"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 7

ПРАВИЛА УЧЕТА СПЕЦОДЕЖДЫ

Практически каждое учреждение приобретает для работников определенных профессий или должностей специальную одежду. Обязанность работодателя по обеспечению ею вытекает из условий их труда - они заняты на вредных и опасных участках, работах, связанных с загрязнением, а также обусловлена случаями, предусмотренными трудовым законодательством. Выдача работникам спецодежды - это мера, направленная на обеспечение безопасных условий труда и защиту жизни и здоровья работника. О том, как организовать учет спецодежды в учреждении, будет рассказано в данной статье.

Обязанность работодателя обеспечить работника спецодеждой закреплена ст. 221 ТК РФ. Обеспечение ею работника должно производиться в соответствии с Правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными Постановлением Минтруда России от 18.12.1998 N 51 (далее - Правила N 51). Согласно этим Правилам работникам, профессии и должности которых предусмотрены Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (далее - Типовые отраслевые нормы), утвержденными постановлениями Минтруда, спецодежда выдается бесплатно. Наименования указанных в них профессий рабочих и должностей специалистов и служащих даны в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи спецодежды предусматривают обеспечение работников спецодеждой независимо от форм собственности организаций и их организационно-правовых форм.

Контроль над обеспечением и использованием спецодежды

Обеспечение работников спецодеждой составная часть комплекса мер по охране труда, ответственность за исполнение которых возложена на работодателя. Для организации и соблюдения требований по охране труда в соответствии со ст. 217 ТК РФ в учреждениях с численностью более 100 человек создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда. В учреждениях с численностью 100 человек и менее решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда принимается руководителем с учетом специфики деятельности учреждения. Такая служба создается в соответствии с Постановлением Минтруда России от 08.02.2000 N 14 "Об утверждении рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации" (далее - Постановление N 14).

Как правило, руководствуясь нормативными документами, служба охраны труда (специалист по охране труда) учреждения разрабатывает Положение о службе охраны труда, в котором указывает свои права и обязанности. В частности, она осуществляет контроль над обеспечением и применением спецодежды (п. 7.23 Постановления N 14). На основании Типовых отраслевых норм и с учетом характера и особенностей деятельности учреждения служба охраны труда (специалист по охране труда) составляет перечень необходимой спецодежды по структурным подразделениям учреждения (профессиям, должностям), которые должны обеспечиваться такой одеждой, с перечислением профессий, должностей и указанием наименований и сроков использования спецодежды. Данный перечень утверждает руководитель учреждения.

Служба охраны труда (специалист по охране труда) в отдельных случаях в соответствии с особенностями деятельности учреждения может по согласованию с государственным инспектором по охране труда и профсоюзным органом или иным уполномоченным работником представительного органа заменять один вид спецодежды, предусмотренный Типовыми отраслевыми нормами, другим (п. 5 Правил N 51). В случае если некоторые виды спецодежды не указаны в Типовых отраслевых нормах, она может быть выдана на основании результатов аттестации рабочих мест со сроком носки в зависимости от характера выполняемых работ (до износа или как дежурная), и это условие можно включить в коллективные договоры и соглашения (п. 6 Правил N 51).

На службу охраны труда (специалиста по охране труда) также возлагаются обязанности по обеспечению контроля над использованием и хранением спецодежды. Так, при оформлении материально-ответственными лицами (м. о. л.) подразделений учреждения документов (требований-накладных) на получение со склада новой спецодежды она контролирует сроки выдачи и комплектность затребованной спецодежды.

Учет выданной спецодежды

Согласно п. 56 Инструкции N 25 <1> поступившая в учреждение спецодежда должна маркироваться. Маркировка спецодежды проводится в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом, несмываемой краской. В штампе должно быть указано наименование учреждения. При выдаче спецодежды в эксплуатацию проводится ее дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи одежды со склада.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Материально-ответственные лица ведут учет спецодежды в Книге (карточке) учета материальных ценностей (ф. 0504042, 0504043) по наименованиям и количеству, причем на каждое наименование спецодежды заводится отдельная страница книги (карточка). Для получения спецодежды со склада м. о. л. структурного подразделения учреждения оформляет Требование-накладную (ф. 0315006), в которой должна быть согласительная подпись службы охраны труда.

В соответствии с п. 16 Правил N 51 в целях контроля выдачи спецодежды в установленные сроки в учреждении необходимо организовать учет ее выдачи работникам. Поэтому сведения о выданной спецодежде заносятся в личную карточку работника, в которой указывается наименование выданной одежды, срок ее службы и дата выдачи. За полученную спецодежду работник расписывается в личной карточке (ее форма утверждена Правилами N 51), в которую при сдаче работником спецодежды по истечении срока носки также вносится запись.

Выдача работнику новой спецодежды производится по истечении срока ее использования, указанного в его личной карточке. Однако п. 19 Правил N 51 установлено, что в случае возврата работниками спецодежды по истечении срока носки, которая пригодна для дальнейшей эксплуатации, она может использоваться после стирки, химчистки и т.п. То есть истечение срока носки не является основанием для списания спецодежды. В этом случае м. о. л. обязано сдать на склад пригодную для дальнейшего использования спецодежду, оформив Приходный ордер (ф. 0315003) в двух экземплярах.

Если при увольнении работник сдал спецодежду, срок носки которой не истек, то комиссия определяет процент ее износа и при повторной выдаче бывшей в употреблении спецодежды срок носки исчисляется с учетом установленного процента износа.

Обратите внимание: срок использования спецодежды исчисляется со дня ее фактической выдачи работнику. При этом в сроки пользования теплой спецодеждой включается время ее хранения в теплое время года (п. 20 Правил N 51).

Как быть, если работнику выдается спецодежда, которая подвергается вторичной носке? Производить ли в этом случае запись в личную карточку работника? По моему мнению, запись в личную карточку работника нужно вносить с пометкой "бывшая в употреблении" (б/у), но без указания срока использования (до полного износа). Поскольку данная спецодежда еще не списана, над ней также необходимо осуществлять контроль.

Отдельные виды спецодежды могут выдаваться работникам только на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены. Такая спецодежда закрепляется за определенными рабочими местами, но ответственность за ее сохранность возлагается на работников. Другие требования предъявляются к хранению сезонной спецодежды (например, меховых костюмов, тулупов). Она должна выдаваться работникам в холодное время года, а с наступлением теплого времени года ее нужно сдать на склад для хранения до следующего сезона (п. 11 Правил N 51). Нормы выдачи спецодежды по климатическим поясам установлены Постановлением Минтруда России от 31.12.1997 N 70.

В случае когда учреждение принимает временных работников, выполняющих работу по профессиям и должностям, по которым на основании Типовых отраслевых норм предусмотрена выдача спецодежды, возникает вопрос о правомерности выдачи таким работникам спецодежды. Пунктами 12 - 15 Правил N 51 установлено, что им, например, ученикам любых форм обучения, студентам, практикантам, а также мастерам производственного обучения, работникам, принятым по совместительству, спецодежда выдается в общеустановленном порядке. Кроме того, бригадирам, мастерам, выполняющим обязанности бригадиров, а также помощникам и подручным рабочим, профессии которых предусмотрены Типовыми отраслевыми нормами, выдается та же спецодежда, что и рабочим соответствующих профессий.

Стирка, чистка, ремонт, дезинфекция и обезвреживание спецодежды осуществляются за счет средств работодателя. В этих целях п. 26 Правил N 51 предусмотрена возможность выдачи работникам по два комплекта специальной одежды, предусмотренной Типовыми отраслевыми нормами, с удвоенным сроком носки. Однако в настоящее время далеко не все учреждения могут воспользоваться услугами сторонних специализированных организаций по содержанию спецодежды в надлежащем виде за неимением достаточных на это средств.

Ответственность работника за спецодежду

При получении спецодежды на работника возлагается обязанность бережного к ней отношения (п. 18 Правил N 51). Если неправомерные действия работника повлекли утрату, порчу или уничтожение средств индивидуальной защиты, то согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение его состояния. К прямому действительному ущербу относятся также затраты либо излишние выплаты на восстановление или приобретение нового имущества.

В соответствии со ст. 241 ТК РФ за причиненный учреждению ущерб работник несет материальную ответственность в пределах среднего месячного заработка, если иное не установлено федеральным законом. В случае умышленно причиненного ущерба устанавливается полная материальная ответственность работника, предполагающая его возмещение в полном размере (ст. ст. 242 и 243 ТК РФ).

Обратите внимание: в силу ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника не наступает, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по надлежащему обеспечению условий хранения вверенного работнику имущества.

На работодателя согласно ст. 247 ТК РФ возложена обязанность по установлению размера и причин возникновения ущерба. Взыскание причиненного ущерба производится работодателем в соответствии со ст. 248 ТК РФ, которая предоставляет сторонам право выбора способа возмещения ущерба (рассрочка платежа, предоставление равноценного имущества и др.). Однако в случае возникновения разногласий по поводу способа возмещения ущерба стороны вправе обратиться в суд.

Бухгалтерский учет спецодежды

С вводом в действие Инструкции N 25н кардинально изменился бухгалтерский учет мягкого инвентаря. Самым важным ее нововведением в отношении учета мягкого инвентаря является то, что теперь он подлежит учету в составе материальных запасов. Напомним, что Инструкция N 70н <2> учитывала мягкий инвентарь в составе основных средств.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Инструкция по бюджетному учету N 70н, утвержденная Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н.

Обратите внимание: действие Инструкции N 25н распространяется на отношения, возникшие с 01.01.2006. Поэтому бухгалтериям учреждений следует внести исправления в бухгалтерский учет.

Поскольку раздел "Материальные запасы" пополнился новым объектом учета "Мягкий инвентарь", п. 65 Инструкции N 25н предусмотрен счет 0 105 05 000 "Мягкий инвентарь", на котором отражаются операции по поступлению и выбытию мягкого инвентаря, в том числе и спецодежды.

Для аналитического учета спецодежды используются Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей <3> (ф. 0504041), которые составляются по каждому м. о. л. Записи в них производятся на основании первичных бухгалтерских документов, приложенных к журналам операций, в количественном и стоимостном выражении с выведением остатков на конец периода.

     
   ————————————————————————————————
   

<3> Приказ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Поступление спецодежды

К бухгалтерскому учету поступающая в учреждение спецодежда принимается по фактической стоимости, то есть в размере всех затрат, связанных с ее приобретением, доставкой и т.д. (п. 49 Инструкции N 25н). Поэтому для формирования ее фактической стоимости необходим счет, на котором будут собираться все расходы. Для этих целей п. 73 Инструкции N 25н предусмотрен счет 0 106 04 000 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)", на котором на основании первичных документов поставщиков формируется себестоимость спецодежды как при ее приобретении учреждением, так и при ее поступлении в порядке безвозмездной передачи.

Формирование фактической стоимости спецодежды при приобретении и безвозмездном получении отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дебет счета 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счетов:

0 302 00 000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами"

0 304 04 340 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов" (при поступлении спецодежды от учреждений, подведомственных одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджета, в том числе при централизованном снабжении)

0 401 01 151 "Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы РФ" (при поступлении спецодежды от учреждений, подведомственных распорядителям средств бюджетов разных уровней)

0 401 01 180 "Прочие доходы" (при поступлении спецодежды от учреждений, подведомственных разным главным распорядителям (распорядителям) средств бюджетов одного уровня, государственных и муниципальных учреждений).

Обратите внимание: при безвозмездном получении спецодежды от других юридических лиц она принимается к учету по рыночной стоимости.

Оприходование спецодежды по фактической стоимости отражается такой проводкой:

Дебет счета 0 105 05 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря"

Кредит счета 0 106 04 440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Оприходование выявленных при инвентаризации излишков спецодежды отражают проводкой:

Дебет счета 0 105 05 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря"

Кредит счета 0 401 01 180 "Прочие доходы".

Отпуск со склада и перемещение спецодежды

внутри учреждения

Оприходованная на склад учреждения спецодежда по мере необходимости подлежит отпуску в подразделения. Документом, на основании которого спецодежда отпускается со склада, является требование-накладная.

Еще на одном нововведении хотелось бы заострить внимание читателей. Оно касается способа списания (отпуска) стоимости спецодежды. Если п. 56 Инструкции N 70н предусматривал списание (отпуск) спецодежды со склада в эксплуатацию по средней фактической стоимости, то п. 55 Инструкции N 25н дает возможность списывать спецодежду не только по средней фактической стоимости, но и по фактической стоимости каждой ее единицы. Причем трактовка оценки средней фактической стоимости в Инструкции N 25н тоже претерпела изменение. Теперь оценка спецодежды по средней фактической стоимости проводится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) спецодежды на ее количество, полученное, соответственно, путем сложения средней фактической стоимости и количества остатка спецодежды на начало месяца и поступившей в течение текущего месяца на дату списания (отпуска). При этом операции по передаче спецодежды в эксплуатацию отражаются в регистрах аналитического учета посредством изменения м. о. л.:

Дебет счета 0 105 05 340 (м. о. л. подразделения)

Кредит счета 0 105 05 340 (м. о. л. склада)

В случае увольнения работник обязан сдать числящуюся за ним спецодежду. Если срок ее использования не истек, то м. о. л. подразделения возвращает спецодежду на склад:

Дебет счета 0 105 05 340 (м. о. л. склада)

Кредит счета 0 105 05 340 (м. о. л. подразделения)

В бухгалтерском учете все операции по перемещению спецодежды внутри учреждения, а также ее выбытию отражаются в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Списание спецодежды

Списание спецодежды оформляется Актом о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Акт подписывается членами комиссии по списанию спецодежды, которая создается приказом руководителя. В присутствии комиссии списанная спецодежда уничтожается (режется, рвется и т.д.), то есть превращается в ветошь (утиль). Ветошь, пригодная для использования в хозяйственных целях, передается на склад по Приходному ордеру (ф. 0315003) и цене ее возможного использования с указанием веса, затем она отпускается в подразделения и используется для уборки помещений, протирки оборудования и т.д. Акт оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица.

В силу каких причин списывается спецодежда? Наиболее распространено ее списание из-за непригодности для дальнейшего использования. В бухгалтерском учете списание спецодежды, пришедшей в негодность, отражается проводкой:

Дебет счета 0 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 0 105 05 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря"

Списание спецодежды при ее реализации или недостаче, выявленной в ходе инвентаризации, оформляется следующей проводкой:

Дебет счета 0 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит счета 0 105 05 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря"

Довольно редко спецодежда списывается в результате потери или порчи при чрезвычайных обстоятельствах. Это отражают такой проводкой:

Дебет счета 0 401 01 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит счета 0 105 05 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря"

И.Шиндер

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подписано в печать

23.06.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——