"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", 2006, N 11

РАЗГОВОРЫ ПО ЛИЧНЫМ СОТОВЫМ ТЕЛЕФОНАМ: НДФЛ И ЕСН

Налогоплательщик обратился в Минфин России с вопросом об обложении налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумм компенсационных выплат работнику за использование его личного мобильного телефона. На этот запрос специалисты финансового ведомства ответили Письмом от 2 марта 2006 г. N 03-05-01-04/43 (далее - Письмо).

Минфин России указал, что денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом в пределах установленных организацией размеров. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.

Анализируя данное Письмо, в первую очередь хотим обратить внимание, что оно отнюдь не является сенсационным, поскольку ранее финансовые органы уже затрагивали этот вопрос.

Так, в Письме от 3 сентября 2004 г. N 03-05-01-04/9 Минфин России изложил позицию, согласно которой денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров.

Оба письма говорят о необходимости документального подтверждения экономического обоснования данных расходов, однако ни одно из них не указывает, каких документов будет достаточно для документального подтверждения данных расходов.

Поэтому, на наш взгляд, необходимо остановиться именно на вопросе документального подтверждения расходов на использование личного сотового телефона. Следует определить, что будет являться документальным подтверждением как того, что данные расходы понесены сотрудником в рабочих целях, т.е. носят производственный характер, так и того, что право собственности на используемое имущество принадлежит работнику.

Прежде всего необходимость служебного использования личного мобильного телефона сотрудника и размер компенсации надо закрепить в соответствующих распорядительных документах.

По нашему мнению, здесь возможно несколько вариантов:

1) закрепить размер возмещения расходов в соглашении между работником и работодателем в письменной форме в виде отдельного документа. Данный вариант рассмотрен в Письмах Минфина России от 2 марта 2006 г. N 03-05-01-04/43, от 2 ноября 2004 г. N 03-05-01-04/72;

2) зафиксировать размер возмещения расходов в должностной инструкции. Данный вариант рассмотрен в Письме Минфина России от 23 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/275;

3) указать размер возмещения расходов в трудовом договоре. Данный вариант рассмотрен в Письме Минфина России от 31 декабря 2004 г. N 03-03-01-04/1/194.

Таким образом, организация, по нашему мнению, вполне может выбрать один из предложенных вариантов и закрепить размер возмещаемых расходов в соглашении, либо в должностной инструкции, либо в трудовом договоре.

Однако помимо указания размера возмещаемых расходов в распорядительных документах для того, чтобы данные расходы были экономически обоснованными, необходимо также доказать, что работник использовал личный мобильный телефон в рабочих целях.

Производственный характер таких расходов могут подтвердить следующие документы:

- служебная записка работника с описанием причин разговоров с личного сотового телефона;

- подробная детализация счета;

- приказ или распоряжение руководителя об оплате стоимости разговоров.

Отметим, что необходимость детализации ранее уже затрагивалась контролирующими органами.

Так, УМНС России по г. Москве в Письме от 22 декабря 2003 г. N 27-08/70659 указало, что для освобождения от налогообложения расходов физического лица по оплате телефонных переговоров с использованием сотовой (мобильной) связи необходимо документальное подтверждение производственного характера таких разговоров. К таким документам, по мнению столичного налогового управления, могут быть отнесены:

- договоры об оказании услуг связи;

- детализированные счета телефонных станций с предоставлением оператором сотовой связи всех номеров абонентов, перечня стран, дат, конкретных телефонов;

- наименования фирм, с которыми велись переговоры;

- иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.

Другими словами, детализация счета - пожалуй, один из самых необходимых документов для доказательства того, что работник использовал личный мобильный телефон именно в рабочих целях, а не в своих личных.

Однако судебная практика не столь однозначна.

Например, Арбитражный суд Московской области в Решении от 3 августа 2005 г. N А41-К2-5347/05 указал, что документами, подтверждающими расходы, понесенные работником при использовании сотового телефона в рабочих целях, являются счета телефонной станции. Что касается детализации телефонных разговоров с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, то суд указал, что требования налоговых органов в данной части несостоятельны, поскольку детализация телефонных переговоров не предусмотрена какими-либо нормативными актами.

А вот ФАС Московского округа в Постановлении от 19 февраля 2003 г. по делу N КА-А40/462-03 косвенно указал на необходимость детализации.

Суд исключил стоимость телефонных переговоров, произведенных в выходные дни, из совокупного дохода работников общества при исчислении и уплате в бюджет НДФЛ, поскольку из детализации счетов, представленных обществом, было видно, что звонки были сделаны на служебные номера. В противном случае, по нашему мнению, суд бы не признал данные расходы экономически обоснованными в отсутствие детализации счета.

В любом случае, если вы не хотите идти в суд, рекомендуем все-таки иметь в наличии детализацию счета.

А вот что касается документального подтверждения права собственности на личный сотовый телефон, то, на наш взгляд, требования Минфина России в этой части не совсем обоснованны.

В данном случае неважно, каким сотовым телефоном пользуется сотрудник и находится ли данный телефон в собственности сотрудника. Мы полагаем, что значение будет иметь вопрос, на чье имя зарегистрирован номер сотрудника, т.е. SIM-карта. Если она не зарегистрирована на работника, у налогового органа вполне обоснованно возникнут сомнения в том, что именно сотрудник общества звонил с личного сотового телефона в рабочих целях.

В заключение отметим, что в принципе судебная практика по вопросу исключения компенсационных выплат из налоговой базы по налогу на доходы физических лиц и налоговой базы по единому социальному налогу в основном складывается в пользу налогоплательщика.

Так, ФАС Московского округа в Постановлении от 19 февраля 2003 г. по делу N КА-А40/462-03 указал, что, поскольку телефонные переговоры работников общества носят производственный характер, стоимость этих переговоров правомерно исключена из совокупного дохода физических лиц при исчислении и уплате в бюджет НДФЛ. Аналогичная позиция была высказана и ФАС Уральского округа в Постановлении от 29 ноября 2005 г. по делу N Ф09-5353/05-С2.

Е.И.Голубева

Юрист компании "ФБК"

Подписано в печать

23.05.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——