимошкин В.Н.                       +———————————+
   Подотчетное лицо ——————————————————— Табельный номер |     17    |
                     фамилия, инициалы                  L————————————
   

Оплата командировочных Менеджер расходов Профессия (должность) -------- Назначение аванса --------------- ————

     
   ————————————————————————T——————————¬ ————————————————————————————¬
   |Наименование показателя|  Сумма,  | |   Бухгалтерская запись    |
   |                       |руб. коп. | |                           |
   +———————————————————————+——————————+—+—————————————T—————————————+
   |             остаток   |     —    | |    дебет    |   кредит    |
   |Предыдущий   ——————————+——————————+ +—————T———————+——————T——————+
   |  аванс      перерасход|     —    | |счет,|сумма, |счет, |сумма,|
   |                       |          | |суб— |руб.   |суб—  |руб.  |
   |                       |          | |счет |коп.   |счет  |коп.  |
   |                       |          | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Получен аванс  1. из   |          | |  26 | 31 283|  71  |31 283|
   |кассы                  |          | |     |       |      |      |
   +——————————————T————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |1а. в валюте  | 750 USD|  12 000  | |     |       |      |      |
   |(справочно)   |        |          | |     |       |      |      |
   +——————————————+————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |              |        |          | |     |       |      |      |
   +——————————————+————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |              |        |          | |     |       |      |      |
   +——————————————+————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Итого получено| 750 USD|  12 000  | |     |       |      |      |
   +——————————————+————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Израсходовано | 730 USD|  11 500  | |     |       |      |      |
   +——————————————+————————+——————————+—+—————+———————+——————+——————+
   | Остаток      |  20 USD|     500  | |     |       |      |      |
   | —————————————+————————+——————————+—+—————+———————+——————+——————+
   | Перерасход   |    —   |     —    | |     |       |      |      |
   L——————————————+————————+——————————— L—————+———————+——————+———————
   

4 4 Приложение ----- документов на ----- листах Тридцать одна тысяча двести восемьдесят три Отчет проверен. К утверждению в сумме -------------------------- ———— сумма прописью 00 31 283 00 руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.) Малышева Малышева Е.А. Главный бухгалтер --------------- -------------------------- ———— подпись расшифровка подписи Романова Романова О.М. Бухгалтер --------------- -------------------------- ———— подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ----------¬ -----¬

     
   ———————————————— в сумме |    20   |  USD | 00 | коп. по кассовому
                            L——————————      L—————
   

123 24 мая 06

ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.

Остаток внесен ----------¬ -----¬

     
   ———————————————— в сумме |   500   | руб. | 00 | коп. по кассовому
   Перерасход выдан         L——————————      L—————
   

124 24 мая 06

ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.

Романова Романова О.М. 24 мая 06

Бухгалтер (кассир) --------- ------------------- "--" ----- 20-- г.

подпись расшифровка подписи

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

линия отреза Тимошкина В.Н. Расписка. Принят к проверке от -------------------- авансовый 58 22 мая 06 отчет N --- от "--" ---------- 20-- г. одиннадцать семьсот тридцать тысяч 00 долларов США на сумму ----------- руб. -- коп. и ------------------ ———— прописью

4 4

количество документов ------- на -------- листах

Романова Романова О.М.

Бухгалтер ---------- ------------------- " " _________ 20 г.

подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

     
   ———————T——————————————————————T—————————T———————————————————————————————T—————¬
   |Номер |       Документ,      |Наиме—   |         Сумма расхода         |Дебет|
   |по по—|    подтверждающий    |нование  +——————————————T————————————————+сче— |
   |рядку |   производственные   |документа|   по отчету  |принятая к учету|та,  |
   |      |        расходы       |(расхода)+——————T———————+——————T—————————+суб— |
   |      |                      |         |в руб.|   в   |в руб.|в валюте |счета|
   |      |                      |         |коп.  | валюте|коп.  |         |     |
   |      +——————————T———————————+         |      |       |      |         |     |
   |      |   дата   |   номер   |         |      |       |      |         |     |
   +——————+——————————+———————————+—————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |   1  |     2    |     3     |    4    |   5  |   6   |   7  |    8    |  9  |
   +——————+——————————+———————————+—————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |   1  |10.05.2006|  0076851  |Квитанция|   —  | 50 USD| 1 355|  50 USD |  26 |
   |      |          |           |         |      |       |  <*> |         |     |
   +——————+——————————+———————————+—————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |   2  |16.05.2006|XX018795465|Билет на | 5 500|   —   | 5 500|    —    |  26 |
   |      |          |           |самолет  |      |       |      |         |     |
   |      |          |           |Москва — |      |       |      |         |     |
   |      |          |           |Афины    |      |       |      |         |     |
   +——————+——————————+———————————+—————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |   3  |20.05.2006|   45721   |Счет     |   —  |400 USD|10 840| 400 USD |  26 |
   |      |          |           |гостиницы|      |       |  <*> |         |     |
   +——————+——————————+———————————+—————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |   4  |20.05.2006| XX02657821|Билет на | 5 500|   —   |   —  |  5 500  |  26 |
   |      |          |           |самолет  |      |       |      |         |     |
   |      |          |           |Афины —  |      |       |      |         |     |
   |      |          |           |Москва   |      |       |      |         |     |
   +——————+——————————+———————————+—————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |   5  |     —    |     —     |Суточные |   —  |280 USD| 7 588| 280 USD |  26 |
   |      |          |           |в валюте |      |       |  <*> |         |     |
   +——————+——————————+———————————+—————————+——————+———————+——————+—————————+—————+
   |   6  |     —    |     —     |Суточные |   500|   —   |   500|    —    |  26 |
   |      |          |           |в рублях |      |       |      |         |     |
   L——————+——————————+———————————+—————————+——————+———————+——————+—————————+——————
   

Итого ¦11 500¦730 USD¦31 283¦ 730 USD ¦ L------+-------+------+-------- ———— Тимошкин Тимошкин В.Н. Подотчетное лицо ----------------- --------------------- ———— подпись расшифровка подписи

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Расходы в иностранной валюте пересчитаны в рубли 23 мая 2006 г. по курсу 27,1 руб/USD.

А.И.Воропаева

Налоговый консультант

Подписано в печать

01.07.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——