"Аудит и налогообложение", 2006, N 1

Вопрос: Организация имеет представительство. Каким образом должен быть налажен порядок учета кассовых операций в данном представительстве и в организации в целом?

Ответ: Представительство - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ).

В отличие от филиала представительство не может осуществлять какую-либо финансово-хозяйственную деятельность, которая может привести к образованию доходов у головной организации (в том числе снабженческо-сбытовую, производственную (включая обслуживающие производства и хозяйства), оказывать услуги, выполнять работы, совершать операции с ценными бумагами и т.д.). Главная задача представительства - осуществление взаимодействия между территориально удаленной головной организацией и ее контрагентами (включая госорганы) по месту нахождения представительства.

Представление интересов охватывает только правовую сферу деятельности организации (обмен документами с госорганами, заключение коммерческих договоров, поиск необходимой для головной организации информации, предоставление информации об организации внешним пользователям).

Для осуществления дополнительных функций представительством (получение наличных денежных средств от покупателей ценных бумаг по договорам, заключенным организацией, и их инкассация) необходимо:

- внести дополнения в положение о представительстве, предусмотрев в нем обязанность представительства по получению наличных денежных средств и их инкассации с зачислением на расчетный счет организации, открытый по месту нахождения представительства;

- внести изменения в доверенность руководителю представительства, расширяющие его полномочия в части получения наличных денежных средств от контрагентов организации по договорам купли-продажи ценных бумаг, заключенным организацией, и их инкассации.

В отношении организации порядка ведения кассовых операций в представительстве сообщаем следующее.

Правила работы с наличными деньгами для всех без исключения организаций в настоящее время регулируются:

- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";

- Указанием Банка России от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке";

- Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утвержденным Решением Совета директоров Банка России (Протокол от 19.12.1997 N 47);

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации (п. п. 22, 23 Порядка ведения кассовых операций).

В то же время Порядок ведения кассовых операций не устанавливает никаких специальных правил ведения кассовых операций для организаций, имеющих обособленные подразделения.

Требование о том, что в организации должна быть только одна кассовая книга, невыполнимо для организаций, имеющих удаленные обособленные подразделения.

До законодательного решения этой проблемы учет кассовых операций, на наш взгляд, можно организовать следующим образом.

В каждом представительстве открывается отдельный раздел единой кассовой книги организации. Для этого следует применять кассовую книгу формы N КО-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Обращаем внимание, что на обложке и титульном листе кассовой книги предусмотрена специальная строка, в которую вписывается название структурного подразделения. По нашему мнению, это косвенно говорит о том, что кассовая книга может быть открыта и в обособленном подразделении.

Кассовая книга подразделения прошнуровывается, опечатывается и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера головной организации, как того требует п. 23 Порядка ведения кассовых операций.

Информацию о том, что организация ведет в каждом представительстве раздел единой кассовой книги, нужно зафиксировать в приказе об учетной политике организации (п. 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н). В этом приказе следует зафиксировать и периодичность передачи подлинников кассовых отчетов из подразделений в бухгалтерию головной организации для проверки и обработки, например, еженедельно.

Подтверждением тому, что в организации может быть больше одной кассовой книги, является и мнение Банка России, согласно которому для учета кассовых операций в наличной иностранной валюте открывается отдельная кассовая книга, поскольку порядок осуществления кассовых операций в наличной иностранной валюте нормативными актами Банка России не установлен (см. вопрос 6 Письма Банка России "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования").

Регистрацию приходных и расходных кассовых ордеров также необходимо организовать в подразделении. Для этого применяются журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Сквозная нумерация кассовых ордеров в целом по организации в этом случае неприменима. Поэтому следует приказом по головной организации присвоить каждому подразделению условное наименование или кодовый номер (индекс).

Например, представительству, расположенному в Рязани, присвоен N 7. В таком случае приходным и расходным кассовым ордерам будут присваиваться дробные номера: 7/1, 7/2 и т.д., где числитель 7 - код подразделения, а знаменатель 1, 2 и т.д. - порядковый номер кассового ордера по журналу регистрации приходных (или расходных) кассовых документов (форма N КО-3).

Составление кассовых документов, заполнение кассовой книги, выведение остатка наличных денег в кассе и сверка его с установленным лимитом кассы должны производиться ежедневно на конец рабочего дня в каждом обособленном подразделении.

При этом обособленное подразделение ежедневно должно передавать в организацию информацию (кассовый отчет) о произведенных кассовых операциях в подразделении (по факсу, электронной почте и др.).

В организации, по нашему мнению, необходимо вести две кассовые книги: одну - по собственным кассовым операциям, то есть без учета кассовых операций обособленных подразделений; вторую (сводную, носящую технический характер) - по всем кассовым операциям организации, включая все обособленные подразделения.

Разделом II Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, а выдача - по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам. Эти документы должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

Для выполнения этого требования необходимо приказом руководителя организации возложить на работника (кассира) подразделения обязанности по составлению кассовых документов, ведению кассовой книги, приему и выдаче денежных средств и предоставить ему право подписи кассовых документов. С этим работником нужно заключить и договор о полной индивидуальной материальной ответственности, как это предусмотрено Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Исходя из требований Порядка ведения кассовых операций организации могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных банками, обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх лимитов и не имеют права накапливать в кассах деньги сверх установленных лимитов (п. п. 5 - 7).

Для организаций с обособленными подразделениями, не выделенными на самостоятельный баланс, устанавливается единый лимит остатка кассы в целом на организацию. При этом в расчет лимита нужно включить обороты наличных денег в целом по организации с учетом обособленных подразделений.

Получив из банка утвержденный размер лимита кассы в целом на организацию, его следует распределить на головную организацию и каждое обособленное подразделение.

Для этого необходимо руководителю организации издать приказ, в котором следует перечислить все подразделения и суммы установленного им лимита. Копия приказа передается ответственному сотруднику каждого представительства.

Кроме того, в каждом обособленном подразделении необходимо организовать инкассирование выручки специализированными службами для сдачи денег в банк.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен Положением Банка России от 09.10.2002 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

Для обособленного учета движения наличных денежных средств к счету 50 "Касса" могут быть открыты соответствующие субсчета по каждому представительству.

Каких-либо иных изменений в бухгалтерском учете организации, по нашему мнению, не требуется. Порядок ведения налогового учета в связи с рассмотренным выше расширением функций представительств не меняется.

Консультационный отдел

ЗАО "Horwath МКПЦН"

Подписано в печать

23.12.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——