"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 1

УЧЕТ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

В финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений, в том числе физической культуры и спорта, возникает необходимость отражения в учете операций с наличными денежными средствами. Эта статья посвящена тому, как в соответствии с произошедшими в законодательстве изменениями следует их осуществлять, если лицевой счет бюджетного учреждения обслуживается территориальным органом Федерального казначейства.

Выдача наличных денежных средств, как правило, осуществляется из банка, в котором для кассового обслуживания исполнения соответствующего бюджета территориальному органу Федерального казначейства открыты счета на балансовом счете 40116 "Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям". В случае если выдача наличных денег получателям бюджетных средств производится тем же банком, в котором для кассового обслуживания исполнения соответствующего бюджета органу Федерального казначейства открыты счета на балансовых счетах 40201 "Средства бюджетов субъектов РФ", 40204 "Средства местных бюджетов", по предложению финансового органа можно осуществлять операции по обеспечению наличными деньгами получателей бюджетных средств на вышеуказанных счетах. Причем в этом случае территориальный орган Федерального казначейства получает в банке и выдает получателям бюджетных средств денежные чековые книжки по этим балансовым счетам.

Чековые книжки

Для осуществления наличных расчетов получателям бюджетных средств выдаются чековые книжки. Причем согласно изменениям, внесенным в п. 4 Приказа N 85н <1> Приказом N 74н <2>, они выдаются органом Федерального казначейства кассиру или уполномоченному лицу получателя средств под расписку в необходимом количестве. После того как бюджетное учреждение получит чековую книжку (поставлена подпись о получении в Журнале регистрации бланков денежных чековых книжек), оно несет ответственность за ее сохранность (п. 4 Приказа N 85н). В предусмотренных п. 5 Приказа N 85н случаях возврата чековой книжки получатель бюджетных средств возвращает ее органу Федерального казначейства вместе с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными чеками. Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется клиентом в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ".

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Приказ Минфина России от 21.09.2004 N 85н "О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы РФ".

<2> Приказ Минфина России от 02.05.2006 N 74н "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов РФ от 21.09.2004 N 85н "О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы РФ".

Для получения наличных денежных средств получатель бюджетных средств составляет и представляет в орган Федерального казначейства кассовую заявку на предстоящий квартал. А накануне дня получения наличных денег из банка составляется заявка на необходимый объем денежных средств для предстоящих расчетов.

Обратите внимание: Приказ N 74н внес в форму заявки изменения, согласно которым в ней надо указывать номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении.

Законодательство оставляет за получателем бюджетных средств право в исключительных случаях представлять в территориальный орган Федерального казначейства "факсовую" или электронную ее копию. Однако в день получения наличных денег получатель бюджетных средств вместе с чеком должен представить оригинал заявки.

При заполнении заявки получатель бюджетных средств должен обратить внимание на:

- соответствие формы представленной бюджетополучателем заявки форме, утвержденной Приказом N 74н;

- соответствие подписей лиц образцам, имеющимся в карточке образцов подписей;

- соответствие указанных в заявке показателей бюджетной классификации РФ содержанию операций;

- наличие остатков лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов на лицевом счете получателя согласно указанным в заявке показателям бюджетной классификации РФ.

При несоблюдении этих условий территориальный орган Федерального казначейства может вернуть заявку бюджетополучателю.

Одновременно с заявкой получатель бюджетных средств представляет денежный чек. В нем указывается полное (сокращенное) наименование территориального органа Федерального казначейства, полное (сокращенное) наименование получателя средств, паспортные данные (данные другого документа, удостоверяющего личность) лица, на которого выписан денежный чек и др. Денежный чек, представляемый в орган Федерального казначейства получателем бюджетных средств в порядке, установленном Приказом N 85н, оформляется отдельно на каждую заявку.

В соответствии с п. 10 Приказа N 85н печать и подписи лиц, включенных в карточку образцов подписей и оттиска печати территориального органа Федерального казначейства, представленную в банк в установленном порядке, проставляются на лицевой и оборотной сторонах денежного чека, принятого от получателя бюджетных средств.

Стоит заметить, что согласно п. 1.7.2 Положения ЦБ РФ от 05.12.2002 N 205-П денежные чеки принимаются банком в течение десяти дней со дня их выписки, не считая дня выписки. При непредъявлении денежного чека в кассу банка по истечении указанного срока территориальный орган Федерального казначейства оформляет платежное поручение на возврат невостребованной суммы.

Как показывает опыт, достаточно часто по ряду причин денежный чек может быть оформлен ненадлежащим образом или быть испорченным. В этом случае законодательство требует его погашения путем его перечеркивания и проставления надписи "Аннулировано", которая заверяется подписью главного бухгалтера бюджетополучателя - составителя чека.

В случае отказа банком в приеме денежного чека из-за нарушения требований по его оформлению, несоответствия печатей и подписей на нем заявленным образцам в территориальный орган Федерального казначейства получателем бюджетных средств представляются возвращенный банком денежный чек и оформленный в установленном порядке новый денежный чек.

Причем уполномоченным работником территориального органа Федерального казначейства исправляется ранее оформленная получателем бюджетных средств для указанного денежного чека заявка (на лицевой и оборотной сторонах) путем зачеркивания на ней серии, номера и даты денежного чека и надписывания над ними новых реквизитов денежного чека, заменяемого получателем бюджетных средств. Указанные изменения заверяются подписью уполномоченного работника территориального органа Федерального казначейства.

Бухгалтерский учет операций

по получению и выдаче денежных средств

Бухгалтерский учет операций по получению и выдаче денежных средств в результате вступления в силу Инструкции N 25н <3> претерпел некоторые изменения. Напомним, что в Инструкции N 70н <4> не был регламентирован вопрос отражения подачи заявки в орган, осуществляющий кассовое обслуживание исполнения бюджета, и получения наличных денег по чеку. Минфин России и Федеральное казначейство своим совместным Письмом от 18.03.2005 N N 02-14-10а/462, 42-7.1-01/5.1-58 предложили исправить этот недочет путем использования счета 306 00 000 "Расчеты по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов" для отражения данных операций. Таким образом, согласно данному Письму предлагается отражать:

- списание средств с лицевого счета бюджетополучателя:

Дебет счета (1, 2) 306 00 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов"

Кредит счета (1, 2) 304 05 ххх "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов";

- получение наличных денежных средств в кассу бюджетного учреждения:

Дебет счета (1, 2) 201 04 510 "Поступления в кассу"

Кредит счета (1, 2) 306 00 730 "Увеличение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов".

     
   ————————————————————————————————
   

<3> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

<4> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н.

Согласно п. 169 Инструкции N 25н для отражения в учете операций с наличными денежными средствами бюджетополучателям следует использовать счет 0 210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

При направлении заявки на получение наличных денежных средств в территориальный орган Федерального казначейства делается запись:

Дебет счета 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит счетов 304 05 ххх "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов"

201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"

201 02 610 "Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение".

Получение наличных денег по чеку в кассу учреждения на основании приходного кассового ордера отражается следующим образом:

Дебет счета 201 04 510 "Поступления в кассу"

Кредит счета 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

Внесение неиспользованной части наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера или квитанции к объявлению на взнос наличными отражается:

Дебет счета 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит счета 201 04 610 "Выбытия из кассы".

Зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета:

Дебет счетов 304 05 ххх "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов"

201 01 510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета"

201 02 510 "Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения"

Кредит счета 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

Пример. Бюджетным учреждением 22.06.2006 в территориальный орган Федерального казначейства были поданы заявка и денежный чек на получение наличных денежных средств:

- на приобретение ГСМ (ст. 340 ЭКР) - 5000 руб.;

- на командировочные расходы, в том числе на оплату суточных (ст. 212 ЭКР), - 500 руб., на оплату проезда (ст. 222 ЭКР) - 2200 руб., на оплату гостиницы (ст. 226 ЭКР) - 5200 руб.

Наличные денежные средства 23.06.2006 были получены в кассу учреждения, а 26.06.2006 выданы подотчетным лицам. По возвращении из командировки подотчетное лицо отчиталось о потраченных средствах (представило авансовый отчет) и возвратило 04.07.2006 неиспользованный остаток денежных средств по проезду - 360 руб. (ст. 222 ЭКР) и по проживанию в гостинице - 250 руб. (ст. 226 ЭКР). Неиспользованный остаток подотчетной суммы 07.07.2006 сдан в банк. Работник, взявший по отчет денежные средства на приобретение ГСМ, отчитался по ним 30.06.2006.

Учреждение осуществляло выплаты за счет бюджетных средств.

В учете будут составлены следующие записи:

     
   —————————————————————————————T————————————T————————————T—————————¬
   |     Содержание операции    |    Дебет   |   Кредит   |  Сумма, |
   |                            |            |            |   руб.  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |                           22.06.2006                           |
   +————————————————————————————T————————————T————————————T—————————+
   |Списаны средства с лицевого |            |            |         |
   |счета на основании заявки:  |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |на приобретение ГСМ         |1 210 03 560|1 304 05 340|   5000  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Одновременно на сумму       |1 501 03 340|1 502 01 340|   5000  |
   |принятых денежных           |            |            |         |
   |обязательств на             |            |            |         |
   |командировочные расходы:    |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по оплате суточных        |1 210 03 560|1 304 05 212|    500  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по оплате проезда         |1 210 03 560|1 304 05 222|   2200  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по оплате проживания      |1 210 03 560|1 304 05 226|   5200  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Одновременно на сумму       |            |            |         |
   |принятых обязательств:      |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по оплате суточных        |1 501 03 212|1 502 01 212|    500  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по оплате проезда         |1 501 03 222|1 502 01 222|   2200  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по оплате проживания      |1 501 03 226|1 502 01 226|   5200  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |                            23.06.2006                          |
   +————————————————————————————T————————————T————————————T—————————+
   |Получены наличные денежные  |            |            |         |
   |средства по чеку в кассу    |            |            |         |
   |учреждения в части:         |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |ГСМ                         |1 201 04 510|1 210 03 660|   5000  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |командировочных расходов:   |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на суточные               |1 201 04 510|1 210 03 660|    500  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на проезд                 |1 201 04 510|1 210 03 660|   2200  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на проживание             |1 201 04 510|1 210 03 660|   5200  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |                            26.06.2006                          |
   +————————————————————————————T————————————T————————————T—————————+
   |Выданы денежные средства    |            |            |         |
   |под отчет в части:          |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |приобретения ГСМ            |1 208 22 560|1 201 04 610|   5000  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |командировочных расходов:   |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на суточные               |1 208 02 560|1 201 04 610|    500  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на проезд                 |1 208 05 560|1 201 04 610|   2200  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на проживание в гостинице |1 208 09 560|1 201 04 610|   5200  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |                            30.06.2006                          |
   +————————————————————————————T————————————T————————————T—————————+
   |Представлен в бухгалтерию   |1 105 03 340|1 208 22 660|   5000  |
   |учреждения авансовый отчет  |            |            |         |
   |на приобретение ГСМ         |            |            |         |
   |подотчетным лицом           |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |                            04.07.2006                          |
   +————————————————————————————T————————————T————————————T—————————+
   |Представлен в бухгалтерию   |            |            |         |
   |учреждения авансовый отчет  |            |            |         |
   |по командировочным          |            |            |         |
   |расходам:                   |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на суточные               |1 401 01 212|1 208 02 660|    500  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на проезд                 |1 401 01 222|1 208 05 660|   1840  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— на проживание в гостинице |1 401 01 226|1 208 09 660|   4950  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Остаток подотчетной суммы   |            |            |         |
   |сдан подотчетным лицом в    |            |            |         |
   |кассу учреждения:           |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по проезду                |1 201 04 510|1 208 05 660|    360  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по проживанию в гостинице |1 201 04 510|1 208 09 660|    250  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |                            06.07.2006                          |
   +————————————————————————————T————————————T————————————T—————————+
   |Внесена неиспользованная    |            |            |         |
   |часть наличных денег на     |            |            |         |
   |счет в части:               |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— проезда                   |1 210 03 560|1 201 04 510|    360  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— проживания в гостинице    |1 210 03 560|1 201 04 510|    250  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |                            07.07.2006                          |
   +————————————————————————————T————————————T————————————T—————————+
   |Зачислены наличные денежные |            |            |         |
   |средства на счет            |            |            |         |
   |учреждения:                 |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— в части проезда           |1 304 05 222|1 210 03 660|    360  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— в части проживания в      |1 304 05 226|1 210 03 660|    250  |
   |гостинице                   |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Одновременно на сумму       |            |            |         |
   |восстановленных расходов    |            |            |         |
   |(метод "красное сторно"):   |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по проезду                |1 501 03 222|1 502 01 222|    360  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |— по проживанию в гостинице |1 501 03 226|1 502 01 226|    250  |
   L————————————————————————————+————————————+————————————+——————————
   

Обеспечение наличными деньгами

уполномоченных подразделений

Согласно п. 14 Приказа N 85н для организации работы по осуществлению операций с наличными деньгами уполномоченного подразделения в территориальный орган Федерального казначейства по месту его нахождения уполномоченное подразделение представляет:

- письмо получателя средств, создавшего уполномоченное подразделение. Оно должно быть подписано руководителем и главным бухгалтером получателя средств, доверившего уполномоченному подразделению получать наличные деньги;

- карточку образцов подписей уполномоченного подразделения, заверенную в установленном порядке руководителем получателя средств, создавшего уполномоченное подразделение.

Для возможности совершения данных операций получатель средств, создавший уполномоченное подразделение, должен представить в орган Федерального казначейства по месту открытия своего лицевого счета платежные поручения на перечисление средств со счета органа Федерального казначейства 40105 на его же счет 40116 по месту нахождения уполномоченного подразделения. После того как денежные средства, предназначенные для уполномоченного подразделения, поступят на счет территориального органа Федерального казначейства 40116, он представляет уполномоченному подразделению ведомость операций уполномоченного подразделения с наличными деньгами и копию платежного поручения получателя средств.

Для того чтобы уполномоченному подразделению получить наличные денежные средства, ему необходимо представить в территориальный орган Федерального казначейства заявку на получение денежных средств и денежный чек. В заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, сумма наличных денег, подлежащая получению, должность, фамилия, имя и отчество представителя уполномоченного подразделения, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего его личность документа.

Согласно п. 16 Приказа N 85н уполномоченный работник органа Федерального казначейства проверяет заявку:

- на непревышение суммы остатка средств федерального бюджета, перечисленных получателем средств, создавшим уполномоченное подразделение;

- на соответствие подписей образцам, имеющимся в карточке образцов подписей уполномоченного подразделения.

В свою очередь, денежный чек проверяется на соответствие:

- сумм, указанных цифрами и прописью;

- данных паспорта или иного заменяющего паспорт документа, удостоверяющего личность представителя получателя средств, данным, указанным в денежном чеке и заявке;

- представленного денежного чека заявке в части проставленных в них серии, номера и даты денежного чека и суммы, подлежащей получению.

Обратите внимание: на лицевой стороне принятых от получателей средств и проверенных органом Федерального казначейства денежных чеков ставится печать и подписи лиц, включенных в карточку образцов подписей и оттиска печати органа Федерального казначейства.

В остальном порядок получения наличных денежных средств уполномоченным подразделением получателя бюджетных средств ничем не отличается от порядка получения наличных денежных средств получателем.

К сведению: в таблице были использованы следующие счета:

1 105 03 340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов";

1 201 04 510 (610) "Поступления (выбытия) в кассу";

1 208 02 560 (660) "Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам";

1 208 05 560 (660) "Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг";

1 208 09 560 (660) "Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг";

1 208 22 560 (660) "Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов";

1 210 03 560 (660) "Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств";

1 304 05 ххх "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов";

1 401 01 200 "Расходы учреждения";

1 501 03 ххх "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств";

1 502 01 ххх "Принятые бюджетные обязательства текущего года".

Т.Сильвестрова

Зам. главного редактора

журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подписано в печать

29.06.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——