"Главбух". Приложение "Учет в туристической деятельности", 2006, N 1

ОДНОДНЕВНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

Бывают ситуации, когда сотруднику нужно съездить по делам турфирмы в другую компанию, расположенную в том же городе или неподалеку от него. Такая поездка может занять всего один рабочий день. А будет ли она считаться командировкой?

В каком случае работа сотрудника

вне офиса считается командировкой?

Понятие служебной командировки дано в ст. 166 Трудового кодекса РФ: "Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы".

Место постоянной работы (с указанием структурного подразделения) указывается в трудовом договоре. Это является существенным условием договора (ст. 57 Трудового кодекса РФ). Ведь если в договоре не указано место работы, то он считается незаключенным. Чаще всего место работы определяется с указанием города, где расположен офис. Поэтому поездки внутри города не рассматриваются как командировки. Если же в трудовом договоре указано более точное место работы (например, адрес офиса), то любая работа вне офиса может быть рассмотрена как служебная командировка.

Следует отметить, что многие понятия и определения, связанные со служебными командировками, определяются Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62). Данная Инструкция действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. В п. 1 Инструкции N 62 дано иное определение служебной командировки - это поездка работника в другую местность. Обычно другой местностью признается другое место по административно-территориальному делению (другой город, поселок, село и т.д.). И часто сотрудники проверяющих органов придерживаются именно такого мнения. Поэтому затраты на поездки сотрудников внутри одного и того же города (суточные и стоимость проезда) к расходам не принимаются.

Однако сейчас (после вступления в действие Трудового кодекса РФ) отсутствие компенсации за поездки может вызвать споры как с самими работниками, так и с сотрудниками трудовой комиссии. И чтобы их избежать, в трудовом договоре в качестве места работы следует указывать лишь наименование населенного пункта. А если в трудовом договоре указано более точное место работы, тогда в коллективном договоре следует указать, что компенсации подлежит только командировка, связанная с поездкой в другую местность. Это полностью соответствует ст. 168 Трудового кодекса РФ, где указано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Дополнительно отметим, что кроме коллективного договора для определения компенсации затрат на командировки можно использовать другой вид внутреннего организационно-распорядительного документа, например положение о командировках или приказ об оформлении командировок.

Примечание. Командировкой не являются...

...служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Об этом сказано в ст. 166 Трудового кодекса РФ. Поэтому ежедневные поездки в посольства менеджеров турфирмы, которые занимаются оформлением выездных документов, не будут считаться командировками.

Как документально оформлять однодневные командировки?

Если работник направляется турфирмой в служебную командировку, выписывается командировочное удостоверение, а также может составляться приказ о направлении работника в командировку. Однако эти документы можно не составлять, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, то есть в случае однодневной командировки (п. 2 Инструкции N 62).

Одновременно составлять командировочное удостоверение и приказ о направлении в командировку не нужно (Письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158).

Какие именно документы должны составляться и каков порядок их составления, каждая организация определяет самостоятельно.

Но независимо от того, какие документы для командировки составлены, в организациях должна вестись регистрация лиц, отбывающих в командировки. Регистрация ведется в журнале, форма которого приведена в Приложении 2 к Инструкции N 62. Ответственным за ведение такого журнала является работник, специально назначенный руководителем организации. В случае отсутствия других документов, связанных с командировками, именно на основании журнала можно проверить, был работник в командировке или нет.

Если в организационных документах турфирмы указано, что в случае однодневных командировок командировочное удостоверение не составляется, то невозможно определить, в какое место ездил работник. Этот вопрос можно решить путем внесения дополнительной записи в журнал учета работников, выбывающих в командировки.

Для этого журнал необходимо дополнить разд. 9 "Место командировки", где будет указываться наименование организации и место, куда едет работник. Тогда в разд. 8 журнала работник будет расписываться не за получение командировочного удостоверения, а за ознакомление с записью.

Учет расходов на проезд и суточные

по однодневным командировкам

Если работник отправляется в командировку, то независимо от ее сроков ему компенсируется стоимость проезда. Работник должен составить авансовый отчет с приложением проездных документов, на основании которого и происходит компенсация затрат. Эти расходы принимаются в состав расходов по налогу на прибыль и не учитываются при расчете налога на доходы физических лиц и ЕСН.

Сложнее обстоит дело с выплатой суточных.

Обязанность организаций по выплате суточных своим работникам за время нахождения в служебной командировке установлена Трудовым кодексом РФ.

Причем отметим, что ст. 168 Кодекса не определяет срок командировки для выплаты суточных. То есть если работник был отправлен в однодневную командировку, то ему также положены суточные.

А вот в п. 15 Инструкции N 62 указано, что при однодневных командировках суточные не выплачиваются. Но в данном случае мы должны руководствоваться Трудовым кодексом РФ (ст. 423). Поэтому суточные, выплаченные при однодневных командировках, будут учитываться в целях налогообложения по тем же правилам, что и суточные при прочих командировках.

А.Ю.Измайлов

Аудитор

Подписано в печать

16.02.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——