"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2006, N 1

Вопрос: Деятельность гаражно-строительного кооператива (покупка материалов для хозяйственных нужд, оплата аренды земли, оплата за освещение и т.д.) проверяет ревизионная комиссия, утвержденная на общем собрании кооператива, два раза в год. В конце года акты, составленные по итогам проверок, утверждает общее собрание с внесением об этом записи в протокол собрания. Обязан ли казначей хранить первичные документы (квитанции об оплате, накладные на покупку товаров, договоры подряда на выполнение работ в кооперативе и т.д.) после проверки их ревизионной комиссией и утверждения акта ревизионной комиссии на общем собрании. Какие административные санкции могут быть наложены при утере уже проверенных документов на председателя и казначея?

Ответ: Гаражно-строительные кооперативы являются потребительскими и признаются некоммерческими организациями (п. 1 ст. 116 ГК РФ). А все организации в соответствии с п. 1 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязаны составлять на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерская отчетность представляется в налоговый орган (пп. 4 п. 1 ст. 23 НК РФ), в орган статистики (Постановление Госкомстата России от 27.09.1995 N 157), а также другим заинтересованным пользователям (например, жертвователям и грантодателям).

Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности (п. 2 ст. 1 Федерального закона N 129-ФЗ). Статьей 9 Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Кроме того, некоммерческие организации признаются также плательщиками налога на прибыль (в случае ведения ими предпринимательской деятельности, а также использования поступивших целевых взносов не по целевому назначению - п. 14 ст. 250 НК РФ). То есть указанные вами первичные документы, подтверждающие произведенные расходы, необходимы и для обоснования расходования полученных целевых средств в целях исчисления налога на прибыль.

Таким образом, казначей обязан хранить все первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, как документы на полученные денежные средства, ТМЦ, так и на все произведенные расходы. В соответствии с п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Об этом же говорит ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Кроме того, согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Сохранность первичных документов обеспечивает главный бухгалтер. Как следует из данного Положения, хранить документы необходимо вне зависимости от того, проверены эти документы или нет.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда. Штрафные санкции могут быть применены как к руководителю организации, так и к главному бухгалтеру.

Отсутствие первичных учетных документов НК РФ квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Статьей 120 НК РФ определено, что: "Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года), несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика".

Ответственность за отсутствие первичных документов (за грубое нарушение правил учета доходов и расходов) установлена этой же статьей и предусматривает наложение штрафа на организацию в размере 5000 руб., если эти деяния совершены в течение одного налогового периода и при отсутствии признаков налогового правонарушения. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере 15 000 руб.

М.В.Маркина

Консультант по налогообложению

Подписано в печать

19.12.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——