"Главбух", 2006, N 11

НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ОПЛАТЕ НАЛИЧНЫМИ

Чиновники никак не могут смириться с тем, что теперь НДС можно принимать к вычету без оплаты. Так, недавно Минфин России заявил, что налог по покупке, оплаченной наличными, нельзя принять к вычету, если в счете-фактуре не указаны реквизиты кассового чека.

Согласитесь, странный и ничем не обоснованный запрет. И, увы, не единственный, когда речь идет о наличных расчетах с поставщиками. О том, как правильно оформить такие расчеты, и пойдет речь в нашей статье.

НДС: документы для вычета

Чаще всего предприятия оплачивают наличными покупки в розничной сети, скажем канцтовары. Для этого работника, которому поручена закупка, снабжают деньгами из кассы. А бухгалтеру нужно еще проинструктировать его, какие документы следует попросить у продавца, чтобы принять к вычету НДС.

Нужен ли счет-фактура?

Продавая товар за наличные в розницу, фирма выполнит требования гл. 21 Налогового кодекса РФ, если выдаст покупателю кассовый чек. Счет-фактуру при этом можно не оформлять (п. 7 ст. 168 Налогового кодекса РФ). Однако по общему правилу для вычета НДС счет-фактура нужен. Надо ли требовать этот документ с розничного продавца?

Налоговики считают, что это необходимо. Что, в общем-то, справедливо. Ведь в п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ действительно сказано, что вычет без счета-фактуры можно сделать только в исключительных случаях. Скажем, по командировочным расходам.

Но загвоздка в том, что работнику не дадут счет-фактуру в магазине, если у него не будет доверенности от предприятия. Если же работник предъявит доверенность, то счет-фактуру получить можно. Ведь в этом случае магазин продаст товар не физическому лицу, а предприятию. Другое дело, что на практике счета-фактуры выдают только крупные магазины, реализующие оргтехнику или, скажем, запчасти. Магазины же, торгующие продуктами и хозтоварами, счетов-фактур не выдают никому.

Примечание. Формы доверенностей на получение материальных ценностей утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Если работник не смог получить счет-фактуру, НДС к вычету принять нельзя. Тогда всю стоимость покупки, включая НДС, списывают на расходы. При этом исходят из того, что в цену товара НДС не входит. Как правило, никаких проблем с этим нет, поскольку магазины совершенно обоснованно НДС в кассовых и товарных чеках не указывают. Это предписано п. 6 ст. 168 Налогового кодекса РФ.

Примечание. Комментирует Татьяна Амитова, бухгалтер ООО "ИММА-трейд":

- Конечно, отправляя сотрудника за покупками, мы просим его взять у продавца счет-фактуру. Но обычно такие документы можно получить только в магазинах, которые работают не только с физическими лицами, но и с организациями. Например, в салонах, торгующих компьютерами. Если же сотрудник закупает в розничной сети хозтовары, счетов-фактур мы не получаем. В этом случае вся стоимость покупки списывается на затраты. Причем даже в том случае, если в кассовом чеке НДС упомянут. Да, это не совсем соответствует требованиям Налогового кодекса. Но цена нарушения настолько невелика, что даже проверяющие не обращают внимания на нашу "оплошность".

Особенности заполнения счета-фактуры

Минфин России в Письме от 24 апреля 2006 г. N 03-04-09/07 заявил, что в счете-фактуре, который получен работником в магазине, обязательно должны быть указаны реквизиты кассового чека (дата, номер). Для этого предназначена строка (5) "К платежно-расчетному документу". Если таких реквизитов в счете-фактуре не будет, вычет якобы невозможен. Свое заявление чиновники обосновали ссылкой на состав показателей счета-фактуры, приведенный в Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914. Отметим, что новая редакция этих Правил (комментарий к ней вы можете прочитать на с. 20) также предписывает указывать в счете-фактуре реквизиты кассового чека.

Тем не менее выводы Минфина России незаконны. Ведь строго обязательные реквизиты счета-фактуры перечислены не в правительственном Постановлении, а в п. п. 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что в счете-фактуре следует указывать номер платежно-расчетного документа лишь в том случае, когда покупатель сделал предоплату за покупку. В розничных магазинах, как правило, товары отпускаются сразу же после оплаты. Поэтому у продавца есть полное право строку (5) счета-фактуры не заполнять.

Тем не менее вступать в спор с налоговиками из-за незаполненной строки в счете-фактуре не стоит. Ведь можно попросить продавца, который не указал в счете реквизиты кассового чека, исправить этот "недочет". Скорее всего, отказа в такой просьбе не будет. А покупатель избавит себя от лишнего конфликта с проверяющими. Более того, реквизиты чека можно вписать в счет-фактуру, отпечатанный на компьютере, самостоятельно. Теперь это разрешено Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур. Да и чиновники не возражают против вычета НДС на основании счетов-фактур, которые заполнены частично на компьютере, а частично от руки (см. Письмо Минфина России от 8 декабря 2004 г. N 03-04-11/217). Добавим, что сам кассовый чек для вычета НДС в 2006 г. не нужен. Ведь сейчас факт оплаты купленных товаров на вычет не влияет.

Как подтвердить, что товар оприходован

Еще одно условие для вычета НДС: купленные товары должны быть приняты на учет. Это подтверждают внутренние бумаги фирмы, скажем приходный ордер по материалам (форма N М-4) или акт о приемке-передаче основных средств (форма N ОС-1). Правда, по общему правилу указанный акт должен подписать со своей стороны и продавец. Но если для него реализованный объект является товаром, то этого делать не нужно. В такой ситуации форму N ОС-1 покупатель заполняет самостоятельно. Подробнее о такой ситуации мы рассказали в журнале "Главбух" N 12, 2005, страница 84.

Какими документами подтвердить расходы

В налоговом учете можно отражать только те расходы, которые подтверждены документами. А при кассовом методе учета доходов и расходов, а также при применении упрощенной системы налогообложения нужно подтвердить еще и оплату покупки. Какие документы понадобятся бухгалтеру?

При методе начисления

До 2006 г. для подтверждения расходов требовались документы, составленные в полном соответствии с требованиями законодательства. Так, скажем, накладная должна была содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Но, покупая товар за наличный расчет, сотрудник далеко не всегда может получить от продавца товаросопроводительные документы, оформленные по всем правилам. Иногда розничные продавцы ограничиваются тем, что дают покупателю только товарный чек или счет-фактуру.

Казалось бы, в 2006 г. проблема с "первичкой" решена. С 1 января расходы можно признать на основании любых документов, которые хотя бы косвенно подтверждают произведенные затраты. В ст. 252 Налогового кодекса РФ даже приведены примеры таких "косвенных" бумаг: таможенная декларация, приказ о командировке, отчет о выполненной по договору работе.

Получается, что теперь подтвердить покупку товаров или материалов за наличный расчет можно с помощью кассового или товарного чека или все того же счета-фактуры. Увы, Минфин России с этим не согласен. Чиновники считают, что даже косвенно подтвердить расходы на покупку материалов можно только с помощью первичных документов, оформленных в соответствии с законом. Правда, такую точку зрения они пока высказывают неофициально.

Конечно, такое утверждение никак не соответствует ст. 252 Налогового кодекса РФ. И, к счастью, это признают даже налоговики в регионах. Например, в Управлении ФНС по Московской области считают, что наличную покупку для целей налогообложения можно подтвердить и товарным чеком, и счетом-фактурой.

Примечание. Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

- Согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, по которым у налогоплательщика, в частности, имеются документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. А расходами признаются любые затраты при условии, что они использованы в деятельности, направленной на получение дохода. Например, чтобы исключить из доходов стоимость материалов, оплаченных за наличный расчет, достаточно иметь кассовый или товарный чек либо счет-фактуру. При этом у налогоплательщика может и не быть накладной, оформленной в соответствии с российским законодательством.

Тем не менее не исключено, что в вашем регионе налоговики будут придерживаться пока неофициального мнения Минфина России. Поэтому для подстраховки требуйте от подотчетных лиц, чтобы они вместе с покупками приносили от продавцов не только счета-фактуры, но и накладные, содержащие все обязательные реквизиты. Продавцы не откажут в таких документах, если вы снабдите работника доверенностью.

При кассовом методе или применении упрощенной системы

Чтобы подтвердить расход при кассовом методе, а также при "упрощенке", нужно доказать, что покупка оплачена. В случае наличных расчетов для этого достаточно иметь кассовый чек. Но зачастую работник вместо такого чека приносит квитанцию приходно-кассового ордера (ПКО). Считается ли такая бумага доказательством оплаты? Прямого ответа на этот вопрос нормативные акты не содержат. Тем не менее можно уверенно утверждать, что подтверждением оплаты является не только кассовый чек, но и квитанция к ПКО. Ведь на кассовый метод также распространяются общие правила подтверждения расходов, закрепленные в ст. 252 Налогового кодекса РФ. Квитанция к приходнику бесспорно показывает, что продавец принял от покупателя деньги в оплату товара. Таким образом, эта бумага абсолютно укладывается в действующие с 2006 г. требования к документальному подтверждению расходов.

А для фирм, работающих по упрощенной системе, есть дополнительный аргумент. В п. 3.7 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов, утвержденного Приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. N 167н, приходники названы среди документов, подтверждающих оплату основных средств или нематериальных активов. Из этого логично сделать вывод, что ПКО также подтверждает оплату товаров, материалов, работ или услуг.

И, наконец, еще одна проблема "упрощенщиков". Налоговики в субъектах РФ всегда настаивали на том, что "входной" НДС включается в расходы лишь при том условии, что покупатель получил от продавца счет-фактуру. В частности, на это указано в Письме Управления МНС России по г. Москве от 13 января 2004 г. N 21-09/01610. Очевидно, что в 2006 г. это требование уже неактуально. Ведь косвенным подтверждением уплаты НДС может служить и кассовый (товарный) чек, и квитанция к ПКО. А если в них, как это чаще всего и бывает, НДС не выделен, то проблемы вообще нет. Тогда всю уплаченную сумму можно списать на расходы как стоимость купленных товаров (работ, услуг). Иными словами, будет считаться, что в цену покупки НДС не входил.

Предел наличных расчетов

Говоря о покупках, оплаченных наличными, нельзя умолчать о давней и тем не менее до сих пор трудноразрешимой проблеме. А именно о максимальном пределе расчетов наличными по одному договору. Напомним, что уже более четырех лет этот предел не меняется и составляет 60 000 руб. (Указание Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У).

И неприятность состоит в том, что за превышение этого лимита отвечает именно покупатель. Штраф для организации по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях составляет от 40 000 до 50 000 руб. А с должностных лиц или предпринимателей могут взыскать от 4000 до 5000 руб.

Как же быть, когда покупка стоит больше 60 000 руб. и оплатить ее нужно именно наличными? Существует несколько способов решения такой проблемы. Если речь идет о закупке партии товара, то все довольно просто. Достаточно разбить товары на несколько более мелких партий, стоимость каждой из которых не будет превышать 60 000 руб. И по каждой партии заключить отдельный договор купли-продажи. Также можно разбить на этапы работы и услуги. При этом каждый этап будет выполняться по отдельному договору.

Хуже обстоит дело, когда оплатить нужно один дорогостоящий объект. Но и здесь есть выход. Достаточно привлечь для расчетов посредника - физическое лицо. Таким посредником может быть либо работник, либо учредитель фирмы. Организация, которой надо за наличные купить, скажем, основное средство стоимостью больше 60 000 руб., заключает агентский договор со своим работником. Он, будучи агентом, от своего имени оплачивает товар деньгами, полученными от организации-принципала. В результате правила наличных платежей не нарушаются, поскольку установлены только для расчетов между организациями. В рассматриваемом же случае и продавец, и покупатель имеют дело с физическим лицом, которое вправе вносить в кассу предприятия сколь угодно большую сумму.

Но есть такой нюанс: посреднику придется выплатить вознаграждение, размер которого должен примерно соответствовать рыночным ценам на подобные услуги. Это нужно, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков. Однако с такого вознаграждения надо удержать налог на доходы физических лиц, а также начислить на него единый социальный налог и пенсионные взносы.

Таким образом, данная схема потребует дополнительных финансовых затрат. Поэтому применять ее стоит лишь в том случае, когда есть острая необходимость купить дорогостоящий объект за наличные. А если такие покупки производят регулярно, имеет смысл зарегистрировать работника в качестве ПБОЮЛ. Тогда налоги с посреднического вознаграждения он будет платить самостоятельно.

Д.А.Волошин

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

24.05.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——