"Российский налоговый курьер", 2006, N 1-2

РАССЧИТАЕМ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА НЕИСПОЛЬЗОВАННЫЙ ОТПУСК

Каждому бухгалтеру время от времени приходится сталкиваться с проблемой начисления работникам компенсации за неиспользованный отпуск. В каких случаях выплачивается эта компенсация? Как правильно рассчитать дни неиспользованного отпуска, подлежащие оплате? Какие налоги следует начислить? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Выплата работникам компенсации за неиспользованный отпуск предусмотрена трудовым законодательством Российской Федерации. В Трудовом кодексе перечислены случаи, когда работодатель обязан выплатить такую компенсацию:

- при увольнении работника (ст. 127);

- по заявлению работника за дни отпуска свыше 28 дней (ст. 126).

Задача бухгалтера - определить, имеет ли работник право на получение компенсации за неиспользованный отпуск, а также правильно рассчитать сумму компенсации и начислить налоги и взносы.

Право на получение компенсации

При увольнении работник имеет право получить компенсацию за неиспользованный отпуск. Не важно, по какой причине он увольняется - по собственному желанию, по инициативе работодателя или по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

Работодатель обязан выплатить работнику компенсацию одновременно с другими причитающимися ему выплатами (зарплатой за дни работы в последнем месяце, выходным пособием и т.п.) в последний день его работы. Об этом гласит ст. 80 ТК РФ. Если работодатель не рассчитается с работником в установленный срок, он должен возместить ему нанесенный ущерб путем выплаты процентов. Кроме того, такой работодатель может нести административную и уголовную ответственность (ст. 419 ТК РФ).

Право на денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска имеют не только увольняющиеся работники, но и те, кто продолжает трудиться в организации. Согласно ст. 126 ТК РФ работник может получить денежную компенсацию взамен части ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает установленный законодательством срок отпуска - 28 календарных дней.

Такую компенсацию могут получить все работники, за исключением беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет, а также тех, кто занят на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Для названных категорий работников в законодательстве предусмотрен запрет на замену ежегодного отпуска денежной компенсацией.

Если работник, не относящийся к указанным выше категориям, желает вместо отпуска, превышающего 28 дней, получить денежную компенсацию, он должен подать работодателю соответствующее письменное заявление. Сам работодатель не может выступать с подобной инициативой.

Обратите внимание: в ст. 126 ТК РФ не говорится об обязанности работодателя выплачивать работнику денежную компенсацию взамен части отпуска. Напротив, в ней сказано лишь о том, что "часть отпуска... может быть заменена денежной компенсацией". Следовательно, окончательное решение о выплате работнику компенсации взамен ежегодного отпуска принимает работодатель.

Компенсация за неиспользованные отпуска

за несколько лет

В ст. 122 ТК РФ говорится, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Перенести отпуск на следующий год допускается только в исключительных случаях по соглашению сторон. По нормам ст. 124 ТК РФ таковой признается ситуация, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на деятельности организации. При этом дни перенесенного отпуска работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Кроме того, ст. 124 ТК РФ содержит нормы, запрещающие работодателю не предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. А сотрудникам в возрасте до 18 лет, а также тем, кто занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работодатель обязан предоставлять отпуск ежегодно.

Как видим, законодательством установлены строгие ограничения для работодателей в части предоставления отпусков работникам. Тем не менее на практике у работников нередко накапливаются неиспользованные отпуска за предыдущие годы. Причины тому могут быть разные. В любом случае у работодателя, нарушившего требования ТК РФ, сохраняется обязанность предоставить сотруднику эти отпуска либо выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Если работник, у которого оказались неиспользованными отпуска за несколько предыдущих лет, увольняется, работодатель предоставляет ему возможность использовать ранее не использованные дни отпуска. Либо работнику выплачивают за них денежную компенсацию. При этом компенсация выплачивается за все неиспользованные отпуска - и за текущий, и за предыдущие годы (ст. 127 ТК РФ).

Сложнее с выплатой компенсации за несколько ежегодных отпусков работникам, которые продолжают трудиться в организации. В этом случае формулировка ст. 126 ТК РФ не позволяет однозначно определить, за сколько дней отпуска работодатель вправе выплатить работнику компенсацию.

Чтобы понять суть проблемы, рассмотрим конкретную ситуацию. Предположим, в организации согласно коллективному договору работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска продолжительностью 30 календарных дней. Работник не уходил в отпуск два года. В текущем году он решил отгулять часть отпуска, а за остальные дни получить денежную компенсацию. За какую часть отпуска он имеет право получить компенсацию - за 4 дня (30 дн. + 30 дн. - 28 дн. - 28 дн.) или за 32 дня (30 дн. + 30 дн. - 28 дн.)? Однозначного ответа на данный вопрос в действующем законодательстве нет.

Примечание. Выплата компенсации в случае смерти работника

В ст. 83 ТК РФ предусмотрено, что смерть работника является обстоятельством, не зависящим от воли сторон, вследствие которого прекращается трудовой договор. В такой ситуации работодатель должен выплатить членам семьи умершего работника не полученную им заработную плату. Такая обязанность возложена на работодателей ст. 141 ТК РФ.

Чтобы получить зарплату, причитающуюся умершему работнику, его родственники должны подать по месту его бывшей работы:

- документы, подтверждающие факт смерти работника;

- заявление о выплате причитающейся работнику заработной платы.

Работодатель обязан произвести соответствующую выплату в течение недели со дня подачи соответствующих документов.

Нужно ли выплачивать членам семьи умершего денежную компенсацию за неиспользованный работником отпуск? В ст. 141 ТК РФ речь идет лишь о выплате заработной платы. О выплате родственникам умершего денежной компенсации за не использованный им отпуск в Трудовом кодексе напрямую не упоминается.

Означает ли это, что в случае смерти работника его родственники не могут претендовать на компенсацию за неиспользованный отпуск? Нет, не означает. И вот почему. Согласно ст. 77 ТК РФ во всех случаях прекращения трудового договора, предусмотренных данной статьей (в том числе и по причине его смерти), днем увольнения считается последний день его работы. А при увольнении работникам выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ).

Таким образом, работодатель в случае смерти работника обязан выплатить членам его семьи не только заработную плату, не полученную работником до дня смерти, но также и денежную компенсацию за не использованный им отпуск.

Указанная проблема затрагивается в Письме Минтруда России от 25.04.2002 N 966-10. Отметив, что существует два разных подхода по применению норм ст. 126 ТК РФ, Минтруд ответил, что до формирования судебной практики данный вопрос можно решать по соглашению сторон. То есть работодатель и работник должны сами договориться, сколько дней неиспользованных отпусков за прошлые годы заменить денежной компенсацией.

Расчет компенсации

за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего заработка работника. Порядок исчисления среднего заработка утвержден Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 <1>.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Подробно о порядке расчета среднего заработка при выплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск см. в статье "Исчисление и налогообложение отпускных" // РНК, 2005, N 16. - Прим. ред.

При увольнении работника расчет причитающихся ему выплат (в том числе и компенсации за неиспользованный отпуск) производится в унифицированной форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)". Эта форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск работнику, который продолжает трудиться в организации, унифицированной формы не предусмотрено. Организация самостоятельно разрабатывает форму, в которой производится расчет такой компенсации. Эту форму организация утверждает в качестве приложения к учетной политике.

А можно поступить проще: ввести дополнительные графы или отдельную таблицу в унифицированную форму N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", которая утверждена указанным выше Постановлением Госкомстата России. Такая доработка формы N Т-60 оправданна. Ведь бухгалтеру приходится одновременно рассчитывать для работника и сумму отпускных, и сумму денежной компенсации за дни отпуска, превышающие 28 календарных дней.

Как определить количество дней

неиспользованного отпуска...

При расчете денежной компенсации за неиспользованный отпуск бухгалтеру нужно правильно рассчитать, сколько таких дней есть у работника. При этом нужно исходить из того, что оплачиваемый отпуск работнику положено предоставлять ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Причем подразумевается не календарный год, а год фактической работы - так называемый рабочий год сотрудника. В целях исчисления компенсации за неиспользованный отпуск такой год (как и рабочий месяц) исчисляется не по рабочим дням, а по календарным.

...для выплаты компенсации

работающему сотруднику

Рассмотрим, как рассчитывается сумма компенсации за неиспользованный отпуск для работника, который продолжает трудиться в организации. В этом случае надо исходить из количества полных рабочих лет работы сотрудника на этом предприятии. Точкой отсчета служит день, когда он был принят (зачислен) на работу в эту организацию.

Если текущий рабочий год отработан не полностью, этот год, как и при расчете отпускных, условно принимается за полный. Это следует из ст. 122 ТК РФ. В ней сказано, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться сотруднику в любое время рабочего года по графику отпусков.

Как видим, законодатель разрешил работодателю предоставлять отпуска сотрудникам авансом, не дожидаясь, когда они отработают полный рабочий год. Поэтому, если работник перед отпуском просит выплатить ему денежную компенсацию за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, бухгалтеру не нужно высчитывать, отработал сотрудник к этому моменту полный рабочий год или нет. Если сотрудник не увольняется, а продолжает работать, он имеет право на оплачиваемый очередной отпуск и на денежную компенсацию за дни, превышающие 28 календарных дней отпуска. Причем вне зависимости от того, сколько месяцев он фактически отработал в текущем рабочем году.

Пример 1. В соответствии с внутренним Положением об оплате труда в организации для работников установлена продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в размере 30 дней. К.М. Иванов работает в данной организации с 10 августа 2004 г.

В 2005 г. он находился в очередном ежегодном отпуске с 3 по 30 июня (28 дней). В мае 2006 г. К.М. Иванов написал заявление о предоставлении ему очередного отпуска с 15 мая по 11 июня (28 календарных дней). За остальные дни неиспользованного отпуска он попросил выплатить ему компенсацию.

При расчете компенсации бухгалтер исходил из того, что К.М. Иванову причитаются дни отпуска за один истекший рабочий год (с 10 августа 2004 г. по 9 августа 2005 г.), а также за текущий рабочий год (с 10 августа 2005 г. по 9 августа 2006 г.).

Общее количество дней оплачиваемого отпуска за указанный период - 60 дней (30 дн. х 2 года). Фактически К.М. Иванов использовал 56 дней отпуска (28 дн. + 28 дн.). Значит, он имеет право на денежную компенсацию за 4 дня неиспользованного отпуска (60 дн. - 56 дн.).

...при увольнении работника

Определить количество дней неиспользованного отпуска, за которые полагается выплатить денежную компенсацию увольняющемуся сотруднику, сложнее, чем для тех, кто продолжает трудиться в организации.

Поскольку за каждый рабочий год работнику полагается не менее 28 дней оплачиваемого отпуска, то за каждый рабочий месяц - не менее 2,33 дня отпуска (28 дн. : 12 мес.). По такому же принципу определяется количество дней отпуска за рабочий месяц, если работникам кроме обычного 28-дневного отпуска предоставляются дополнительные дни отпуска по нормам законодательства или согласно локальному нормативному акту организации. Если при суммировании дней отпуска получается дробное число, то для расчета компенсации за отпуск оно округляется до целого по правилам округления.

Последний месяц работы может быть неполным. Если в последнем рабочем месяце меньше 15 календарных дней, то за этот месяц компенсация работнику не начисляется. Если же в последнем рабочем месяце 15 и более календарных дней, то данный месяц принимается за полный. Об этом сказано в п. 35 Правил об основных и дополнительный отпусках, утвержденных Постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 N 169 (далее - Правила) <2>.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Документ действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу. - Прим. ред.

При расчете денежной компенсации за неиспользованный отпуск, которую предстоит выплатить работнику при увольнении, бухгалтер должен исчислить стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Правила определения такого стажа приведены в ст. 121 ТК РФ. В ней разделяются периоды работы, которые включаются в "отпускной" стаж или, напротив, не учитываются при расчете этого стажа (см. врезку "Буква закона").

Буква закона. Стаж работы, дающий право на отпуск

Статьей 121 Трудового кодекса предусмотрен порядок расчета стажа работы, который дает работнику право на ежегодный оплачиваемый основной отпуск. В этот стаж, в частности, включается:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность). Например, время ежегодного оплачиваемого отпуска или учебного отпуска, период обучения по программе профессиональной переподготовки или повышения квалификации по направлению организации и т.п.;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе.

Кроме того, коллективным (трудовым) договором либо локальным нормативным актом организации может быть предусмотрено, что в трудовой стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются другие периоды времени, не поименованные выше.

При разработке внутренних документов, касающихся определения "отпускного" стажа, работодателю следует быть внимательным. В ст. 121 Трудового кодекса приведен перечень периодов работы, которые нельзя учесть при расчете такого стажа. Этот перечень является закрытым.

Законодатель запретил включать в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, следующие периоды:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин. Это могут быть прогулы, отстранение от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, и т.д.;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет;

- время отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных по просьбе работника, продолжительностью более 7 календарных дней.

В последнем случае бухгалтеру не нужно суммировать за весь год дни отпуска, предоставленного без сохранения заработной платы. Для определения "отпускного" стажа нужно просчитать количество дней только в тех отпусках за свой счет, длительность которых (не суммарно, а по отдельности) превышала одну неделю.

Как быть, если за последний рабочий год увольняющийся сотрудник отработал не 12, а 11 месяцев? Имеет ли он право на полный отпуск за этот период? В Трудовом кодексе об этом не сказано, поэтому можно руководствоваться Правилами. В п. 28 этого документа установлено, при каких условиях работники получают при увольнении полную компенсацию. Для этого они должны проработать у данного работодателя не менее 11 месяцев, которые включаются в стаж, дающий право на отпуск. Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию.

При расчете отпускного стажа считать точное количество дней, входящих в "отпускной" стаж, конечно же, не надо. Это слишком трудоемкая задача. Тем более что по трудовому законодательству право работника на оплачиваемый отпуск ставится в зависимость не от количества календарных дней работы, а от полных лет и месяцев работы (за исключением последнего месяца). Поэтому на практике применяется более простой способ расчета.

Допустим, работник за время работы в данной организации не пропускал службу по неуважительным причинам, не уходил в отпуск за свой счет на длительное (более недели) время, не находился в отпуске по уходу за малолетним ребенком. Тогда в "отпускной" стаж включается весь период его работы в организации. Определить количество полных рабочих лет и рабочих месяцев нетрудно. Нужно просто ориентироваться на дату, когда работник устроился в данную организацию. Первый день его работы определяется по записи в трудовой книжке. Последним рабочим днем, включаемым в "отпускной" стаж, считается день увольнения работника. И если последний рабочий месяц оказался неполным, бухгалтер подсчитает точное количество календарных дней только в этом месяце.

Пример 2. Согласно коллективному договору в организации установлен отпуск продолжительностью 31 календарный день. А.Н. Петров поступил на работу 17 мая 2003 г. В 2004 г. он уходил в отпуск на 28 календарных дней - с 6 июня по 3 июля. В 2005 г. работник в отпуске не был. В начале января 2006 г. он написал заявление об увольнении с работы по собственному желанию с 20 января.

При расчете суммы компенсации бухгалтер определил, сколько дней отпуска остались неиспользованными. Первый рабочий год А.Н. Петрова закончился 16 мая 2004 г., второй - 16 мая 2005 г. А с 17 мая 2005 г. по 20 января 2006 г. длился его третий рабочий год. В нем было 8 полных рабочих месяцев (с 17 мая 2005 г. по 16 января 2006 г.) и один неполный - 4 дня (с 17 по 20 января 2006 г.).

За первые два рабочих года А.Н. Петрову положено 62 дня отпуска (31 дн. х 2 года).

На каждый полный рабочий месяц последнего рабочего года приходится 2,58 дня отпуска (31 дн. : 12 мес.). Значит, за 8 полных рабочих месяцев третьего рабочего года А.Н. Петров имеет право на 21 день оплачиваемого отпуска (8 мес. х 2,58 дн. = 20,64 дн.).

За последний неполный рабочий месяц дни отпуска А.Н. Петрову не полагаются, поскольку он находился на работе менее 15 календарных дней.

Таким образом, общее количество дней отпуска, заработанных А.Н. Петровым за время его работы в организации, составило 83 дня (62 дн. + 21 дн.). Фактически за эти годы он использовал только 28 дней отпуска. Следовательно, при увольнении А.Н. Петрову нужно выплатить компенсацию за 55 неиспользованных дней отпуска (83 дн. - 28 дн.).

А если у работника были дни, которые в соответствии с требованиями ст. 121 ТК РФ не включаются в "отпускной" стаж? В этом случае порядок расчета будет следующим. Сначала надо определить количество полных рабочих лет и полных рабочих месяцев, которые отработал увольняющийся сотрудник. Точное количество календарных дней нужно просчитать только в последнем рабочем месяце. Затем бухгалтер суммирует общее количество календарных дней за периоды, не подлежащие учету при расчете "отпускного" стажа. На эти дни следует уменьшить общую длительность трудового стажа работника в данной организации. В результате бухгалтер определит длительность "отпускного" стажа.

Пример 3. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в организации согласно коллективному договору установлена в размере 30 календарных дней. М.И. Рябинина устроилась на работу 12 января 2002 г. В ноябре 2005 г. она написала заявление об увольнении по собственному желанию с 28 ноября. За время работы в организации работница находилась в отпуске:

- с 3 по 30 августа 2002 г. - 28 календарных дней;

- с 4 по 24 мая 2003 г. - 21 календарный день;

- с 12 июня по 11 июля 2004 г. - 30 календарных дней;

- с 15 по 28 августа 2005 г. - 14 календарных дней.

Бухгалтер рассчитал, что М.И. Рябинина за время работы в организации отработала три полных рабочих года (с 12 января 2002 г. по 11 января 2005-го), 10 полных рабочих месяцев (с 12 января по 11 ноября 2005 г.) и 14 календарных дней (с 12 по 28 ноября 2005 г.). При этом работница брала отпуск без сохранения содержания с 1 по 5 сентября 2003 г. (5 календарных дней), с 11 по 17 октября 2004 г. (7 календарных дней) и с 10 по 20 мая 2005 г. (11 календарных дней).

При расчете срока работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, бухгалтер исключил из общего трудового стажа работницы в данной организации 11 календарных дней отпуска без сохранения содержания, который М.И. Рябинина брала в мае 2005 г.

В результате общая длительность "отпускного" стажа М.И. Рябининой за время работы в организации составила 3 года 10 месяцев 6 дней. Следовательно, работница имеет право получить в виде ежегодных оплачиваемых отпусков:

- за 3 года - 90 дней (30 дн. х 3 года);

- за 10 месяцев - 25 дней (10 мес. х 30 дн. : 12 мес.).

При расчете "отпускного стажа" в последнем рабочем месяце М.И. Рябининой учтено менее 15 календарных дней, поэтому она не имеет права на дни ежегодного оплачиваемого отпуска за этот период.

Таким образом, М.И. Рябининой за время работы в данной организации полагается 115 дней оплачиваемого ежегодного отпуска. Из них она фактически использовала 93 дня (28 дн. + 21 дн. + 30 дн. + 14 дн.). А значит, при увольнении ей следует выплатить денежную компенсацию за 22 дня неиспользованного отпуска (115 дн. - 93 дн.).

Налогообложение компенсации

за неиспользованный отпуск

При выплате компенсации за неиспользованный отпуск работодатель обязан исчислить и уплатить НДФЛ с этой суммы. Об этом сказано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Налог удерживается из суммы компенсации, причитающейся работнику, при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить НДФЛ в бюджет работодатель обязан не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату компенсации либо в день перечисления этой суммы на счет работника или по его поручению на счета третьих лиц (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Что касается ЕСН, то для компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении работников и для компенсаций, выплачиваемых по письменному заявлению работников, которые продолжают трудиться в организации, установлены разные правила налогообложения. Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая увольняющемуся работнику, не облагается ЕСН. Следовательно, на сумму этой выплаты не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, а также на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Об этом сказано в п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации <3>.

     
   ————————————————————————————————
   

<3> Утвержден Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765. - Прим. ред.

Если же сотрудник продолжает работать в организации и взамен части отпуска, превышающей 28 дней, получает компенсацию, то при ее выплате работодатель обязан начислить ЕСН и страховые взносы в ПФР. Страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве на сумму этой компенсации не начисляются согласно п. 1 поименованного выше Перечня.

При исчислении налога на прибыль организаций сумма денежной компенсации за неиспользованный отпуск принимается в уменьшение налоговой базы. Основанием служит п. 8 ст. 255 Кодекса.

Суммы ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, начисленные на сумму компенсации, выплаченной работникам, которые продолжают трудиться в организации, также учитываются при налогообложении прибыли. При этом суммы ЕСН и страховых взносов могут учитываться в составе как прямых, так и косвенных расходов.

Допустим, компенсация за неиспользованный отпуск начислена работнику из обслуживающего персонала. Тогда ЕСН и страховые взносы - это косвенные расходы (пп. 1 п. 1 ст. 264 и п. 1 ст. 318 НК РФ).

А если денежная компенсация выплачивается работникам, занятым непосредственно в производстве продукции (работ, услуг), то начисленные на нее суммы ЕСН и обязательных страховых взносов могут быть отнесены в состав прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ). Соответственно они подпадут под распределение при расчете стоимости незавершенного производства согласно ст. 319 Кодекса.

Следует учесть, что такой порядок налогового учета расходов на обязательное пенсионное страхование применяется с 1 января 2005 г. на основании Федерального закона от 06.06.2005 N 58-ФЗ (причем соответствующие поправки в ст. 318 НК РФ внесены задним числом). Поэтому пересчитать налоговую базу придется с начала текущего года.

Напомним, что до вступления в силу поименованного закона перечень прямых расходов был ограничен и расходы на обязательное пенсионное страхование, начисленные на выплаты всех работников организации, относились к косвенным расходам.

Новая редакция ст. 318 НК РФ содержит открытый перечень затрат, которые могут быть включены в состав прямых расходов. Конкретный состав этих затрат налогоплательщик закрепляет в учетной политике для целей налогообложения. При этом страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, начисленные на зарплату производственного персонала, Кодекс относит к прямым расходам. Однако ст. 318 НК РФ не содержит жесткого требования о включении перечисленных в ней затрат в состав прямых расходов. И если налогоплательщик решил применить ранее действующий способ формирования прямых и косвенных расходов, он должен обосновать свое решение.

Рассмотрим, как на практике бухгалтер оформляет расчет суммы денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника.

Пример 4. В коллективном договоре организации ООО "Блэнд" установлено, что продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Л.К. Ремизов, который устроился на работу 5 июля 2003 г., подал заявление об увольнении по собственному желанию 23 декабря 2005 г. Его оклад - 18 000 руб. в месяц.

За время работы в ООО "Блэнд" Л.К. Ремизов находился в оплачиваемом ежегодном отпуске:

- с 1 по 28 июня 2004 г. - 28 календарных дней;

- с 18 июля по 7 августа 2005 г. - 21 календарный день.

Кроме того, Л.К. Ремизов брал отпуск без сохранения содержания с 1 по 5 ноября 2003 г. (5 календарных дней) и с 29 августа по 7 сентября 2004 г. (10 календарных дней).

Таким образом, за первый рабочий год (с 5 июля 2003 г. по 4 июля 2004 г.) Л.К. Ремизов использовал отпуск полностью. За второй рабочий год (с 5 июля 2004 г. по 4 июля 2005 г.) он использовал только 21 день оплачиваемого отпуска. Неиспользованными остались 7 дней ежегодного отпуска.

В последнем рабочем году Л.К. Ремизова было пять полных рабочих месяцев (с 5 июля по 4 декабря 2005 г.) и 19 календарных дней (с 5 по 23 декабря 2005 г.). При расчете "отпускного" стажа Л.К. Ремизова бухгалтер ООО "Блэнд" на основании ст. 121 ТК РФ исключил из общего стажа работника 10 дней отпуска без сохранения заработной платы за 2004 г. В результате "отпускной" стаж Л.К. Ремизова за последний год работы составил 5 месяцев 9 дней.

В последнем рабочем месяце Л.К. Ремизов проработал менее 15 календарных дней. Поэтому отпуск за данный месяц ему не полагается. За пять рабочих месяцев 2005 г. работнику положено 11,65 дня отпуска (2,33 дн. х 5 мес.). По правилам округления это составило 12 дней.

Следовательно, при увольнении Л.К. Ремизову нужно выплатить денежную компенсацию за 19 дней (7 дн. + 12 дн.) неиспользованного отпуска.

При исчислении суммы компенсации за неиспользованный отпуск в расчетный период включены три месяца, предшествующие месяцу увольнения, - сентябрь, октябрь и ноябрь. Из них:

- сентябрь 2005 г. Л.К. Ремизов отработал полностью;

- с 10 по 12 октября (3 календарных дня) работник находился в командировке, поэтому в расчет принимаются 18 рабочих дней;

- с 1 по 11 ноября работник болел, поэтому в расчет принимаются 13 рабочих дней.

Расчет среднего заработка Л.К. Ремизова производится исходя из следующих календарных дней:

- в сентябре - 29,6 дн. (среднемесячное число календарных дней);

- в октябре - 25,2 дн. (18 раб. дн. х 1,4);

- в ноябре - 18,2 дн. (13 раб. дн. х 1,4).

Суммарное количество календарных дней расчетного периода - 73 дня (29,6 дн. + 25,2 дн. + 18,2 дн.).

При расчете среднего заработка Л.К. Ремизова учитываются такие суммы выплат:

- за сентябрь - 18 000 руб.;

- за октябрь - 15 430 руб. (за вычетом компенсации командировочных расходов и среднего заработка за дни командировки);

- за ноябрь - 11 140 руб. (за вычетом пособия по временной нетрудоспособности).

Таким образом, среднедневной заработок данного работника составит 610,55 руб. [(18 000 руб. + 15 430 руб. + 11 140 руб.) : 73 дн.].

Сумму компенсации за неиспользованный отпуск бухгалтер рассчитал в записке-расчете по унифицированной форме N Т-61. Сумма начисленной компенсации составила 11 600,45 руб. (610,55 руб. х 19 дн.).

Кроме компенсации Л.К. Ремизову при увольнении начислена заработная плата за декабрь 2005 г. в сумме 13 910 руб.

С общей суммы выплат при увольнении работника был удержан НДФЛ в размере 3316 руб. [13% х (11 600,45 руб. + 13 910 руб.)].

ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, а также на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника не начисляются.

Образец заполнения формы N Т-61 см. в Приложении.

Унифицированная форма N Т-61

     
                                                         ———————————¬
                                                         |   Код    |
                                                         +——————————+
                                           Форма по ОКУД | 0301052  |
                   ООО "Блэнд"                           +——————————+  
   ————————————————————————————————————————————— по ОКПО |          |
              наименование организации           ————————+——————————+
                                Трудовой договор | номер |    161   |
                                                 +———————+——————————+
                                                 |  дата |05.07.2003|
                                                 L———————+———————————
   

     
                                        ——————————T———————————¬
                                        |  Номер  |   Дата    |
                                        |документа|составления|
                                        +—————————+———————————+
                                        |   12    |23.07.2003 |
                         ЗАПИСКА—РАСЧЕТ L—————————+————————————
   

при прекращении (расторжении)

трудового договора с работником (увольнении)

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
                Ремизов Леонид Константинович       |      480      |  
   —————————————————————————————————————————————————L————————————————
   

фамилия, имя, отчество

отдел продаж

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

структурное подразделение

менеджер

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Трудовой договор прекращен -(работник уволен)- ненужное зачеркнуть 23 декабря 05 "--" -------------- 20-- г. ______________________________________ основание прекращения (расторжения) __________________________________________________________________ трудового договора (увольнения) 23 декабря 05 142 приказом (распоряжением) от "--" ----------- 20-- года N ------- ————

Использованы авансом -

     
   ——————————————————————————————————————————— дней отпуска за период
   Не использованы        19
             05     июля     2003
   работы с "——" ——————————— ———— г.
             23    декабря   2005
         по "——" ——————————— ———— г.
                            специалист  Кедрова   Кедрова Л.М.
   Работник кадровой службы ——————————  ———————  ————————————————————
   

должность личная расшифровка подписи

подпись

23 декабря 05

"--" ---------- 20-- г.

Оборотная сторона формы N Т-61

Расчет оплаты отпуска

     
   —————————————————T—————————————————¬———————————————————T————————————————¬
   |Расчетный период|Выплаты, учитыва—||    Количество    |    Средний     |
   +———————T————————+емые при исчисле—|+——————————T———————+    дневной     |
   |  год  | месяц  |нии среднего за— ||календар— |часов  |   (часовой)    |
   |       |        |работка, руб.    ||ных дней  |расчет—| заработок, руб.|
   |       |        |                 ||расчетного|ного   |                |
   |       |        |                 ||периода   |периода|                |
   |       |        |                 ||          |       |                |
   +———————+————————+—————————————————++——————————+———————+————————————————+
   |   1   |    2   |        3        ||     4    |   5   |        6       |
   +———————+————————+—————————————————++——————————+———————+————————————————+
   | 2005  |сентябрь|     18 000      ||    73    |   —   |     610,55     |
   +———————+————————+—————————————————+|          |       |                |
   | 2005  |октябрь |     15 430      ||          |       |                |
   +———————+————————+—————————————————+|          |       |                |
   | 2005  |ноябрь  |     11 140      |L——————————+———————+—————————————————
   

+-------+--------+-----------------+-----------------------T------------¬ ¦ - -¦ - - ¦ - - / ¦¦ Количество дней ¦ Сумма ¦ +-------+--------+-----------------+¦ отпуска ¦ за отпуск, ¦ ¦ ¦ ¦ / ¦+------------T---------+ руб. ¦ +-------+--------+-----------------+¦использовано¦не испо- ¦ ¦ ¦ ¦ / ¦ ¦¦ авансом ¦льзовано ¦ ¦ +-------+--------+-----------------++------------+---------+------------+ ¦ ¦ / ¦ ¦¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +-------+--------+-----------------++------------+---------+------------+ ¦ / ¦- - -¦ - - - - ¦¦ - ¦ 19 ¦ 11 600,45 ¦ L-------+--------+-----------------+¦ ¦ ¦ ¦ Итого ¦ 44 570 ¦¦ ¦ ¦ ¦ L------------------L------------+---------+----------- ————

Расчет выплат

     
   ————————————————————————————————T——————————————T—————————————T——————————¬
   |   Начислено, руб.             |Удержано, руб.|Задолжен—    |Причитает—|
   |                               |              |ность, руб.  |ся к вып— |
   +——————T—————————T————T—————————+——————T——T————+——————T——————+лате сум— |
   |      |         |    |всего    |налог |  |все—|за ор—|за ра—|ма, руб.  |
   |      |         |    |         |на до—|  |го  |гани— |ботни—|          |
   |      |         |    |         |ходы  |  |    |зацией|ком   |          |
   +——————+—————————+————+—————————+——————+——+————+——————+——————+——————————+
   |  10  |    11   | 12 |    13   |  14  |15| 16 |  17  |  18  |    19    |
   +——————+—————————+————+—————————+——————+——+————+——————+——————+——————————+
   |13 910|11 600,45|  — |25 510,45|3316  | —|3316|   —  |   —  |22 194,45 |
   L——————+—————————+————+—————————+——————+——+————+——————+——————+———————————
   

Двадцать две тысячи сто девяносто четыре К выплате сумма ------------------------------------------------------- ———— прописью

45

     
                   ————————————————————————————————————————————— руб. —— коп
                                                      22 194          45
                                                    (——————————— руб. —— коп.)
                                                     цифрами
                                                             182
   по платежной ведомости (расходному ордеру) N ————————————————————————— от
    23    декабря      05
   "——" ———————————— 20—— г.
              Демидова           Демидова Н.И.
   Бухгалтер ———————————————    ————————————————————————————————————————————
   

личная подпись расшифровка подписи

Упрощенный расчет: будьте осторожны

Некоторые бухгалтеры при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск применяют упрощенный способ расчета календарных дней работы сотрудника в последнем рабочем месяце. При этом они исходят из того, что если работник увольняется до 15-го числа, то у него нет права на дни отпуска за последний месяц работы. Если же день увольнения приходится на дни после 15-го числа, работнику надо предоставить дни оплачиваемого ежегодного отпуска как за полный месяц.

Хотелось бы предостеречь бухгалтеров, что применение такого алгоритма расчета дней неиспользованного отпуска довольно часто приводит к ошибкам.

Во-первых, здесь нужно учитывать, сколько дней в сумме проработал сотрудник в первом и последнем месяцах работы в организации. Нередко при суммировании получается, что количество этих дней превышает полмесяца. И если при упрощенном расчете дней неиспользованного отпуска бухгалтер не определит сумму дней за первый и последний месяцы работы сотрудника, то это может привести к неправильному результату.

Во-вторых, определяя количество дней неиспользованного отпуска, бухгалтер должен обязательно исчислить "отпускной" стаж увольняющегося работника. Но бухгалтеры, использующие упрощенный способ расчета, часто забывают об этом.

Если бухгалтер применяет упрощенный метод расчета дней неиспользованного отпуска и не учитывает изложенных выше правил, это нередко приводит к плачевным последствиям. Бухгалтер, не подозревая об ошибке, может "наказать" либо работника, не выплатив ему денежную компенсацию за несколько дней отпуска, либо организацию, начислив работнику излишнюю сумму выплат при увольнении.

Если ошибка выяснится после увольнения работника и окончательных расчетов с ним, то бухгалтера ждут неприятности. Бывшему работнику по его заявлению придется доплачивать деньги, и об ошибке станет известно руководству организации. Если же выявится переплата, то излишне выплаченные при увольнении работнику деньги взыскать уже нельзя. Поэтому ответственность перед работодателем за нанесенный материальный ущерб будет нести тот бухгалтер, который неправильно произвел расчет суммы компенсации. Чтобы избежать таких неприятностей, бухгалтер должен рассчитывать количество дней неиспользованного отпуска для выплаты компенсации не упрощенно, а по установленным правилам.

М.С.Полякова

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"

Подписано в печать

16.12.2005

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——