"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 6

ОТДЕЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ, ВСТРЕЧАЮЩИЕСЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ

К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Правовое регулирование

В данной статье мы поговорим о том, как преодолеть ошибки, возникающие при формировании личных дел сотрудников. На всякий случай скажем несколько слов о том, что же представляет собой личное дело.

Личное дело - подборка документов о сотруднике, содержащая в себе в том числе его персональные данные. Начинают личное дело документы, которые составляются при поступлении на работу (личный листок по учету кадров, автобиография, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу), продолжают и заканчивают копии приказов о переводах, совместительстве, награждениях, увольнении сотрудника и пр.

Личные дела упоминаются в ст. 337 Типового перечня управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (далее - Типовой перечень). В то же время следует отметить, что личные дела в основном ведутся в делопроизводстве тех кадровых служб, которые являются государственными органами и сотрудники которых, в соответствии с действующим законодательством, относятся к государственным служащим. В иных организациях личные дела ведутся по усмотрению кадровых служб. В связи с тем что действующее законодательство требует вести только личные дела госслужащих, от ведения личных дел в настоящее время многие коммерческие организации просто отказываются, оставляя для кадрового делопроизводства только личные карточки.

Согласно Типовому перечню личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, других работников - 75 лет.

Исходя из пп. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций личные дела сотрудников нуждаются в полном оформлении. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

В этих же Правилах описаны и иные, общие и частные, требования к формированию и оформлению личных дел. Кроме того, Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 из общего объема личных дел, формируемых кадровыми службами организаций, в отдельную группу выделены личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы (Указ не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации).

Помимо этого существуют нормативные акты соответствующих ведомств, которыми должны руководствоваться подведомственные организации, например, Требования по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах, утвержденные Приказом Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде России от 31.08.2001 N 115.

Проблемы и решения

Тем не менее при формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути решения которых действующим законодательством не предусмотрены.

Работая с архивами по личному составу, автор данной статьи не один раз сталкивался с такими сложными вопросами. В этой статье я попытался привести возможные ответы на два наиболее интересных из них.

Вопрос 1: При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат. В основном это происходит по вине самих сотрудников кадровых служб, забывающих указывать даты документов либо принимающих документы без дат от сотрудников. Как сформировать документы, не имеющие дат?

Ответ: Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые нами документы в описи документов личного дела. Напомним, что во внутреннюю опись документов личного дела вносятся данные о документах, его составляющих, в виде таблицы с указанием в ее графах порядкового номера документа, названия документа, даты документа и других необходимых сведений. Такая опись обычно составляется сотрудниками кадровой службы, в которой ведется конкретное личное дело.

Если недатированные документы названы в описи (даже если это обходные листы или аналогичные им документы, которые по правилам в личное дело формироваться не должны, - увы, с этим тоже встречаются архивисты), лучше всего сформировать их после основных документов дела, имеющих даты, но перед описью.

Недатированные документы, не названные в описи, следует сформировать после нее. Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами - Типовым или ведомственным перечнями, Указом N 640 и т.п. Если вы сможете установить, что документы, попавшие во вторую группу, храниться в личном деле не должны, необходимо такие документы изъять и дальнейшую работу с ними осуществлять согласно установленным требованиям (сформировать в отдельные дела или с другими делами, передать по сдаточной описи в архив либо отложить для уничтожения по акту и т.п.).

Вопрос 2: В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле?

Ответ: Документы личного дела обычно располагаются в хронологической последовательности. Однако по логике событий, отраженных в указанных документах, работник сначала должен был написать заявление о приеме на работу, а уже потом должен был быть издан приказ. В данном случае для систематизации документов следует соблюсти логическую последовательность.

Исходя из смысла Основных правил особенности формирования дел в таких нестандартных ситуациях следует отразить в соответствующем предисловии. В рассмотренных выше случаях предисловия могли бы звучать следующим образом.

Пример 1. Отдельные документы личных дел, не имеющие дат, но ранее внесенные в опись документов, имеющуюся в личном деле, сформированы в конце каждого дела перед описью, не зафиксированные - после описи. В ряде личных дел оставлены обходные листы сотрудников, ранее внесенные в опись документов, имеющихся в личном деле.

Пример 2. В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее заявления. Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела. Документы представлены в логической последовательности, то есть в том порядке, который должен быть соблюден при оформлении приема на работу.

Из рассмотренных ситуаций видно, насколько осложняет процесс подготовки личных дел к архивному хранению их несоответствие действующим нормативным документам. Вот почему необходимо быть максимально внимательными при оформлении кадровой документации.

В.В.Краснов

Заведующий архивом

Росжелдорснаба - филиала

Открытого акционерного общества

"Российские железные дороги"

Подписано в печать

24.05.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——