"Главбух". Приложение "Учет в торговле", 2006, N 1

ОБЩЕПИТ: ПОКУПКА ПРОДУКТОВ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ

Организации общественного питания приобретают продукты за наличный расчет. Каков порядок оформления документов на каждом этапе этой хозяйственной ситуации? Ведь суды большое внимание уделяют правильности заполнения таких документов. И если они в порядке, вы можете оспорить решение налоговиков (Постановление ФАС Уральского округа от 30 июня 2005 г. N Ф09-2764/05-С7).

Выдача денег из кассы

Чтобы приобрести товары и продукты за наличные деньги, работнику выдаются денежные средства из кассы организации. Их выдача под отчет и принятие неизрасходованных средств производятся на основании кассовых ордеров, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Внимание: в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций наличные средства под отчет могут выдаваться только при условии, что по ранее выданному ему авансу это лицо отчиталось. Кроме того, с ним должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Примечание. Порядок ведения кассовых операций утвержден Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.

Приобретение продуктов

Существует два варианта покупки организацией товаров и продуктов через подотчетное лицо. Первый - это приобретение товара физическим лицом от своего имени. Второй - работник действует от имени организации.

Подотчетное лицо приобретает продукты от своего имени

Так чаще всего приобретаются товары для хозяйственных нужд, и их покупка происходит в соответствии с договором о розничной купле-продаже (ст. 493 Гражданского кодекса РФ).

Продавец в данном случае имеет право не выдавать покупателю счет-фактуру, а только кассовый и товарный чеки. Эта норма установлена п. 7 ст. 168 Налогового кодекса РФ.

Предприятиям, работающим на общем режиме налогообложения, данный вариант приобретения продуктов невыгоден, так как при отсутствии счета-фактуры у них нет права на вычет НДС, уплаченного продавцу.

Поэтому чаще всего работник покупает продукты от имени организации.

Подотчетное лицо приобретает продукты от имени организации

Работник, выступающий от имени организации, обязательно должен иметь доверенность. Она выдается бухгалтером организации в одном экземпляре и регистрируется в журнале учета выданных доверенностей (формы N М-2 и N М-2а). Форму N М-2а применяют организации, в которых получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит постоянный характер. При этом следует помнить, что выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Примечание. Формы доверенностей утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

В данном случае, когда подотчетное лицо приобретает продукты от имени организации, поставщик обязан выписать ему товарную накладную (форма N ТОРГ-12). Эта форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. А покупатель должен попросить счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Получение денег за товар подтверждается приходным кассовым ордером, заверенным подписями главного бухгалтера организации, продавца и кассира, с печатью (штампом) кассира и кассовым чеком. Ведь в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника применяется как при расчетах с населением, так и с организациями.

Оформление документов

Работник, закупивший товар для организации, должен в течение трех рабочих дней отчитаться в бухгалтерии. Для этого он составляет авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. А к нему прикладываются документы, подтверждающие расход денежных средств на приобретение продуктов.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств и наличие оправдательных документов.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации, а перерасход возвращается ему по кассовому ордеру.

На основании авансового отчета бухгалтер приходует продукты к учету и списывает расходы. А вот куда ему их отнести, об этом подробнее.

Если работник к отчету приложил все документы, то бухгалтер смело спишет затраты на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. А в противном случае у бухгалтера возникают проблемы. Так как при отсутствии соответствующих первичных документов отнесение затрат на себестоимость невозможно.

Кроме того, возникают сложности и с принятием вычетов по НДС. Ведь налоговые споры при неправильном оформлении или отсутствии документов часто заканчиваются не в пользу налогоплательщиков (см., например, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 2 ноября 2005 г. N Ф03-А51/05-2/3488).

У бухгалтера в этом случае два выхода:

- договориться с контрагентом и исправить документы;

- не возмещать НДС, а отнести его на расходы предприятия, не уменьшающие налогооблагаемую базу налога на прибыль.

Конечно, первый вариант возможен, если продавец находится в городе.

Если же работник за продуктами ездит в другой город (а такое тоже не редкость), бухгалтеру следует с особой тщательностью принимать у него авансовый отчет и требовать, чтобы работник при покупке товара оформлял документы на месте сразу правильно.

Ю.С.Гузь

Налоговый консультант

Группы компаний "Градиент Альфа"

Подписано в печать

12.01.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——