"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2005, N 52

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

Конец года - время подведения итогов и планирования деятельности организации на следующий год. Одним из документов, которые оформляются в процессе такой работы, является график отпусков. Он составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 15.01.2004 N 1.

В графике отпусков отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Необходимость его составления регламентирована ст. 123 ТК РФ, согласно которой очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Он должен быть составлен и утвержден руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года, т.е. к 16 декабря. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так, мужу отпуск может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации.

Даты составления графика, рассмотрения его профсоюзным органом и утверждения графика могут совпадать. Но возможны и другие варианты. В любом случае последовательность действий должна быть следующая:

составление графика отпусков (первая дата);

рассмотрение его выборным профсоюзным органом (при его наличии) данной организации (вторая дата);

подписание руководителем кадровой службы;

утверждение графика руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (третья дата).

При заполнении формы графика отпусков не требуется согласования с выборным профсоюзным органом. Необходимо лишь учесть его мнение, указав дату и номер протокола заседания, на котором профсоюз обсуждал этот вопрос.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного на это лица. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме. Если работник идет в отпуск вне графика, от него потребуется письменное заявление не менее чем за две недели. Причем при отсутствии уважительных причин ему может быть отказано во внеочередном предоставлении отпуска или его части.

Перенос срока отпуска на следующий рабочий год допускается в исключительных случаях по инициативе работодателя с согласия работника, если предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Такой перенос оформляется приказом по организации (ст. 124 ТК РФ). При этом отпуск должен быть предоставлен не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

Перенос отпуска в течение текущего рабочего года осуществляется по договоренности сторон. Он производится на основании заявления работника с визой руководителя, после чего в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

В названии документа указывается, на какой год составлен график.

Графики отпусков, так же как, например, номенклатура дел и другие переходящие из года в год документы, нумеруются начиная с первого документа, созданного с момента основания фирмы.

Структурные подразделения в графе 1 перечисляются в порядке иерархии.

Наименования профессий (должностей) в графе 2 указываются по штатному расписанию, в котором они приводятся, согласно ст. 57 ТК РФ в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и ОКДПТР (Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих) в случае, если с выполнением работ по этим должностям или профессиям предусмотрено федеральными законами предоставление льгот либо наличие ограничений.

Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.

В графе 5 указывается количество календарных дней предоставляемого отпуска.

Отпуск может быть разделен на части (ст. 125 ТК РФ). Все они могут быть внесены в график. Напоминаем, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Если кто-то из сотрудников не использовал отпуск за прошлый год, то необходимо запланировать для него два отпуска.

Необходимо учесть всех сотрудников, имеющих право на дополнительные отпуска в соответствии со ст. 116 ТК РФ.

В графу 6 "Дата запланированная" лучше вписывать только дату начала отпуска. Указывать дату окончания отпуска необязательно, так как он может быть продлен. Причины его продления приведены в ст. 124 ТК РФ. Указывать только месяц, без точной даты, не рекомендуется, так как могут возникнуть разногласия с работниками по поводу начала отпуска.

Графы 7, 8 и 9 заполняются впоследствии от руки, если в этом возникнет необходимость.

В графе 7 указывается дата отпуска, предоставленного работнику фактически.

В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится. Это может быть личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т.п.

В графе 9 пишется дата предполагаемого отпуска после его перенесения.

Графа 10 "Примечание" заполняется произвольно по желанию составителей графика. В ней могут указываться, например, статьи ТК РФ, согласно которым работнику предоставлен отпуск.

Если в календарном году в организацию приняты на работу новые сотрудники, то в график отпусков при необходимости вносятся изменения и дополнения.

Унифицированная форма N Т-7

     
                                                           —————————¬
                                                           |   Код  |
                                                           +————————+
                                             Форма по ОКУД | 0301020|
                    ЗАО "Фрегат"                           +————————+  
   ——————————————————————————————————————————————— по ОКПО |52564479|
               наименование организации                    L—————————
   

Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ органа Ген. директор от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено ----------T-----------T-----¬ Руководитель -------------- ———— ¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ должность ¦документа¦составления¦ год ¦ Никифоров В.В. Никифоров +---------+-----------+-----+ --------- ----------------- ———— ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 04 ¦ 12.12.2005¦ 2006¦ личная расшифровка подписи

L---------+-----------+------ подпись

15 декабря 05

"--" -------- 20-- г.

     
   ————————————T————————————T——————————————T———————T————————————————————————————————————————————————T——————————¬
   |Структурное|Должность   |   Фамилия,   |Табель—|                     ОТПУСК                     |Примечание|
   |подразделе—|(специаль—  |     имя,     |ный    +————————T—————————————————T—————————————————————+          |
   |ние        |ность, про— |   отчество   |номер  |коли—   |       дата      | перенесение отпуска |          |
   |           |фессия) по  |              |       |чество  +——————————T——————+—————T———————————————+          |
   |           |штатному    |              |       |кален—  |запланиро—|факти—|осно—|дата предпола— |          |
   |           |расписанию  |              |       |дарных  |ванная    |ческая|вание|гаемого отпуска|          |
   |           |            |              |       |дней    |          |      |(до— |               |          |
   |           |            |              |       |        |          |      |ку—  |               |          |
   |           |            |              |       |        |          |      |мент)|               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |     1     |      2     |       3      |   4   |    5   |     6    |  7   |  8  |       9       |    10    |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |Дирекция   |Генеральный |Никифоров В.В.|       |   31   | 1 августа|      |     |               |          |
   |           |директор    |              |       |        |          |      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |           |Заместитель |Аршинов К.П.  |       |   28   |  26 июня |      |     |               |          |
   |           |генерального|              |       |        |          |      |     |               |          |
   |           |директора   |              |       |        |          |      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |           |...         |              |       |        |          |      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |Бухгалтерия|Главный     |Петрова Н.В.  |       |   31   |  31 июля |      |     |               |          |
   |           |бухгалтер   |              |       |        |          |      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |           |Бухгалтер   |Лаврова Н.С.  |       |   28   |  5 июня  |      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |           |Бухгалтер—  |Воронова Т.Н. |       |   28   |28 августа|      |     |               |          |
   |           |кассир      |              |       |        |          |      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |           |...         |              |       |        |          |      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |Торговый   |Директор    |Павлова С.И.  |       |   28   |  17 июля |      |     |               |          |
   |отдел      |магазина    |              |       |        |          |      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |           |Менеджер    |Кирипов И.П.  |       |   30   |4 сентября|      |     |               |          |
   +———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+——————————+
   |           |...         |              |       |        |          |      |     |               |          |
   L———————————+————————————+——————————————+———————+————————+——————————+——————+—————+———————————————+———————————
   

Начальник Руководитель кадровой отдела кадров Евстигнеева Н.К. Евстигнеева службы ------------- ----------- ------------------ ———— должность личная расшифровка подписи

подпись

И.Каганова

Аудитор

Подписано в печать

28.12.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——