"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 6

Вопрос: Какие кадровые документы должен вести кадровик у индивидуального предприятия, кроме трудовых договоров?

Н.В.Шемякин

Ответ: Ответить на этот вопрос довольно сложно.

Во-первых, при изучении нормативно-правовой базы, касающейся ведения кадровой документации индивидуальным предпринимателем, выясняется, что в ней существует много "дыр" и противоречий.

Во-вторых, перечислить все бумаги, потребность в которых гипотетически может возникнуть при взаимоотношениях с работником, достаточно непросто. Человек, который решился бы перечислить все кадровые документы, которые могут понадобиться обычному работодателю, явно занялся бы неблагодарным делом. Ряд бумаг мы составляем, потому что их наличия требует ТК РФ в любом случае (Правила внутреннего распорядка, Положение о персональных данных работника), необходимость составления других возникает в связи с определенной ситуацией (например, если мы решим уволить человека за прогул, нам согласно ТК РФ понадобятся акт, объяснительная и т.д.; если сотрудник потребует от нас справку о работе или характеристику - мы будем составлять их), составление третьих бумаг от нас требует Закон "О бухгалтерском учете", четвертые мы делаем, потому что они в т.ч. утверждены Госкомстатом и т.д.

Говоря о кадровой документации, которую необходимо вести индивидуальному предпринимателю, есть вещи, которые можно утверждать абсолютно точно, и есть те, в отношении которых возможно лишь сделать предположения.

Уверенно можно сказать следующее.

Во-первых, индивидуальный предприниматель должен оформить трудовой договор с работником в письменной форме и зарегистрировать его в соответствующем органе местного самоуправления. В случае если какое-либо из существенных условий договора с работником меняется, необходимо сделать дополнительное соглашение к договору. Однако регистрировать его не нужно, так как ст. 303 ТК РФ требует зарегистрировать договор всего один раз (при приеме сотрудника на работу). Ну и, естественно, если изменение условий труда меняется по инициативе работодателя с соблюдением требований ст. 73 ТК РФ (когда "нововведения" допустимы по причинам, связанным с изменением технологических или организационных условий труда), следует за две недели сделать уведомление, в котором сообщить работнику о переменах. Если в трудовом договоре не прописаны должностные обязанности сотрудника, то обязательно составление должностной инструкции. В случае, когда вы хотите обязать сотрудника не разглашать коммерческую тайну и прописываете этот пункт в договоре, вы должны разработать и ознакомить потенциального "хранителя секретов" с Положением о коммерческой тайне. Ну и, конечно, если в трудовом договоре вы умалчиваете размер заработной платы сотрудника и делаете лишь ссылку на Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании работников, то этот документ необходимо составить.

Во-вторых, индивидуальный предприниматель должен оформлять страховые свидетельства государственного пенсионного страхования для лиц, поступающих на работу впервые.

В-третьих, такой работодатель не может вести трудовые книжки работников и, само собою разумеется, освобождается от ведения документов, с ними связанных, в т.ч. Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Теперь о вещах, которые можно утверждать с некоторой долей уверенности.

Прежде всего, если в ТК РФ написано, что тот или иной документ должен быть в наличии у работодателя, то так как индивидуальный предприниматель входит в эту категорию, ему следует потрудиться над его составлением. Если требование адресовано лишь организациям - его можно проигнорировать. Исходя из этого можно сказать, что индивидуальный предприниматель должен: за две недели до начала календарного года составлять график отпусков, сделать график сменности при наличии сменной работы, издавать приказы о приеме и об увольнении работника, вести табель учета рабочего времени и т.д. Есть документы, которые индивидуальный предприниматель должен составлять в случае возникновения той или иной ситуации. Например, при увольнении сотрудника за прогул необходимо составить акт об отсутствии работника на работе и взять с нарушителя объяснительную.

Что касается обязательности для индивидуального предпринимателя унифицированных форм, то этот вопрос более чем сложный. Для его решения нам надо открыть Постановление "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее по тексту - Постановление). Во второй части данного документа написано, что унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, а перечисленные в п. 1.2 - на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений. Иначе говоря, унифицированные формы распространяются только на организации. Индивидуальный предприниматель среди лиц, к которым адресован данный нормативно правовой акт, не значится. Отсюда можно сделать вывод, что если в ТК РФ или ином законе будет написано, что работодатель должен иметь ту или иную документацию, то он может как использовать формы, предложенные Госкомстатом, так и проигнорировать их. Однако не все так просто, как кажется на первый взгляд. Дело в том, что существует Приказ Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430 (зарегистрирован Минюстом России 29.08.2002 N 3756), утвердивший Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей. Он распространяется на все доходы индивидуальных предпринимателей, кроме тех, по которым применяется упрощенная система налогообложения, учета и отчетности, предусмотренная для субъектов малого предпринимательства, а также доходы, по которым выплачиваются единый налог на вмененный доход и единый сельскохозяйственный налог. В п. 9 данного нормативно-правового акта сказано, что выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами. А они, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации. Документы же, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов. Соответственно, при проведении хозяйственных операций, например при оформлении командировки, индивидуальному предпринимателю, не применяющему "упрощенку", следует пользоваться формами, утвержденными Госкомстатом. Стоит отметить, что отделить формы, связанные с хозяйственными операциями, от форм, точно не имеющих к ним отношения, достаточно сложно. Не вносит ясности в эту проблему и ознакомление с определением хозяйственной операции, наиболее часто приводимом в бизнес-словарях.

Хозяйственная операция - событие, которое характеризует отдельные хозяйственные действия (факты), вызывающие изменения в составе, размещении имущества и источниках его образования. Хозяйственные операции могут затрагивать только имущество предприятия (актив баланса) или источники его образования (пассив), или одновременно имущество и источники его формирования (и актив, и пассив баланса). Отражаются хозяйственные операции в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Поэтому для индивидуальных предпринимателей, не применяющих упрощенную систему налогообложения, при выборе между самостоятельно разработанной формой и формой Госкомстата логичнее было бы предложить использовать последнюю. Однако при этом индивидуальным предпринимателям нужно быть готовым к двум проблемам, разрешить которые в рамках действующего законодательства невозможно.

Во-первых, все унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты разработаны под организации, то есть все они имеют реквизит "Наименование организации", но ни у одной нет реквизитов "Наименование организации или индивидуального предпринимателя" либо только "Наименование индивидуального предпринимателя". Безусловно, формы рассчитаны на некий усредненный случай, и, сталкиваясь с тем, что они не подходят под определенную ситуацию, мы их обычно меняем, руководствуясь при этом Постановлением от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации". В них сказано, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Как видно, согласно данному Постановлению исправлять недостатки форм вправе только организация, несчастный же индивидуальный предприниматель, для наименования которого не предусмотрели соответствующий реквизит, ввести его в форму не может. В данном случае можно только дать не совсем корректный совет: заполнять форму, игнорируя, что соответствующий реквизит предназначен не для твоего названия.

Во-вторых, не понятно, распространяются ли послабления, которые касаются заполнения унифицированных форм организациями, на индивидуальных предпринимателей. Так, например, в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 назван ряд документов, которыми оформляется командировка: служебное задание (форма N Т-10а, первая часть); приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а); командировочное удостоверение (форма N Т-10); отчет о командировке (форма N Т-10а, вторая часть). Однако 6 декабря 2002 г. Министерство Финансов Российской Федерации издало Письмо, в котором разъяснило следующее.

Фрагмент документа. Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158

В связи с поступающими в адрес Минфина России запросами о порядке документального оформления служебных командировок сообщаем позицию Минфина России по данному вопросу.

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (вступил в силу с 1 февраля 2002 г.) служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Исходя из вышеизложенного, организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения.

По нашему мнению, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным.

Таким образом, обычная организация вправе составить или приказ о командировании или командировочное удостоверение. При этом перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку, должен быть отражен в приказе организации. А так как индивидуальный предприниматель не является организацией, то издать приказ он не может и воспользоваться льготой в дальнейшем, по логике, не вправе.

Ю.А.Хачатурян

Юрист, эксперт журнала

Подписано в печать

24.05.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——