"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 1

ЗАРУБЕЖНАЯ КОМАНДИРОВКА

Операции по использованию валютных средств учреждения для оплаты затрат по зарубежным служебным командировкам работников довольно распространены в практике бюджетных учреждений, деятельность которых предполагает контакты с иностранными организациями и физическими лицами.

В данной статье мы рассмотрим вопросы, возникающие при оформлении выезда, и операции по учету расходов, связанных с поездкой за рубеж.

Для сотрудников бюджетных учреждений культуры командировки за границу давно уже перестали быть экзотическими, однако обычные трудовые будни и служебные поездки за рубеж все-таки отличаются.

Прежде всего вопросы возникают при оформлении выезда сотрудников за границу для осуществления ими определенной работы.

Оформление выезда за рубеж

Согласно действующему законодательству (Закону от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию", далее - Закон N 114-ФЗ) основными документами, удостоверяющими личность гражданина РФ, по которым граждане России осуществляют выезд из страны и въезд в нее, признаются:

- паспорт;

- дипломатический паспорт;

- служебный паспорт;

- паспорт моряка (ст. 7 Закона N 114-ФЗ).

Служебный и дипломатический паспорта выдаются сотрудникам дипломатических представительств и прочим государственным служащим, выезжающим в командировки для решения государственных задач. Паспорт моряка также действителен только в определенных ситуациях. Следовательно, сотрудники могут выехать в служебную командировку по так называемому общегражданскому паспорту. Оформление паспорта производится в соответствии с положениями указанного Закона.

Согласно ст. 8 Закона N 114-ФЗ паспорт выдается гражданину РФ по его письменному заявлению органом внутренних дел. Паспорт может быть выдан российскому гражданину и Министерством иностранных дел РФ по письменному заявлению гражданина, представленному через вышестоящую организацию, направившую его за пределы территории РФ и зарегистрированную в Министерстве иностранных дел РФ в порядке, установленном РФ.

Согласно Положению о Департаменте консульской службы Министерства иностранных дел РФ, утвержденному Приказом МИД России от 14.08.1996 N 6430, основными задачами Департамента являются:

- паспортно-визовое обслуживание российских и иностранных граждан и юридических лиц;

- получение виз иностранных государств для граждан РФ, выезжающих за границу со служебными и деловыми целями.

Согласно Шенгенскому соглашению от 14.06.1985, подписанному европейскими странами, условия выдачи виз для въезда и пребывания на территории этих стран российских граждан примерно одинаковы. Порядок выдачи той или иной визы зависят от статуса гражданина, выезжающего в страну назначения. Для самостоятельного получения визы учреждению потребуется приглашение принимающей стороны, оформленное в соответствии с ее законодательством, - об этом должен позаботиться иностранный партнер. Сроки действия и виды виз будут зависеть от страны назначения и статуса контракта, заключенного учреждением.

Нормативное регулирование загранкомандировок

Помимо заработной платы за время командировки работнику полагаются суточные и компенсация расходов, связанных с проездом и проживанием в гостинице. В отличие от оплаты командировок по России эти суммы выплачиваются сотруднику в иностранной валюте.

Основными документами, регулирующими порядок возмещения командировочных расходов за границу, являются:

- Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (далее - Приказ N 64н);

- Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Документальное оформление загранкомандировок

Любая командировка, российская или заграничная, - это служебная поездка работника в другую местность для выполнения производственного задания (ст. 166 ТК РФ). В командировке сотруднику оплачивают:

- расходы по проезду к месту назначения и обратно;

- расходы, связанные с наймом жилого помещения;

- суточные;

- другие расходы (с разрешения руководителя учреждения).

Направляя сотрудника в загранкомандировку, учреждение должно оформить те же документы, что и при командировках по России. Исключение составляет командировочное удостоверение. Формы документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Перечень документов, которыми должна быть оформлена зарубежная командировка:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, в котором указаны фамилия и инициалы командированного сотрудника, его должность или специальность, а также цель, время и место командировки (кроме того, учитывая, что в бюджетном учреждении ведется раздельный учет по различным источникам его финансирования, руководитель бюджетного учреждения в приказе о направлении работника в служебную командировку обязан указать источник возмещения связанных с указанной командировкой затрат: бюджетные или внебюджетные средства);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, в котором указывается цель командировки. Вернувшись из поездки, работник составляет краткий отчет о выполнении задания и представляет документ в бухгалтерию учреждения;

- командировочное удостоверение, которое предназначено для того, чтобы удостоверить время пребывания в командировке. Оформлять его надо только при поездке в страны СНГ, когда отметки в загранпаспорте не проставляются;

- авансовый отчет. По возвращении из загранкомандировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет о понесенных расходах и вернуть неиспользованную валюту. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы - билеты, счета за проживание, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и т.д. Документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Особенности определения суточных при загранкомандировках

"Заграничные" суточные работник получает за каждый день командировки начиная со дня пересечения границы России. Если за время поездки он посещает несколько стран, то установленные для каждого государства нормы суточных применяются с даты въезда в страну. Эта дата определяется по штампам пограничной службы в паспорте работника. После возвращения в Россию со дня пересечения границы командировочные рассчитываются по "отечественным" нормам.

Перед тем как рассчитать и выдать работнику аванс на загранкомандировку, бухгалтер должен выяснить, не имеет ли его поездка каких-нибудь дополнительных особенностей. Дело в том, что Постановление Совмина России от 01.12.1993 N 1261, действующее до сих пор, ограничивает выплату суточных:

- если работник, направленный за границу, получает валюту на личные расходы от принимающей стороны. В такой ситуации суточные ему не положены;

- если принимающая сторона не выдает работнику валюту на личные расходы, но предоставляет ему бесплатное питание. Тогда суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы;

- если срок командировки составляет один день, то суточные выплачиваются в размере 50% установленной нормы;

- если работник направляется в командировку на срок более 60 дней. В этом случае начиная с 61-го дня суточные надо выплачивать в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах иностранного государства (Приказ N 64н).

Бухгалтерский учет операций,

связанных с загранкомандировкой

В случае если служебная командировка подлежит оплате за счет бюджетных средств, вышестоящий распорядитель данных средств непосредственно переводит необходимые валютные средства на валютный счет учреждения. При отсутствии в учреждении валютного счета валютные средства могут поступить непосредственно в кассу учреждения. Получение от распорядителя бюджетных средств валютных средств на валютный счет учреждения отражается в его бюджетном учете следующими проводками:

Дебет 1 201 03 510 Кредит 1 304 04 212

Дебет 1 201 07 510 Кредит 1 201 03 610 - в части потребности в суточных;

Дебет 1 201 03 510 Кредит 1 304 04 222

Дебет 1 201 07 510 Кредит 1 201 03 610 - в части потребности в оплате проезда в командировки;

Дебет 1 201 03 510 Кредит 1 304 04 226

Дебет 1 201 07 510 Кредит 1 201 03 610 - в части потребности в оплате найма жилых помещений.

При отсутствии в учреждении валютного счета по распоряжению вышестоящего распорядителя бюджетных средств оно может приобрести иностранную валюту самостоятельно. Поскольку бюджетные валютные ассигнования на зарубежные командировки выделяются бюджетным учреждениям крайне редко, покупка валюты осуществляется, как правило, за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности.

Следует иметь в виду, что Федеральным законом от 18.07.2005 N 90-ФЗ в п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" введен пп. 9, регламентирующий правомерность осуществления операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Отсутствие такого положения приводило к отказу банков в выдаче учреждениям наличной валюты для оплаты последними служебных командировок, а это обусловливало необходимость либо самостоятельной покупки учреждениями, а порой и командированными работниками, наличной валюты в обменных пунктах, либо оформления учреждениями для оплаты в валюте расходов по служебным командировкам валютных пластиковых карточек. Последний вариант применяется отдельными учреждениями и в настоящее время.

И наконец, поскольку все операции по выбытию денежных средств с банковских счетов учреждения в бюджетном учете дублируются проводками по забалансовому счету 18 "Выбытие денежных средств с банковских счетов учреждения" с детализацией по кодам ЭКР, указанная детализация должна быть осуществлена уже на стадии перечисления денежных средств на покупку валюты.

Проиллюстрируем порядок отражения операций по использованию бюджетным учреждением иностранной валюты для оплаты зарубежных командировок работников на примерах.

Пример. Бюджетное учреждение культуры за счет средств от предпринимательской деятельности направляет своего сотрудника на международную конференцию в Нью-Йорк (США) с 1 по 10 июля 2006 г. (с учетом двух суток на перелет к месту командировки и обратно). Билеты на проезд к месту командировки учреждением приобретены централизованно за рубли, выданы работнику и в его затраты на служебную командировку не включены.

В соответствии с определенными Приказом Минфина России N 64н нормами погашения затрат на служебные командировки сумма подлежащего выдаче аванса на данную командировку составляет:

- суточные за 10 суток - 648 USD (72 USD х 9 сут.) плюс 100 руб. за одни сутки;

- аванс на наем жилья - 2450 USD (350 USD х 7 сут.).

Для оплаты командировки учреждением через уполномоченный банк 30.06.2006 приобретены за счет средств от предпринимательской деятельности 3098 долл. США по курсу 28,80 руб. за 1 USD и выданы под отчет командированному сотруднику. Комиссия банка за покупку валюты составила 30,98 USD (1% от покупаемой суммы по курсу покупки валюты). Собственного валютного счета учреждение не имеет.

Авансовый отчет о командировке представлен в бухгалтерию учреждения 11.07.2006. Согласно указанному отчету фактические затраты на наем жилого помещения в служебной командировке составили 2000 USD. Продажа неиспользованной валюты произведена по текущему официальному курсу ЦБ РФ на день продажи.

Курсы валюты составляли:

- на 30.06.2006 - 1 USD/28,6721 руб.;

- на 11.07.2006 - 1 USD/28,8374 руб.;

- на 12.07.2006 - 1 USD/28,7154 руб.

Операции по приобретению валюты и оплате затрат по служебной командировке отражаются в бюджетном учете учреждения в следующем порядке.

     
   —————————————————————————————T————————————T————————————T—————————¬
   |     Содержание операции    |    Дебет   |   Кредит   |  Сумма, |
   |                            |            |            |   руб.  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Перечислены "рублевые"      |2 201 03 510|2 201 01 610|90 114,62|
   |средства на покупку валюты  |            |            |         |
   |(3098 х 28,80 + 30,98 х     |            |  18 (212)  |18 662,40|
   |28,80) руб.                 |            |  18 (226)  |71 452,22|
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Получены в кассу учреждения |            |            |         |
   |валютные средства на оплату |            |            |         |
   |аванса по зарубежной        |            |            |         |
   |командировке в сумме        |            |            |         |
   |3098 USD (в рублях по курсу |            |            |         |
   |ЦБ РФ на 30.06.2005)        |            |            |         |
   |— на оплату суточных        |2 201 04 510|2 201 03 610|18 579,52|
   |(648 USD х 28,6721 руб.)    |  17 (212)  |            |18 579,52|
   |— на оплату найма жилых     |2 201 04 510|2 201 03 610|70 246,65|
   |помещений в командировке    |            |            |         |
   |(2450 USD х 28,6721 руб.)   |  17 (226)  |            |70 246,65|
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Списано на затраты          |2 106 04 340|2 201 03 610|   396,23|
   |отклонение курса покупки    |            |            |         |
   |валюты от официального курса|            |            |         |
   |ЦБ РФ                       |    (290)   |            |         |
   |(3098 USD х (28,80 —        |            |            |         |
   |28,6721) руб.)              |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Списаны затраты учреждения  |2 106 04 340|2 201 03 610|   892,22|
   |на оплату комиссии банка за |            |            |         |
   |покупку валюты (в рублях по |    (226)   |            |         |
   |курсу ЦБ РФ на 30.06.2006)  |            |            |         |
   |(30,98 USD х 28,80 руб.)    |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Приобретенные валютные      |            |            |         |
   |средства в этот же день     |            |            |         |
   |выданы работнику учреждения |            |            |         |
   |под отчет:                  |            |            |         |
   |— на оплату суточных в      |2 208 02 560|2 201 04 610|   100,00|
   |рублях                      |            |            |         |
   |                            |            |  17 (212)  |   100,00|
   |— на оплату суточных в      |2 208 02 560|2 201 04 610|18 579,52|
   |валюте                      |            |            |         |
   |                            |            |  17 (212)  |18 579,52|
   |— на оплату найма жилого    |2 208 09 560|2 201 04 610|70 246,65|
   |помещения                   |            |            |         |
   |                            |            |  17 (226)  |70 246,65|
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |На день приема—сдачи        |            |            |         |
   |авансового отчета по        |            |            |         |
   |служебной командировке      |            |            |         |
   |(11.07.2006) произведена    |            |            |         |
   |переоценка остатков на      |            |            |         |
   |счетах подотчетных сумм     |            |            |         |
   |в соответствии с изменением |            |            |         |
   |официального курса валют:   |            |            |         |
   |— на оплату суточных        |2 208 02 560|2 401 01 171|   107,11|
   |(648 USD х (28,8374 —       |            |            |         |
   |28,6721) руб.)              |            |            |         |
   |— на оплату найма жилого    |2 208 09 560|2 401 01 171|   404,99|
   |помещения                   |            |            |         |
   |(2450 USD х (28,8374 —      |            |            |         |
   |28,6721) руб.)              |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Отражен 11.07.2006 в        |            |            |         |
   |бюджетном учете принятый    |            |            |         |
   |от работника авансовый отчет|            |            |         |
   |по зарубежной командировке, |            |            |         |
   |в том числе:                |            |            |         |
   |— суточные в рублях         |2 106 04 340|2 208 02 660|   100,00|
   |                            |            |            |         |
   |                            |    (212)   |            |         |
   | — суточные в валюте        |2 106 04 340|2 208 02 660|18 686,63|
   |(648 USD х 28,8374 руб.)    |            |            |         |
   |                            |    (212)   |            |         |
   | — оплата найма жилого      |2 106 04 340|2 208 09 660|57 674,80|
   |помещения                   |            |            |         |
   |(2000 USD х 28,8374 руб.)   |    (226)   |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Возвращена в кассу          |2 201 04 510|2 208 09 660|12 976,84|
   |неиспользованная            |            |            |         |
   |подотчетная сумма           |            |            |         |
   |((2450 USD — 2000 USD) х    |            |            |         |
   |28,8374 руб.)               |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Неиспользованная подотчетная|2 201 03 510|2 201 04 610|12 976,84|
   |сумма валюты возвращена     |            |            |         |
   |11.07.2006 уполномоченному  |            |            |         |
   |банку для ее продажи        |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Произведена 12.07.2006      |            |            |         |
   |продажа не использованной   |            |            |         |
   |учреждением валюты с        |            |            |         |
   |зачислением "рублевых"      |            |            |         |
   |средств на внебюджетный     |            |            |         |
   |счет учреждения, в том      |            |            |         |
   |числе:                      |            |            |         |
   |— отражена курсовая разница |2 201 03 510|2 401 01 171|    54,91|
   |за период с 11.07.2006 по   |            |            |         |
   |12.07.2006 на сумму         |            |            |         |
   |перечисленной на продажу    |            |            |         |
   |валюты                      |            |            |         |
   |(450 USD х (28,8347 —       |            |            |         |
   |28,7154) руб.)              |            |            |         |
   |                            |            |            |         |
   |— отражена поступившая      |2 201 01 510|2 201 03 610|12 792,71|
   |на текущий счет учреждения  |            |            |         |
   |сумма, вырученная за продажу|            |            |         |
   |неиспользованной валюты     |            |            |         |
   |((450 USD — (450 USD х      |            |            |         |
   |1%)) х 28,7154 руб.)        |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Отражена комиссия банка за  |2 106 04 340|2 201 03 610|   129,22|
   |продажу валюты — 4,5 USD (1%|    (226)   |            |         |
   |от проданной суммы в валюте |            |            |         |
   |(4,5 USD х 28,7154 руб.)    |            |            |         |
   L————————————————————————————+————————————+————————————+——————————
   

К сведению: в целях организации начисления курсовых разниц в кассе учреждения и у подотчетных лиц учет остатков и оборотов в иностранной валюте целесообразно вести на отдельных аналитических субконто.

В случае если приобретенную валюту учреждение в кассу не получает, а зачисляет на оформляемую и передаваемому командируемому сотруднику корпоративную пластиковую карточку, вышеописанный порядок учета загранкомандировок изменяется. Поскольку в новом Плане счетов бюджетного учета специальный счет для отражения средств на "карточных" счетах учреждения не предусмотрен, а также учитывая "авансовый" характер перечислений средств на пластиковую карточку, средства на валютном карточном счете целесообразно отражать на счете 0 206 09 000 "Расчеты по выданным авансам за прочие услуги" с детализацией на аналитическом "валютном" субконто банка - эмитента пластиковой карточки.

В связи с тем что затраты на оплату служебной командировки подлежат погашению на разных статьях ЭКР, в момент выдачи пластиковой карточки командированному сотруднику следует определить лимит снятия с нее валютных денежных средств (в виде оформления и утверждения заявления на выдачу аванса) по каждой из этих статей.

Так, если валютное обеспечение описанной в примере служебной командировки осуществлялось бы с применением корпоративной пластиковой карточки, соответствующие операции в бюджетном учете учреждения будут отражены в следующем порядке.

     
   —————————————————————————————T————————————T————————————T—————————¬
   |     Содержание операции    |    Дебет   |   Кредит   |  Сумма, |
   |                            |            |            |   руб.  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Перечислены "рублевые"      |2 201 03 510|2 201 01 610|90 114,62|
   |средства на покупку валюты  |            |            |         |
   |(3098 х 28,80 + 30,98 х     |            |  18 (226)  |90 114,62|
   |28,80) руб.                 |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Приобретенные валютные      |2 206 09 560|2 201 03 610|88 826,17|
   |средства (за минусом        |            |            |         |
   |комиссии) зачислены на      |            |            |         |
   |карточный валютный счет     |            |            |         |
   |учреждения в сумме 3098 USD |            |            |         |
   |(3098 х 28,6721) руб.       |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Полученная от банка—эмитента|     03     |      —     |     1,00|
   |пластиковая карточка        |            |            |         |
   |отражена на забалансовом    |            |            |         |
   |учете как бланк строгой     |            |            |         |
   |отчетности                  |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Списано на затраты          |2 106 04 340|2 201 03 610|   396,23|
   |отклонение курса покупки    |            |            |         |
   |валюты от официального курса|    (290)   |            |         |
   |(3098 USD х (28,80 —        |            |            |         |
   |28,6721) руб.)              |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Списаны затраты учреждения  |2 106 04 340|2 201 03 610|   892,22|
   |на оплату комиссии банка за |            |            |         |
   |покупку валюты (в рублях по |    (226)   |            |         |
   |курсу ЦБ РФ на 30.06.2005   |            |            |         |
   |30,98 USD / 28,80 руб.)     |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Пластиковая карточка в этот |            |            |         |
   |же день выдана работнику    |            |            |         |
   |учреждения под отчет:       |            |            |         |
   |— на оплату суточных в      |2 208 02 560|2 206 09 560|18 579,52|
   |валюте                      |            |            |         |
   |— на оплату найма жилого    |2 208 09 560|2 206 09 560|70 246,65|
   |помещения                   |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Дополнительно               |2 208 02 560|2 201 04 610|   100,00|
   |командированному            |            |            |         |
   |сотруднику выданы под отчет |            |  17 (212)  |   100,00|
   |"рублевые" средства для     |            |            |         |
   |оплаты суточных на          |            |            |         |
   |территории РФ               |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |На день приема—сдачи        |            |            |         |
   |авансового отчета по        |            |            |         |
   |служебной командировке      |            |            |         |
   |(11.07.2006) произведена    |            |            |         |
   |переоценка остатков на      |            |            |         |
   |счетах подотчетных сумм в   |            |            |         |
   |соответствии с изменением   |            |            |         |
   |официального курса валют:   |            |            |         |
   |— на оплату суточных        |            |            |         |
   |(648 USD х (28,8374 —       |2 208 02 560|2 401 01 171|   107,11|
   |28,6721) руб.)              |            |            |         |
   |— на оплату найма жилого    |2 208 09 560|2 401 01 171|   404,99|
   |помещения                   |            |            |         |
   |(2450 USD х (28,8374 —      |            |            |         |
   |28,6721) руб.)              |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Отражен 11.07.2006 в        |            |            |         |
   |бюджетном учете принятый от |            |            |         |
   |работника авансовый отчет по|            |            |         |
   |зарубежной командировке,    |            |            |         |
   |в том числе:                |            |            |         |
   |— суточные в рублях         |2 106 04 340|2 208 02 660|   100,00|
   |                            |            |            |         |
   |                            |    (212)   |            |         |
   |— суточные в валюте         |2 106 04 340|2 208 02 660|18 686,63|
   |(648 USD х 28,8374 руб.)    |            |            |         |
   |                            |    (212)   |            |         |
   |— оплата найма жилого       |2 106 04 340|2 208 09 660|57 674,80|
   |помещения                   |            |            |         |
   |(2000 USD х 28,8374 руб.)   |    (226)   |            |         |
   L————————————————————————————+————————————+————————————+——————————
   

К сведению: оставшаяся сумма валюты на карточном валютном счете может быть использована при оплате следующих зарубежных командировок. При этом остатки валютных средств на карточном счете подлежат ежемесячной переоценке исходя из изменений официального курса валюты.

И.Гарнов

Руководитель отдела

аудита и консалтинга

бюджетных учреждений

ООО "А.И. Аудит-Сервис"

Подписано в печать

30.06.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——