"Аудиторские ведомости", 2006, N 3

ОСОБЕННОСТИ СБОРА И ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АУДИРУЕМОГО ЛИЦА

В статье описывается стандартизированная методика диагностики, предназначенная для решения задач, связанных с выявлением проблем предприятия, подготовкой информационной базы и выбором дальнейших услуг, позволяющих устранить выявленные проблемы.

В соответствии с положениями Федерального правила (стандарта) N 15 "Понимание деятельности аудируемого лица" (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 N 696 (в ред. Постановления Правительства Российской Федерации от 07.10.2004 N 532)) аудитор должен обладать определенными знаниями о деятельности аудируемого лица, достаточными для выявления и понимания событий, хозяйственных операций и методов работы аудируемого лица и могущими оказать существенное влияние на его бухгалтерскую отчетность, подходы к аудиту и на аудиторское заключение. Как указывает этот Стандарт, понимание деятельности аудируемого лица и надлежащее использование информации о ней призваны способствовать выявлению проблемных областей, эффективному планированию и проведению аудита, верной оценке аудиторских рисков и доказательств, высокому качеству аудита и обоснованности выводов и являться в итоге основой для выражения профессионального суждения аудитора.

На наш взгляд, трудности при реализации требований данного Стандарта связаны с определением необходимого и достаточного объема информации, степени ее детализации и систематизации, а также с выбором способов ее получения и оценки для каждого аудируемого лица. Причем в самом Стандарте указано, что перечень вопросов, подлежащих рассмотрению для получения информации о деятельности аудируемого лица, с одной стороны, не является исчерпывающим, а с другой стороны, охватывает широкий круг вопросов, имеющих отношение ко многим аудиторским заданиям. Недаром при взгляде на разделы этого перечня становится понятным, что для получения представления о деятельности аудируемого лица аудитор должен обладать соответствующими познаниями в экономике, менеджменте и маркетинге, а также ориентироваться в вопросах управления персоналом и финансами.

Таким образом, вполне возможно, что для получения необходимой информации аудитору придется:

- проанализировать сведения об особенностях отрасли, в которой осуществляет свою деятельность аудируемое лицо;

- учесть общие экономические факторы и особенности законодательства, влияющие на деятельность аудируемого лица;

- сориентироваться в структуре собственности и системе управления аудируемого лица;

- получить достаточный объем информации о характере деятельности, поставщиках (подрядчиках), покупателях (заказчиках), видах выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), рынках сбыта аудируемого лица;

- поинтересоваться основными финансовыми показателями аудируемого лица и их тенденциями;

- учесть условия, оказывающие влияние на подготовку бухгалтерской отчетности аудируемого лица.

Для того чтобы помочь аудитору в этой ситуации, нам представляется целесообразным отнести задачу сбора и оценки информации о деятельности аудируемого лица к стандартным (т.е. однотипным и повторяющимся). Такие задачи, как правило, включают достаточно большой набор типовых действий, и, следовательно, для их решения подходит стандартизированная методика, подготовленная с использованием приемов унификации. Подчеркнем, что ее применение на практике позволяет снизить количество трудовых и временных затрат, а также оптимизировать процесс планирования работы и повысить ее качество. Как вариант такой стандартизированной методики предлагается методика комплексной диагностики систем управления предприятием (систем управления персоналом, финансами, маркетингом). Отметим, что она с полным правом может быть отнесена к арсеналу как методик аудита, так и экспертного консалтинга, поскольку задачей диагностики является предварительное обследование предприятия с целью выявления ключевых проблем управления, рисков и перспектив развития.

Использование указанной методики, на наш взгляд, не противоречит положениям стандарта о непрерывности процесса получения информации о деятельности аудируемого лица. Дело в том, что такая методика в силу своих особенностей (о которых речь пойдет ниже) позволяет быстро сформировать достаточный и систематизированный массив информации, который должен послужить основой для последующих мероприятий по аудиту и может затем дополняться по мере необходимости. Кстати, именно по этой причине особенно эффективно использование диагностики для реализации проектов по аудиту крупных объектов.

Также отметим, что диагностика может использоваться не только в ходе проведения аудиторской проверки, но и как самостоятельная услуга, способная занять на рынке аудита и управленческого консалтинга свою нишу. Например, в силу своей оперативности диагностика может представлять интерес при покупке или продаже предприятия, послужить первым шагом для проведения последующих этапов экспертного консалтинга и явиться базой для реализации конкретных проектов процессного или обучающего консалтинга (осуществляемого с использованием индивидуализированных методик).

Рассмотрим главные принципы, положенные в основу данной методики:

- комплексность подхода;

- фиксированность алгоритма работы;

- широта охвата источников информации;

- разнообразие методов получения информации;

- единообразие документальной фиксации результатов диагностики.

Комплексность подхода

Принцип находит свое отражение в типовой Программе диагностики, требующей анализа информации о состоянии систем управления персоналом, финансами и маркетингом. Отметим, что для стандартизированной методики диагностики целесообразно использование именно типовой программы, так как она не несет черты индивидуальности, практически не требует корректировки и позволяет собирать однотипный объем информации по каждому аудируемому лицу. Ниже приведен фрагмент такой программы (в части системы управления финансами).

Типовая программа диагностики

системы управления предприятием

1. Характеристика системы управления персоналом

...

2. Характеристика системы управления финансами

2.1. Бухгалтерская отчетность

2.1.1. Определение значимых статей бухгалтерского баланса

2.1.2. Оценка основных показателей бухгалтерской отчетности

2.1.3. Оценка использования чистой прибыли

2.1.4. Горизонтальный и вертикальный анализ

2.1.5. Расчет финансовых коэффициентов

2.2. Бухгалтерская и налоговая учетная политика

2.2.1. Оценка организационно-технических аспектов учетной политики

2.2.2. Оценка методологических аспектов учетной политики

...

2.3. Внеоборотные активы

2.3.1. Оценка состава собственных объектов основных средств (в том числе сданных в аренду)

2.3.2. Оценка состава арендованных объектов основных средств (в том числе полученных по лизингу)

2.3.3. Оценка состава доходных вложений в материальные ценности

2.3.4. Оценка состава объектов нематериальных активов

2.3.5. Оценка состава оборудования, требующего монтажа

2.3.6. Оценка состава вложений во внеоборотные активы

...

2.4. Материально-производственные запасы

...

2.5. Калькулирование себестоимости единицы произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг

...

2.6. Дебиторская и кредиторская задолженность

...

2.7. Финансовые вложения и заемные средства

...

2.8. Управленческий учет доходов и расходов

...

2.9. Финансовая политика

...

2.10. Оценка организации работы подразделений, занимающихся управлением финансами

...

3. Характеристика системы управления маркетингом

Фиксированность алгоритма работы

Принцип реализуется с помощью типового Календарного плана-графика выполнения заказа, жестко регламентирующего последовательность и сроки выполнения работ. Отметим, что продолжительность диагностики практически не зависит от индивидуальных особенностей аудируемого лица и составляет не более 15 рабочих дней (с момента начала работы до представления отчета заказчику). При этом в состав рабочей группы может быть включено от 3 до 5 специалистов (аудиторы, консультанты, эксперты). В Календарном плане-графике отражаются следующие этапы выполнения заказа (с указанием сроков их завершения):

- подготовка к работе на объекте;

- установочное совещание рабочей группы;

- решение организационных вопросов на совещании с руководством заказчика (клиента);

- сбор и обработка информации;

- обсуждение ситуации на совещании рабочей группы;

- уточнение полученных данных, сбор недостающей информации;

- подготовка индивидуальных отчетов каждым работником;

- сдача индивидуальных отчетов руководителю рабочей группы;

- обсуждение индивидуальных отчетов с руководителем рабочей группы;

- корректировка индивидуальных отчетов;

- обсуждение проекта единого отчета на совещании рабочей группы;

- формирование единого отчета руководителем рабочей группы;

- утверждение отчета руководством аудитора и направление отчета заказчику (клиенту).

Широта охвата источников информации

Принцип реализуется с помощью использования в ходе диагностики:

- различных документов аудируемого лица;

- информации, полученной от работников аудируемого лица в устной и письменной форме;

- информации, полученной от сторонних лиц (поставщиков (подрядчиков), покупателей (заказчиков), контролирующих органов, властных структур и т.п.) в устной и письменной форме;

- правовых актов, регулирующих деятельность аудируемого лица;

- публикаций об аудируемом лице или относящихся к его сфере деятельности.

Кроме того, возможно посещение территории, производственных и административных помещений аудируемого лица (в том числе в форме экскурсии аудиторов).

Отметим, что при этом важна как оперативная, так и ретроспективная информация.

Процедуру получения материала из разных источников позволяет стандартизировать типовой Перечень документов и сведений, которые должны быть подготовлены заказчиком (клиентом) к моменту начала работ исполнителя, являющийся неотъемлемой частью договора возмездного оказания сопутствующих аудиту услуг. Перечень позволяет подготовить систематизированную документальную базу как для последующего аудита, так и консалтинга. Ниже приведен фрагмент такого перечня (в части документов, необходимых для оценки системы управления персоналом).

Перечень документов и сведений,

которые должны быть подготовлены заказчиком (клиентом)

к моменту начала работ исполнителя

     
   —————————————————————————————————————————————————————T———————————¬
   |                Документы и сведения                |   Форма   |
   +————————————————————————————————————————————————————+———————————+
   |...                                                 |    ...    |
   +————————————————————————————————————————————————————+———————————+
   |Организационно—управленческая структура (действующая|Копии,     |
   |на момент проведения диагностики)                   |заверенные |
   |Штатное расписание (действующее на момент проведения|должностным|
   |диагностики)                                        |лицом      |
   |                                                    |заказчика  |
   |                                                    |(клиента)  |
   +————————————————————————————————————————————————————+———————————+
   |Положения о структурных подразделениях и должностные|Копии,     |
   |инструкции их руководителей (действующие на момент  |заверенные |
   |проведения диагностики)                             |должностным|
   |Должностные инструкции всех работников              |лицом      |
   |финансово—бухгалтерской службы —                    |заказчика  |
   |планово—экономического, бухгалтерского и финансового|(клиента)  |
   |структурных подразделений (действующие на момент    |           |
   |проведения диагностики)                             |           |
   +————————————————————————————————————————————————————+———————————+
   |Типовые формы трудового договора с работником и     |Копии,     |
   |договора подряда с физическим лицом (действующие на |заверенные |
   |момент проведения диагностики)                      |должностным|
   |Коллективный договор (действующий на момент         |лицом      |
   |проведения диагностики)                             |заказчика  |
   |Положение о коммерческой тайне (действующее на      |(клиента)  |
   |момент проведения диагностики)                      |           |
   +————————————————————————————————————————————————————+———————————+
   |Локальные нормативные акты, содержащие нормы        |Копии,     |
   |трудового права — правила внутреннего трудового     |заверенные |
   |распорядка, положение о персонале и т.п.            |должностным|
   |(действующие на момент проведения диагностики)      |лицом      |
   |                                                    |заказчика  |
   |                                                    |(клиента)  |
   +————————————————————————————————————————————————————+———————————+
   |Документы по организации системы оплаты труда —     |Копии,     |
   |положение об оплате труда, положение о премировании |заверенные |
   |и т.п. (действующие на момент проведения            |должностным|
   |диагностики)                                        |лицом      |
   |                                                    |заказчика  |
   |                                                    |(клиента)  |
   +————————————————————————————————————————————————————+———————————+
   |Сведения о заработной плате и численности штатных   |Справка,   |
   |работников по структурным подразделениям и          |подписанная|
   |категориям персонала, в том числе работников        |должностным|
   |финансово—бухгалтерской службы — отдельно по        |лицом      |
   |планово—экономическому, бухгалтерскому и финансовому|заказчика  |
   |структурным подразделениям (по состоянию на момент  |(клиента)  |
   |проведения диагностики)                             |           |
   +————————————————————————————————————————————————————+———————————+
   |...                                                 |    ...    |
   L————————————————————————————————————————————————————+————————————
   

Непосредственно для сбора информации целесообразно использовать унифицированные формы различных опросных листов, раздаваемых работникам аудируемого лица для заполнения. Например, одним из источников получения сведений об уровне автоматизации предприятия может послужить соответствующий опросный лист, фрагмент которого приведен ниже.

Опросный лист "Сведения об автоматизации"

     
   ————————————————T————————————————————————————————————————————————¬
   |Предприятие    |                                                |
   L———————————————+—————————————————————————————————————————————————
   

     
   ————————————————T———————————————T———————————————T————————————————¬
   |  Наименование |   Количество  |  Программное  |   Ограничения  |
   |  структурного |  компьютеров  |  обеспечение  |и защита доступа|
   | подразделения,+——————T————————+   (название,  |  к информации  |
   |   в котором   | всего|  в том |  версия, дата | на электронных |
   |  используются |      |  числе |   установки,  |    носителях   |
   |   компьютеры  |      | сетевых| сопровождение)|                |
   +———————————————+——————+————————+———————————————+————————————————+
   |      ...      |  ... |   ...  |      ...      |       ...      |
   L———————————————+——————+————————+———————————————+—————————————————
   

Разнообразие методов получения информации

Принцип реализуется в процессе:

- сбора документации аудируемого лица;

- опроса работников аудируемого лица и сторонних лиц;

- осмотра имущества аудируемого лица;

- различных аналитических процедур.

Так, на наш взгляд, анкетирование и формализованное интервьюирование руководства аудируемого лица с применением соответствующих форм анкет и опросников даст возможность более полно ознакомиться с его системой управления. А использование сведений из типовой Анкеты работника, предложенной, например, для заполнения работникам финансово-бухгалтерской службы аудируемого лица, позволит более объективно оценить укомплектованность этой службы, распределение обязанностей, профессиональный уровень и статус каждого работника. Анкета работника может включать, в частности, следующие позиции:

- Ф.И.О., возраст, образование, должность;

- общий стаж работы (в том числе в настоящей должности);

- стаж работы на данном предприятии (в том числе в настоящей должности);

- какие виды работ Вы выполняете;

- какие виды работ, которые выполняются на других рабочих местах, относятся к Вашей сфере деятельности;

- какие из возложенных на Вас работ целесообразно выполнять на других рабочих местах;

- кто помимо Вашего непосредственного руководителя дает Вам указания и какого они рода;

- каким работникам Вашего подразделения и предприятия в целом Вы даете указания и какого они рода;

- что Вы еще хотите изменить, чтобы работать более эффективно.

Для оценки системы управления финансами наиболее актуальны сбор соответствующей документации и проведение аналитических процедур. Так, на основании данных бухгалтерской отчетности аудируемого лица можно провести анализ его финансового состояния, целью которого является получение объективной оценки платежеспособности, финансовой устойчивости, эффективности деятельности, деловой и инвестиционной активности. При этом, как нам представляется, целесообразно использовать подход, изложенный в Методических указаниях по проведению анализа финансового состояния организаций (утв. Приказом ФСФО России от 23.01.2001 N 16).

Единообразие документальной фиксации

результатов диагностики

Принцип реализуется и осуществляется путем подготовки письменного Отчета, позволяющего увидеть ключевые проблемы предприятия, его "сильные" и "слабые" стороны, выявить его "болевые точки" - управленческие и финансовые риски, а также дающего возможность поставить задачи и определить направления работы на последующих этапах, установить их последовательность, сроки, трудоемкость и состав рабочей группы. Единообразие Отчета достигается с помощью использования его типовой структуры и представления унифицированного текста (трафарет, таблица и анкета и т.п.). Например, для систематизации общих сведений об аудируемом лице в наглядной и компактной форме имеет смысл сформировать Паспорт предприятия, основой которого может послужить анкета, включающая, в частности, следующие вопросы:

- кем и когда выдано Свидетельство о государственной регистрации;

- место нахождения и связь;

- кто является руководителями высшего и среднего звена управления;

- численность штатных работников;

- виды счетов в банках;

- кем и когда утвержден устав (действующая редакция);

- основные виды деятельности согласно уставу;

- структура и величина уставного капитала;

- наличие обособленных подразделений;

- кто является держателем реестра акционеров;

- наличие лицензий, патентов, сертификатов, свидетельств;

- наличие зданий, сооружений, земельных участков и водных объектов;

- наличие объектов жилищно-коммунального хозяйства и социальной сферы;

- заключены ли конкретные договоры страхования;

- наличие дочерних и зависимых организаций;

- кто имеет право подписи (визирования) документов.

Сведения о структуре и величине уставного капитала аудируемого лица могут быть представлены в таблично-трафаретной форме, приведенной ниже.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                        Уставный капитал                        |
   +————————————T———————————T——————————————————T————————————————————+
   |Наименование|   Место   |    Номинальная   |     Соотношение    |
   |  акционера | нахождения|     стоимость    |  количества акций, |
   | (участника)| акционера |   и количество   |    принадлежащих   |
   |  (ненужное |(участника)|   приобретенных  | акционеру, и общего|
   | исключить) | (ненужное |акций (номинальная|  количества акций  |
   |            | исключить)|     стоимость    |    (соотношение    |
   |            |           |   приобретенной  |    величины доли   |
   |            |           |  доли) (ненужное |  участника и общей |
   |            |           |    исключить)    | величины уставного |
   |            |           |                  | капитала) (ненужное|
   |            |           |                  |     исключить)     |
   +————————————+———————————+——————————————————+————————————————————+
   |     ...    |    ...    |        ...       |         ...        |
   +————————————+———————————+——————————————————+————————————————————+
   |Величина уставного      |        ...       |         100%       |
   |капитала                |                  |                    |
   L————————————————————————+——————————————————+—————————————————————
   

Ю.Ю.Костылева

Независимый управленческий

консультант

В.А.Костылев

Начальник отдела аудита

и управленческого консалтинга

ООО "Аудиторская фирма

"ГРОСС-АУДИТ"

Подписано в печать

15.02.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——