"Бухгалтерия в вопросах и ответах", 2006, N 2

СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

В ПРОИЗВОДСТВО

В организациях часто возникают ситуации, когда одинаковые материалы приобретаются по разным ценам, у разных поставщиков. Суммы расходов, включаемых в себестоимость материально-производственных запасов (далее - МПЗ), также могут отличаться. Это приводит к тому, что фактическая себестоимость разных партий одинаковых материалов может быть различной. Часто при списании в производство, особенно при большой номенклатуре, невозможно точно определить, из какой именно партии берутся списываемые материалы. Поэтому организация должна выбрать и закрепить в учетной политике метод списания МПЗ в производство.

Пунктом 16 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н (далее - ПБУ 5/01), и п. 73 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ), установлены следующие способы оценки МПЗ при отпуске в производство и ином выбытии:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по способу ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения материалов);

- по способу ЛИФО (по себестоимости последних по времени приобретения материалов).

Следует отметить, что в целях бухгалтерского учета организация может использовать различные методы списания для разных групп МПЗ.

Рассмотрим подробнее каждый из указанных методов.

Списание МПЗ по себестоимости каждой единицы

Метод списания материалов по себестоимости каждой единицы удобен для применения в случаях, когда организация использует в производстве небольшую номенклатуру материалов и можно легко отследить, из какой именно партии списаны материалы, причем цены на них остаются достаточно стабильными в течение длительного периода. В этом случае учет ведется по каждой партии материалов отдельно, и списываются материалы именно по тем ценам, по которым они приняты к учету.

Кроме того, этот метод должен применяться для оценки следующих видов МПЗ:

- материалов, которые используются в особом порядке, - драгоценных металлов, драгоценных камней, радиоактивных веществ и других подобных материалов;

- запасов, которые не могут обычным образом заменять друг друга.

Пунктом 74 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ предложено два варианта списания материалов по цене каждой единицы:

1) в себестоимость единицы включаются все расходы, связанные с приобретением этих запасов. Этот способ применяется, когда есть возможность точно определить суммы расходов по приобретению, которые относятся к разным материалам;

2) упрощенный способ, по которому в себестоимость единицы включается только стоимость запасов по договорным ценам, а транспортные и иные расходы, связанные с их приобретением, учитываются отдельно и списываются пропорционально стоимости материалов, списанных в производство, в договорных ценах. Этот способ применяется, когда невозможно точно установить, какая доля транспортно-заготовительных расходов относится к каждой конкретной партии приобретенных материалов.

Пример 1. На начало месяца в организации числились остатки краски в количестве 120 кг на сумму 3600 руб. по фактической себестоимости.

В течение месяца приобретены две партии краски:

1) 150 кг, стоимость партии - 3200 руб. Транспортные расходы - 1000 руб.;

2) 200 кг, стоимость партии - 5600 руб. Транспортные расходы - 1000 руб.

Учет материалов ведется с включением транспортно-заготовительных расходов в фактическую себестоимость. Для простоты расчетов все суммы приведены без НДС.

Себестоимость краски составляет:

- остаток на начало месяца: 3600 / 120 = 30 руб. за 1 кг;

- первая партия: (3200 + 1000) / 150 = 28 руб. за 1 кг;

- вторая партия: (5600 + 1000) / 200 = 33 руб. за 1 кг.

В течение месяца израсходовано:

- 100 кг краски из остатка на начало месяца;

- 90 кг краски из первой партии;

- 120 кг краски из второй партии.

Стоимость израсходованной краски:

100 х 30 + 90 х 28 + 120 х 33 = 9480 руб.

Пример 2. Организация применяет упрощенный способ списания материалов по себестоимости каждой единицы.

На начало месяца в организации числятся остатки краски в количестве 500 кг на сумму 25 000 руб. по договорным ценам. Транспортные расходы - 50 руб.

В течение месяца приобретены две партии краски:

1) 2000 кг, стоимость партии - 90 000 руб. Транспортные расходы - 500 руб.;

2) 5000 кг, стоимость партии - 210 000 руб. Транспортные расходы - 1000 руб.

Себестоимость краски по договорным ценам составляет:

- остаток на начало месяца: 25 000 / 500 = 50 руб.;

- первая партия: 90 000 / 2000 = 45 руб. за 1 кг;

- вторая партия: 210 000 / 5000 = 42 руб. за 1 кг.

В течение месяца отпущено в производство:

- 500 кг краски из остатка на начало месяца;

- 400 кг краски из первой партии;

- 100 кг краски из второй партии.

Стоимость отпущенной краски в производство за месяц по договорным ценам:

500 х 50 + 400 х 45 + 100 х 42 = 47 200 руб.

Рассчитаем процент отклонений или транспортно-заготовительных расходов:

1550 / (25 000 + 90 000 + 210 000) х 100 = 0,48%.

Сумма отклонений или транспортно-заготовительных расходов, относящаяся на увеличение стоимости краски, отпущенной в производство:

47 200 руб. х 0,48% = 226,56 руб.

Основным преимуществом метода списания МПЗ по себестоимости каждой единицы является то, что все материалы списываются по их реальной себестоимости без каких-либо отклонений. Как уже было отмечено, данный метод применим только в тех случаях, когда организация использует сравнительно небольшую номенклатуру материалов, когда можно точно определить, какие именно материалы списаны.

В тех же случаях, когда невозможно точно отследить, материалы из какой именно партии отпущены в производство, целесообразно применять один из трех описанных ниже методов.

Списание МПЗ по средней себестоимости

Метод списания МПЗ по средней себестоимости заключается в следующем. По каждому виду материалов средняя себестоимость единицы определяется как частное от деления общей себестоимости этих материалов (сумма стоимости материалов на начало месяца и поступивших в течение месяца) на количество этих материалов (сумма остатка на начало месяца и поступивших в течение месяца).

Стоимость материалов, списанных в производство, определяется умножением их количества на среднюю себестоимость. Стоимость остатка на конец месяца определяется умножением количества материала в остатке на среднюю себестоимость. Таким образом, средняя себестоимость единицы материалов может изменяться от месяца к месяцу. Сальдо по счетам учета МПЗ отражается по средней себестоимости.

Пример 3. На начало месяца в организации остаток ткани составляет 1500 м, средняя себестоимость составляет 95 руб. за 1 м. В течение месяца поступила ткань:

- 1 партия: 1000 м по цене 89,5 руб. за 1 м;

- 2 партия: 500 м по цене 100 руб. за 1 м;

- 3 партия: 1200 м по цене 80 руб. за 1 м.

В течение месяца на производство израсходовано 3500 м ткани.

Средняя себестоимость ткани составляет:

(1500 х 95 + 1000 х 89,5 + 500 х 100 + 1200 х 80) / (1500 + 1000 + 500 + 1200) = 90 руб. за 1 м.

Стоимость списанной в производство ткани:

3500 х 90 = 315 000 руб.

Остаток ткани на конец месяца:

(1500 + 1000 + 500 + 1200) - 3500 = 700 м.

Стоимость остатка ткани на конец месяца:

700 х 90 = 63 000 руб.

В Письме Минфина России от 10.03.2004 N 16-00-14/59 "О бухгалтерском учете материально-производственных запасов" разъяснено, что в соответствии с п. 78 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ применение способов средних оценок фактической себестоимости материалов, отпущенных в производство или списанных на иные цели, может осуществляться следующими вариантами:

- исходя из среднемесячной фактической себестоимости (взвешенная оценка), в расчет которой включаются количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления за месяц (отчетный период);

- путем определения фактической себестоимости материала в момент его отпуска (скользящая оценка), при этом в расчет средней оценки включаются количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления до момента отпуска.

Применение скользящей оценки должно быть экономически обоснованно и обеспечено соответствующими средствами вычислительной техники.

Разница между взвешенной и скользящей оценкой заключается в выборе даты, на которую оцениваются сырье и материалы. При использовании взвешенной оценки оценка производится на отчетную дату, а при использовании скользящей оценки - на момент списания сырья и материалов в производство.

Пример 4. На начало месяца в учете организации числились остатки материалов в количестве 50 т на сумму 82 500 руб. Средняя себестоимость 1 т материалов составляет 1650 руб.

В течение месяца на склад производственной организации поступило материалов:

- 2-го числа: 100 т по цене 1540 руб.;

- 10-го числа: 200 т по цене 1575 руб.;

- 25-го числа: 50 т по цене 1530 руб.

В течение месяца отпущено в производство 370 т материалов, в том числе:

- 17-го числа - 250 т;

- 27-го числа - 120 т.

1. Организация применяет взвешенную оценку (оценка производится на отчетную дату).

Определим количество и стоимость материалов, поступивших в течение месяца, с учетом количества и стоимости материалов на начало месяца:

50 + 100 + 200 + 50 = 400 т;

82 500 + 154 000 + 315 000 + 76 500 = 628 000 руб.

Средняя цена 1 т материалов за месяц:

628 000 / 400 = 1570 руб.

Стоимость списанных в течение месяца материалов:

370 х 1570 = 580 900 руб.

Остаток материалов на конец месяца:

400 - 370 = 30 т.

Стоимость остатка материалов на конец месяца:

628 000 - 580 900 = 47 100 руб.

Средняя стоимость 1 т материалов на конец месяца (на начало следующего месяца):

47 100 / 30 = 1570 руб.

2. Организация применяет скользящую оценку (оценка производится на дату списания материалов в производство).

Первая партия материалов отпущена в производство 17-го числа, следовательно, при использовании данного метода следует определить среднюю стоимость материалов на эту дату.

Определим количество и стоимость поступивших материалов (с учетом остатка на начало месяца) на 17-е число:

50 + 100 + 200 = 350 т;

82 500 + 154 000 + 315 000 = 551 500 руб.

Средняя стоимость 1 т материалов:

551 500 / 350 = 1575,71 руб.

17-го числа в производство отпущено 250 т материалов, их стоимость составит:

250 х 1575,71 = 393 927,50 руб.

Теперь следует определить количество, стоимость и среднюю стоимость 1 т материалов, оставшихся на складе на 18-е число:

350 - 250 = 100 т;

551 500 - 393 927,50 = 157 572,50 руб.;

157 572,50 / 100 = 1575,73 руб.

Следующая партия материалов отпущена в производство 27-го числа, но 25-го числа на склад поступила еще одна партия материалов в количестве 50 т на сумму 76 500 руб. Следовательно, необходимо определить среднюю стоимость 1 т материалов, сложившуюся на 27-е число.

Определим количество и стоимость 1 т материалов, поступивших с 18-го до 27-го числа (с учетом остатка на 18-е число):

100 + 50 = 150 т;

157 572,50 + 76 500 = 234 072,50 руб.

Средняя стоимость 1 т материалов на момент отпуска следующей партии составит:

234 072,50 / 150 = 1560,48 руб.

Стоимость материалов, отпущенных в производство 27-го числа:

120 х 1560,48 = 187 257,60 руб.

Остаток материалов на конец месяца:

150 - 120 = 30 т.

Стоимость материалов на конец месяца составит:

234 072,50 - 187 257,60 = 46 814,90 руб.

Средняя стоимость 1 т материалов на конец месяца (на начало следующего месяца):

46 814,90 / 30 = 1560,50 руб.

На выбор того или иного способа оценки влияет порядок документооборота, установленный в организации.

Списание МПЗ по методу ФИФО

Метод ФИФО (от англ. First In First Out) еще называют моделью конвейера. Он основан на допущении, что материалы списываются в производство в той последовательности, в которой они приобретены. Материалы из последующих партий не списываются, пока не израсходована предыдущая. При этом способе материалы, отпущенные в производство, оцениваются по фактической себестоимости материалов, первых по времени приобретения, а остаток материалов на конец месяца оценивается по себестоимости последних по времени приобретения.

В том случае, если первые по времени приобретения партии стоят дешевле, а последующие дороже, применение метода ФИФО приводит к следующему результату - материалы списываются в производство по меньшей стоимости, соответственно, себестоимость продукции ниже и прибыль выше.

Если цены на материалы имеют тенденцию к снижению, то, наоборот, в случае применения метода ФИФО прибыль будет уменьшаться.

Есть два способа определения стоимости материалов, списанных в производство по методу ФИФО.

1. Сначала списываются материалы по стоимости первой приобретенной партии, если количество списанных материалов больше этой партии, списывается вторая и т.д. Остаток материалов определяется вычитанием стоимости списанных материалов из общей стоимости материалов, поступивших за месяц (с учетом остатка на начало месяца).

2. Определяется остаток материалов на конец месяца по цене последних по времени приобретения. Стоимость материалов, списанных в производство, определяется вычитанием полученной величины из общей стоимости материалов, поступивших за месяц (с учетом остатка на начало месяца).

Пример 5. На начало месяца остаток краски составлял 100 банок по цене 35 руб. за банку.

Остаток на начало месяца составляет:

100 х 35 = 3500 руб.

В течение месяца поступило:

- 1-я партия: 120 банок по цене 40 руб. за банку;

- 2-я партия: 80 банок по цене 45 руб. за банку;

- 3-я партия: 100 банок по цене 50 руб. за банку.

Общая стоимость поступившей краски составляет:

120 х 40 + 80 х 45 + 100 х 50 = 13 400 руб.

За месяц в производство списано 270 банок краски, остаток на конец месяца составляет 130 банок.

I вариант.

Всего списано 270 банок краски, причем сначала полностью списывается остаток на начало месяца (100 банок), затем - первая партия (120 банок). Так как общее количество больше, оставшееся количество списывается из второй партии:

270 - (100 + 120) = 50 банок.

Стоимость списанной краски составляет:

100 х 35 + 120 х 40 + 50 х 45 = 10 550 руб.

Средняя себестоимость одной банки списанной краски:

10 550 / 270 = 39,07 руб.

Стоимость остатка краски:

(3500 + 13 400) - 10 550 = 6350 руб.

При этом варианте необходимо точно определить, материалы из каких партий составляют остаток на конец месяца, так как в следующем месяце они будут списываться первыми.

Остаток составляют:

- 30 банок (80 - 50) из второй партии на сумму 1350 руб. (30 х 45);

- третья партия остается на конец месяца полностью:

100 х 50 = 5000 руб.

II вариант.

Остаток на конец месяца составляет 130 банок, причем третья партия (100 банок) числится на остатке полностью, поскольку этого недостаточно, 30 банок из второй партии также включаются в остаток.

Стоимость остатка на конец месяца:

100 х 50 + 30 х 45 = 6350 руб.

Стоимость списанной краски:

(3500 + 13 400) - 6350 = 10 550 руб.

Средняя себестоимость одной банки списанной краски:

10 550 / 270 = 39,07 руб.

Таким образом, стоимость списанных материалов и остатка одинакова при использовании обоих вариантов. При втором варианте достаточно точно определить, материалы из каких именно партий составляют остаток на складе, а стоимость списанных материалов определяется расчетным путем без обязательного отнесения на конкретную партию, тогда как при первом варианте нужно точно определять, из каких именно партий материалы списываются и остаются на конец месяца. Этот вариант становится трудоемким, если в течение месяца закупки материалов производятся достаточно часто.

Списание МПЗ по методу ЛИФО

Метод ЛИФО (от англ. Last In First Out) называют также моделью бочки. Он основан на допущении, что материалы списываются в производство в последовательности, обратной той, в которой они приобретены. Материалы из ранее приобретенных партий не списываются, пока не израсходована последняя. При этом способе материалы, отпущенные в производство, оцениваются по фактической себестоимости материалов, последних по времени приобретения, а остаток материалов на конец месяца оценивается по себестоимости первых по времени приобретения.

В том случае, если первые по времени приобретения партии стоят дешевле, а последующие - дороже, применение метода ЛИФО приводит к тому, что материалы списываются в производство по большей стоимости, соответственно, себестоимость продукции выше, а прибыль ниже.

Если цены на материалы имеют тенденцию к снижению, то, наоборот, в случае применения метода ЛИФО сумма налога на прибыль будет снижаться.

Есть два способа определения стоимости материалов, списанных в производство по методу ЛИФО.

1. Сначала списываются материалы по стоимости последней приобретенной партии, если количество списанных материалов больше этой партии, списывается предыдущая и т.д. Остаток материалов определяется вычитанием стоимости списанных материалов из общей стоимости материалов, поступивших за месяц (с учетом остатка на начало месяца).

2. Определяется остаток материалов на конец месяца по цене первых по времени приобретения. Стоимость материалов, списанных в производство, определяется вычитанием полученной величины из общей стоимости материалов, поступивших за месяц (с учетом остатка на начало месяца).

Пример 6. Воспользуемся условиями примера 5.

I вариант.

Всего списано 270 банок краски, причем сначала полностью списывается третья партия (100 банок), затем списывается вторая партия (80 банок). Так как общее количество больше, то оставшееся количество списывается из первой партии:

270 - (100 + 80) = 90 банок.

Стоимость списанной краски:

100 х 50 + 80 х 45 + 90 х 40 = 12 200 руб.

Средняя себестоимость одной банки списанной краски:

12 200 / 270 = 45,19 руб.

Стоимость остатка краски:

(3500 + 13 400) - 12 200 = 4700 руб.

При этом варианте необходимо точно определить, материалы из каких партий составляют остаток на конец месяца, так как эти данные нужны для правильного отнесения материалов к конкретным партиям при списании в последующих месяцах.

Остаток составляют:

- 30 банок (120 - 90) из первой партии на сумму 1200 руб. (30 х 40).

- краска, которая составляла остаток на начало месяца, полностью числится на остатке и в конце месяца:

100 х 35 = 3500 руб.

II вариант.

Остаток на конец месяца составляет 130 банок, причем краска, числившаяся на остатке на начало месяца (100 банок), остается неизрасходованной и на конец месяца, поскольку этого недостаточно, 30 банок из первой партии также включаются в остаток.

Стоимость остатка на конец месяца:

100 х 35 + 30 х 40 = 4700 руб.

Стоимость списанной краски:

(3500 + 13 400) - 4700 = 12 200 руб.

Средняя себестоимость одной банки списанной краски:

12 200 / 270 = 45,19 руб.

Таким образом, при методе ЛИФО стоимость списанных материалов и остатка также одинаковы при использовании обоих вариантов. При втором варианте достаточно точно определить, материалы из каких именно партий составляют остаток на складе, а стоимость списанных материалов определяется расчетным путем без обязательного отнесения на конкретную партию, тогда как при первом варианте нужно точно определять, из каких именно партий материалы списываются и остаются на конец месяца. При частых закупках материалов первый вариант неудобен из-за трудоемкости расчетов.

Документальное оформление движения материалов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 должны применяться всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а (см. таблицу на с. 9).

     
   ———————T—————————————————————————————————————————————————————————¬
   | Номер|                    Наименование формы                   |
   | формы|                                                         |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—2  |Доверенность                                             |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—2а |Доверенность                                             |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—4  |Приходный ордер                                          |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—7  |Акт о приемке материалов                                 |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—8  |Лимитно—заборная карта                                   |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—11 |Требование—накладная                                     |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—15 |Накладная на отпуск материалов на сторону                |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—17 |Карточка учета материалов                                |
   +——————+—————————————————————————————————————————————————————————+
   | М—35 |Акт об оприходовании материальных  ценностей, полученных |
   |      |при разборке и демонтаже зданий и сооружений             |
   L——————+——————————————————————————————————————————————————————————
   

Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей доверенности (формы N М-2 и N М-2а).

Пример 7. Организация А реализует бытовую технику, а также занимается ее ремонтом и техническим обслуживанием. Для этого она закупает необходимые материалы у организации Б, с которой заключен договор от 1 апреля 2005 г. N 81-07-04.

Материалы, необходимые организации А, закупает менеджер Иванов с последующим их получением на складе поставщика.

Для получения материалов бухгалтер организации А должен выдать Иванову доверенность, в которой указывается перечень материалов, подлежащих получению.

Доверенность выписывается в одном экземпляре и выдается работнику-получателю материалов под расписку.

Учет доверенностей по форме N М-2а ведется с использованием журнала учета выданных доверенностей с заранее пронумерованными и прошнурованными листами. Рекомендуемая форма журнала учета доверенностей должна содержать следующие графы:

- N доверенности;

- дата выдачи доверенности;

- срок действия;

- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

- наименование поставщика;

- N и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения;

- расписка лица, получившего доверенность, и др.

После регистрации доверенности в журнале работник организации, получающий материально-производственные запасы, обязан расписаться в доверенности.

При использовании формы N М-2 отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему МПЗ, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации.

Таким образом, доверенности по форме N М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу. На последнем листе книги, составленной из корешков доверенностей (за месяц, квартал либо год), делается надпись за подписью главного бухгалтера:

"В настоящей книжке пронумеровано _____ листов".

Количество листов пишется прописью.

Однако учет доверенностей можно вести другим способом, при котором чистые бланки доверенностей нужно предварительно сброшюровать и пронумеровать в книгу (по 50 или 100 штук), а затем по мере заполнения каждую доверенность отрывать, оставляя в книге корешок.

Если сотрудник организации по каким-либо причинам не получил МПЗ и вернул доверенность по форме N М-2а в бухгалтерию, то в журнале доверенностей делается запись:

"Не использована".

Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии до конца отчетного года, а затем уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Чаще всего доверенность выписывается на 10 - 15 календарных дней. Если материалы систематически получают у одного и того же поставщика, то доверенность можно оформлять на месяц.

В соответствии со ст. 186 Гражданского кодекса РФ максимальный срок действия доверенности - три года. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года.

Приходный ордер (форма N М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально-ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

При полной идентичности сведений в сопроводительных документах поставщика и фактически поступивших материалов приходный ордер по форме N М-4 можно и не оформлять, а только проставить на документах поставщика штамп, в оттиске которого следует заполнить те же реквизиты, что и в приходном ордере. Наличие такого штампа приравнивается к приходному ордеру.

Такой порядок предусмотрен Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, кроме того, на это указано и в Письме Минфина России от 29.10.2002 N 16-00-14/414.

Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.

В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа "Номер паспорта".

Акт о приемке материалов (форма N М-7) применяется в следующих случаях:

- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

- для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально-ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Во многих организациях устанавливают лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции. Для оформления отпуска материалов в этом случае применяется лимитно-заборная карта (форма N М-8). Данный документ применяется и для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой - складу.

При получении материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - получатель.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.

После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма N М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре, и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов - в карточке учета материалов.

Требование-накладная (форма N М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально-ответственными лицами.

Накладная составляется материально-ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, а по второму принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально-ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

- хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории;

- сторонним организациям.

Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй - получателю материалов.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Рассматривая порядок заполнения лимитно-заборных карт (форма N М-8) при установлении в организациях лимита на отпуск материальных ценностей мы отмечали, что в некоторых случаях рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов. В этом случае операция отпуска материалов производится на основании лимитной карты, выписываемой в одном экземпляре, в которой и расписывается кладовщик. Представитель получателя расписывается непосредственно в карточке учета материалов.

Для оформления принятия к учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35), составляемый в трех экземплярах.

Акт составляется и подписывается комиссией, в состав которой входят представители заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляр акта остаются у заказчика, который прилагает первый экземпляр акта к предъявленному счету для оплаты подрядчику, третий экземпляр передается подрядчику.

При продаже организацией материально-производственных запасов физическим и юридическим лицам в силу п. 120 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ продажа оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т; далее - ТТН), которая является основным перевозочным документом. Данная форма входит в альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 12.08.2003 по делу N Ф08-2904/2003-1079А суд постановил, что товарно-транспортная накладная является основным перевозочным документом и ее составление обязательно, а также это основной документ, по которому производятся списание груза грузоотправителем и принятие его к учету грузополучателем.

ТТН составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

- наименование получателя груза;

- наименование груза;

- количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

- род упаковки;

- способ погрузки и разгрузки;

- время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

- второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

- третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);

- четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел - для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Н.А.Беляева

Консультант по налогам

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Подписано в печать

27.06.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——