"Главбух", 2006, N 3

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ УЧЕБНОГО ОТПУСКА: ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ И НАЛОГИ

Предоставлять и оплачивать учебные отпуска работодатель обязан в строго определенных случаях. Со всеми правовыми аспектами помогает разобраться один из авторов статьи - Ковязина Нина Заурбековна, специалист Минздравсоцразвития России. Кроме того, в данном материале мы рассказали, как начислять налоги в каждой из возможных ситуаций.

Оплата проезда

Сотрудники, которые учатся на заочном отделении в высшем или среднем учебном заведении (колледже, техникуме), раз в год имеют право на оплату проезда к месту учебы и обратно (ст. ст. 173 и 174 Трудового кодекса РФ). При этом работнику - студенту вуза вы должны оплатить стоимость проезда в полной сумме. Студенту среднего учебного заведения - половину стоимости билета.

Оплата проезда производится при соблюдении двух условий:

- работник получает образование такого уровня впервые;

- образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию.

Отметим, что с этого года в п. 13 ст. 255 Налогового кодекса РФ четко прописано, что затраты на оплату проезда сотрудников к месту учебы включаются в состав расходов на оплату труда. В то же время в действовавшей в прошлом году редакции ст. 255 Налогового кодекса РФ подобный вид затрат прямо поименован не был. Однако затраты на оплату проезда уменьшали налогооблагаемую базу и в прошлом году. Дело в том, что перечень расходов на оплату труда открыт. Это подтверждает и Письмо МНС России от 5 сентября 2003 г. N ВГ-6-02/945@.

Примечание. Изменения в ст. 255 Налогового кодекса РФ внесены Федеральным законом от 6 июня 2005 г. N 58-ФЗ.

При этом начислять ЕСН, пенсионные взносы и налог на доходы физических лиц на эти суммы не надо. Дело в том, что они являются компенсацией затрат работника, которая предусмотрена законодательством. Для ЕСН и пенсионных взносов основанием для этого будет пп. 12 п. 1 ст. 238, а для НДФЛ - п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ.

Впрочем, если у вуза нет госаккредитации, это не означает, что организация не может оплатить работнику стоимость проезда. Но и не обязана. Здесь все определяется нормами коллективного или трудового договора.

А как в этом случае рассчитывать налоги? Что касается налога на прибыль, то ничто не мешает включить подобные затраты в состав расходов на оплату труда. Ведь они прописаны во внутренних документах фирмы.

Сложнее обстоит дело с зарплатными налогами. Налоговики полагают, что, если у учебного заведения нет госаккредитации, возмещение стоимости проезда в любом случае нельзя считать компенсационными выплатами. Следовательно, нужно начислить ЕСН и пенсионные взносы (если, конечно, на "проездные" расходы фирма уменьшает налогооблагаемую прибыль), а также удержать НДФЛ.

Примечание. Пенсионные взносы и ЕСН имеют общую налоговую базу (ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).

В то же время как в ст. 173, так и в ст. 174 Трудового кодекса РФ четко сказано, что "гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего (среднего) профессионального образования, не имеющих государственной аккредитации, устанавливаются коллективным договором или трудовым договором". Поэтому, если оплата проезда предусмотрена этими документами, начислять "зарплатные" налоги не нужно. Вот только не исключено, что доказывать это придется в суде.

Когда отпуск нужно оплатить

Другой льготой для сотрудника, совмещающего работу с учебой, является обязанность работодателя предоставить отпуск на время сессии или защиты диплома. Однако оплачиваемый отпуск предоставляется только при выполнении следующих условий.

Во-первых, работник должен учиться на заочном или вечернем отделении. Во-вторых, образовательное учреждение, в котором он проходит обучение, должно иметь государственную аккредитацию, а учеба самого сотрудника должна быть успешной. То есть работник не должен иметь задолженностей по изучаемым дисциплинам.

Кроме того, сотрудник должен получать образование данного уровня впервые. К примеру, если сотрудник учится в вузе, льготы и компенсации ему полагаются только в том случае, если это его первое высшее образование. Это подтверждает Определение Конституционного Суда РФ от 8 апреля 2004 г. N 167-О. По мнению заявителя по этому делу, лишая граждан, желающих получить второе высшее образование, права на оплачиваемый учебный отпуск, ст. 177 Трудового кодекса РФ дает преимущество работникам, получающим высшее образование впервые. Тем самым она ставит их в неравное положение. А это неконституционно. Но суд посчитал, что законодатель имел полное право установить гарантии и компенсации работникам только при получении ими первого высшего образования. Ведь это не мешает работодателю предусмотреть в трудовом или коллективном договоре такие же гарантии для работника, получающего высшее образование во второй раз.

Продолжительность учебных отпусков устанавливается в календарных днях и зависит от того, какое образование получает сотрудник - высшее или среднее. В таблице мы рассмотрели возможные ситуации.

Виды учебных отпусков, подлежащих оплате

     
   ————————————————————————T——————————————————————————¬
   |Причина, по которой    |Срок отпуска в зависимости|
   |предоставляется отпуск |от уровня образования     |
   |                       +—————————————T————————————+
   |                       |высшее       |среднее     |
   L———————————————————————+—————————————+—————————————
   

Сессия на I и II курсах 40 дней 30 дней

     
   ————————————————————————————————————————————————————
   

Сессия на III и 50 дней 40 дней

последующих курсах

     
   ————————————————————————————————————————————————————
   

Подготовка и защита 4 месяца 2 месяца

диплома и сдача

госэкзаменов

     
   ————————————————————————————————————————————————————
   

Сдача госэкзаменов 1 месяц 1 месяц

     
   ————————————————————————————————————————————————————
   

Продолжительность учебного отпуска определяется исходя из справки-вызова, выданной учебным заведением. Если работник получает высшее образование, он должен представить справку-вызов по форме, утвержденной Приказом Минобразования России от 13 мая 2003 г. N 2057. А форма справки-вызова для тех, кто учится в среднем специальном учебном заведении, утверждена Приказом Минобразования России от 17 декабря 2002 г. N 4426.

Если же фирма предоставляет сотруднику учебный отпуск на основании трудового договора, то можно обойтись без справки-вызова.

Примечание. Если у учебного учреждения нет госаккредитации, справка-вызов не нужна

Федорова Тамара Ивановна, юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"

- Для предоставления учебного отпуска Трудовой кодекс РФ требует, чтобы у учебного учреждения была госаккредитация. При этом продолжительность отпуска определяется на основании справки-вызова. Если же у института или техникума нет госаккредитации, то все зависит от того, что прописано в коллективном или трудовом договоре. Если внутренние документы фирмы подразумевают отпуск на время сессии или подготовки к защите диплома, значит, предприятие обязано его предоставить. Причем справка-вызов в этом случае не требуется. Продолжительность отпуска определяется по договоренности сторон. Однако, чтобы впоследствии не возникло проблем с налоговиками, все же лучше не превышать нормативы, установленные Трудовым кодексом РФ.

Статьей 17 Федерального закона от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" установлено, что учебные отпуска оплачиваются так же, как и ежегодные. Точно так же рассчитываются отпускные и при получении среднего профессионального образования. Это значит, что нужно руководствоваться ст. 139 Трудового кодекса РФ. А именно исходя из доходов сотрудника за последние три месяца (с 1-го до 1-го числа).

Примечание. Ответственность за нарушение трудового законодательства установлена ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

При расчете налога на прибыль затраты на учебный отпуск включают в расходы по оплате труда (п. 13 ст. 255 Налогового кодекса РФ). Это касается и тех случаев, когда у учебного учреждения нет госаккредитации, но оплата учебных отпусков предусмотрена в коллективном или трудовом договоре. Но при этом продолжительность таких отпусков должна укладываться в нормы, прописанные в Трудовом кодексе РФ. Иначе налоговики могут посчитать, что фирма предоставила работнику дополнительный отпуск сверх положенного по законодательству. И запретят включать в расходы сумму "лишних" выплат на основании п. 24 ст. 270 Налогового кодекса РФ.

На сумму отпускных надо начислить ЕСН, страховые взносы в Пенсионный фонд и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Не придется платить ЕСН и пенсионные взносы только в том случае, если затраты на учебный отпуск не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ). Это произойдет, например, если сотрудник обучается в учебном заведении, которое не имеет государственной аккредитации, а фирма все же решила предоставить и оплатить ему дополнительный отпуск, и это не прописано в трудовом или коллективном договоре.

Однако независимо от того, учтены отпускные при расчете налога на прибыль или нет, из их суммы нужно удержать налог на доходы физических лиц.

Неоплачиваемые учебные отпуска

Помимо оплачиваемого учебного отпуска в некоторых случаях работник имеет право дополнительно взять отпуск за свой счет, например, для вступительных экзаменов. Так, право на дополнительный неоплачиваемый отпуск есть у учащихся дневных отделений вузов, техникумов и колледжей. Все подобные случаи мы привели в таблице.

Виды учебных неоплачиваемых отпусков

     
   ———————————————————————T————————————————————————————¬
   |Причина, по которой   |Длительность неоплачиваемого|
   |предоставляется отпуск|отпуска в зависимости от    |
   |                      |уровня образования          |
   |                      +—————————————T——————————————+
   |                      |высшее       |среднее       |
   L——————————————————————+—————————————+———————————————
   

Вступительные экзамены 15 дней 10 дней

     
   —————————————————————————————————————————————————————
   

Выпускные экзамены на 15 дней -

подготовительном

отделении вуза

     
   —————————————————————————————————————————————————————
   

Сессия (на дневном 15 дней в 10 дней в

отделении) учебном году учебном году

     
   —————————————————————————————————————————————————————
   

Подготовка и защита 4 месяца 2 месяца

диплома и сдача

госэкзаменов (на

дневном отделении)

     
   —————————————————————————————————————————————————————
   

Сдача госэкзаменов 1 месяц 1 месяц

(на дневном отделении)

     
   —————————————————————————————————————————————————————
   

Условия для предоставления отпуска те же: сотрудник должен получать соответствующее образование впервые, а учебное учреждение должно иметь государственную аккредитацию. Впрочем, последнее не имеет значения, если право на учебный отпуск прописано в коллективном или трудовом договоре.

Отпуск по желанию

Работникам, которые получают второе высшее или профессиональное образование, учебный отпуск трудовым законодательством не предусмотрен. В то же время фирма может пойти работнику навстречу и предоставить ему дополнительный отпуск по собственной инициативе. Например, предусмотреть это в коллективном или трудовом договоре. В этом случае отпуск оплачивать также не нужно. Если, конечно, это не прописано в том же трудовом договоре.

Однако следует учитывать, что если вы оплатите своему сотруднику дополнительный учебный отпуск, то учесть эту сумму при расчете налога на прибыль вы не сможете (п. 24 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Правда, в этом случае не придется начислять ЕСН и взносы на пенсионное страхование. А вот удержать НДФЛ нужно.

Сокращенный день

Сотрудник, который совмещает учебу на заочном или вечернем отделении с работой, вправе рассчитывать на сокращенную рабочую неделю. Трудовой кодекс РФ обязывает сократить ее по желанию сотрудника не менее чем на семь часов на период десяти учебных месяцев перед началом выполнения дипломной работы или сдачи государственных экзаменов.

По соглашению сторон работнику может быть либо предоставлен один свободный от работы день в неделю, либо будет сокращена продолжительность его рабочего дня.

За время освобождения от работы сотруднику полагается 50 процентов средней заработной платы, но не ниже минимального размера оплаты труда. При расчете налога на прибыль эта сумма включается в состав расходов на оплату труда. На нее надо начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование. Кроме того, с этой суммы нужно удержать НДФЛ.

Примечание. Порядок расчета среднего заработка прописан в Постановлении Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213.

Если работник учится в образовательном учреждении, которое не имеет госаккредитации, расчет налогов зависит от того, предусмотрена ли доплата за сокращенный рабочий день в трудовом или коллективном договоре. Если такая выплата в них прописана, то считать налоги нужно точно так же, как и в случае, когда у учебного учреждения есть госаккредитация. В противном случае сумму доплаты нельзя учесть при расчете налога на прибыль, а значит, с нее не придется платить ЕСН и взносы на пенсионное страхование. НДФЛ же нужно удержать в любом случае.

Н.З.Ковязина

Начальник отдела

трудовых отношений и оплаты труда

Минздравсоцразвития России

Л.С.Бочкова

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

25.01.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——